Как проводится кадровый аудит?

65

Вопрос

В 2016 году предстоит проверка ГИТ, в связи с чем решили провести кадровый аудит в компании. Каким образом это проделать, какие документы проверить? Существует ли план проведения кадровых аудитов

Ответ

Ответ на вопрос:

Порядок и план проведения кадрового аудита законодательно не установлен. В зависимости от организационной формы и размера компании обязанность по осуществлению внутреннего кадрового контроля может быть возложена либо на конкретного сотрудника: аудитора, юриста, кадровика и т. п., обладающего необходимыми знаниями и опытом для проведения проверок и переведенного на должность контролера, либо на созданную для этих целей службу или отдел.

Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом. Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением. Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ). В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т. д.

Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит (образец приведен в приложении 2 к настоящему ответу).

Следует учесть, что при проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

– трудовые договоры с сотрудниками;

– личные карточки сотрудников;

– штатное расписание;

– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Перечень обязательных кадровых документов, а также журналов учета и регистрации, которые должны вестись в организации, приведен в разделе «Справочник» настоящего ответа.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ:Какие документы может проверить трудовая инспекция

Документы для проверки

Какие документы для проверки может запросить трудовая инспекция

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).*

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

– трудовые договоры с сотрудниками;

– личные карточки сотрудников;

– штатное расписание;

– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

Представление документов при документарной проверке

Как представить документы по требованию трудовой инспекции при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

Как представить документы по требованию трудовой инспекции при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность за непредставление документов

Внимание: неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность

При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

– на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;

– на должностных лиц организации (например, ее руководителя) – в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Журнал:Кадровое дело, № 10, Октябрь 2013 г.

Документооборот / Кадровая служба с нуля

Организуем внутренний контроль в кадровой службе

Обязан ли работодатель проводить внутренний контроль оформления трудовых отношений?

– Да, обязан.

Являются ли приказы о приеме и увольнении работников первичными учетными документами?

– Да, являются.

Может ли работодатель привлечь к дисциплинарной ответственности виновных работников, если выявит нарушения?

– Да, может.

Внутренний контроль1 стал обязательным с этого года (ч. 1 ст. 19 Закона № 402-ФЗ). Его основная задача обеспечить в том числе и своевременное, и правильное оформление всех нюансов трудовых отношений. Поэтому мы рассмотрим вопросы организации внутреннего контроля в кадровой службе. Для чего нужен кадровый аудит? Кому можно поручить его проведение? Какие документы при этом оформить?

Статьи в тему:

«Как распределить функции внутри кадровой службы?» (№ 8, 2009)

«Прием-передача дел в кадровой службе» (№ 3, 2008)

«Как рассчитать численность сотрудников кадровой службы?» (№ 10, 2007)

Для чего нужен внутренний контроль в кадровой службе

По своей сути внутренний контроль (аудит) – независимая от внешнего влияния деятельность организации по проверке и оценке своей работы, проводимая в собственных интересах.*

К основным задачам внутреннего аудита работы кадровой службы можно отнести контроль за (ст. 21, 22 ТК РФ):

– соблюдением в компании законодательства, локальных актов, коллективного и трудовых договоров;

– исполнением приказов и распоряжений руководителя организации;

– соответствием осуществляемых операций регламентам и полномочиям сотрудников;

– своевременностью подготовки достоверной отчетности.

А также предотвращение ошибок и искажений в документах; изучение причин нарушений в кадровой деятельности, принятие мер к их устранению, своевременное возмещение причиненного ущерба и изучение опыта применения в организации действующих инструкций и иных локальных актов для того, чтобы их усовершенствовать.

Как организовать внутренний контроль?

Совет

Если в ходе проверки будут выявлены недостатки, которые являются несущественным нарушением трудового законодательства, можно сначала отправить виновных сотрудников на курсы повышения квалификации

В зависимости от организационной формы и размера компании обязанность по осуществлению внутреннего кадрового контроля может быть возложена либо на конкретного сотрудника: аудитора, юриста, кадровика и т. п., обладающего необходимыми знаниями и опытом для проведения проверок и переведенного на должность контролера, либо на созданную для этих целей службу или отдел.

Решение о создании такого подразделения принимается руководителем организации и, как правило, оформляется приказом. Порядок проведения внутреннего кадрового контроля в компании должен быть утвержден локальным актом, например, соответствующим положением. Законодателем не установлено особых требований к этому документу, поэтому работодателю нужно самостоятельно решить, как его разработать и утвердить (ст. 8 ТК РФ). В положении можно прописать цели и задачи контроля, перечни обязательных для изучения документов, формы и способы проведения контроля и т. д.

Важно указать, кому подчиняется новое подразделение, с какими отделами взаимодействует. Также целесообразно описать права и обязанности сотрудников, проводящих внутренний аудит (образец ниже).

Как проводится кадровый аудит?

Какие процедуры в кадровой службе нужно контролировать

При определении того, какие составляющие кадрового документооборота нужно проверить, важную роль имеют такие показатели и характеристики, как:

– численность персонала в компании;

– количество структурных подразделений;

– количество работников, обучающихся без отрыва от производства;

– количество внешних и внутренних совместителей;

– режим работы организации (сменность, работа в ночное время, сверхурочные, работа в выходные);

– количество командировок;

– необходимость предоставления льгот работающим родителям малолетних детей, инвалидам, пенсионерам и много других.

Совет

При включении в акт недостатков, нарушений и злоупотреблений укажите, какие нормативно-правовые акты нарушены и какие подлинные документы могут подтвердить достоверность сделанных в акте записей.

По сути своей каждая процедура и этап деятельности кадровой службы должны попасть под внутренний контроль. Для этого по всем этапам документооборота можно прописать процедуру проверки. При этом в первую очередь нужно проверить порядок:

– приема, перевода и увольнения работников;

– предоставления сотрудникам отпусков;

– направления работников в командировки;

– учета рабочего времени и т. д.

В разделе «Вебинары»

вы найдете вебинар о том, как исправить ошибки, допущенные при оформлении кадровых документов (help.kdelo.ru/wb/i34496)

Например, проверяя то, как оформляется прием на работу, нужно определить, соответствует ли процедура требованиям действующего законодательства. Прежде всего, при аудите порядка оформления приема сотрудников на работу нужно обратить внимание на следующее:

– представил ли соискатель документы, необходимые для заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ);

– был ли работник ознакомлен с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ);

– был ли заключен трудо



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.42%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.26%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль