Как необходимо осуществлять делопроизводство в филиале?

49

Вопрос

Доброго времени дня, Татьяна!Очень хочется услышать Ваше мнение на жизненно важные для нас вопросы:Юридический адрес головного предприятия - г.Иркутск, коммерция.Рассматривается открытие обособленного подразделения в г.Братске.Планируется Отдел управления персоналом (ОУП) г.Братска и, соответственно, оформление сотрудников на месте, т.е. в г.Братске.Вопросы:1) Правомерна ли подпись руководителя ОУП г.Братска в документах по кадровому делопроизводству на основании доверенности?2) Правомерно ли применение печати обособленного подразделения по кадровому делопроизводству и основной деятельности (трудовая книжка, трудовой договор и т.п.)?3) Допустимо ли ведение книги учета движения трудовых книжек в обособленном подразделении?4) Правомерна ли регистрация приказов по кадровому делопроизводству и основной деятельности обособленного подразделения отдельно от головного предприятия?5) Правомерно ли оформление и ведение штатного расписания обособленного подразделения г.Братск отдельно от головного предприятия?Заранее благодарна за ответ.С уважением,Светлана Ступина

Ответ

Да, вполне допустимо оформить ведение децентрализованного делопроизводства в обособленном подразделении.

Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях. Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя.


О кадровом делопроизводстве 2016 читайте подробнее здесь.


По общим правилам, права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются:

  • физическим лицом, являющимся работодателем;
  • органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами;
  • иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

Таким правила установлены частью 6 статьи 20 ТК РФ.


У вас не останется вопросов о проверке перед восстановлением кадрового делопроизводства после прочтения статьи по ссылке.


Таким образом, оформление доверенности для передачи полномочий работодателя (издание кадровых документов по обособленному подразделению), не обязательно. Возложение таких полномочий вполне может быть оформлено приказом по организации. При этом, следует закрепить такую возможность в уставе организации, либо локальных нормативных актах. В ином случае, следует оформить доверенность (http://vip.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink&#/document/130/51187/dfaswzdog0/). Целесообразно оформить доверенность, если предполагается, что работник, на которого возлагается часть полномочий работодателя, будет реализовать эти полномочия в сфере внешних отношений организации (в частности, отношений с контрагентами).

Конкретную форму ведения кадровой документации, в том числе вопрос регистрации кадровой документации, определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения. В том числе допустимо регистрировать приказы по личному составу и основной деятельности непосредственно в обособленном подразделении. При этом вполне допустимо оформить отдельную книгу учёта движения трудовых книжек в обособленном подразделении. Это допустимо по смыслу п. 40 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.


Интересная информация о восстановлении кадрового делопроизводства размещена здесь.


При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Ставить печати на трудовых договорах работников, не обязательно (http://vip.1kadry.ru/#/document/131/77293/).

Что касается штатного расписания, то следует оформить единый документ по всей организации. Оформить отдельное штатное расписание для филиала нельзя (см. приложение к ответу ниже).

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала или представительства организации.

Нет, нельзя.

В Трудовом кодексе РФ сказано, что штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации, то есть юридического лица в целом (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Поэтому штатное расписание утверждает приказом руководитель организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). А в филиал предоставляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

30.09.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.78%
  • Иногда 56.03%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль