Как оформить отпуск задним числом?

86

Вопрос

Такая ситуация: в фирму 01.11.2012 устраивается (?) сотрудница и 7.11.2012 года уходит в декретный отпуск. А 6.11.2012 меняется бухгалтер на фирме. И никакие документы по этой сотруднице не передаёт новому бухгалтеру. Соответственно, никакие операции новый бухгалтер не делал, декретный не оформлял. т.к в программе 1С ничего не было внесено и он даже не знал о существовании декретницы. Есть только запись в трудовой книжке без номера приказа. Что делать? конечно можно поставить запись в трудовой книжке, что запись недействительна, но может есть ещё варианты. " Сотрудница" только недавно дала о себе знать. Должна ли была декретница предоставить какие либо документы? С уважением, Татьяна.

Ответ

Ответ на вопрос:

Чтобы предоставить отпуск по беременности и родам, или как еще часто называют его декретный отпуск, необходимо получить от сотрудницы:

  • заявление о предоставлении отпуска в произвольной форме;
  • листок нетрудоспособности, выданный в связи с беременностью.

Такие правила установлены частью 1 статьи 255 Трудового кодекса РФ и разделом VIII Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Предоставляйте декретный отпуск и назначайте пособие по беременности и родам только при наличии больничного листка (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 16 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н, ст. 255 ТК РФ). Если сотрудница не представила больничный листок, то отпуск и пособие ей не положены.

Отпуск по уходу за ребенком также предоставляется на основании заявления сотрудницы.

Согласно ст. 17.2 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ (ред. от 02.07.2013, с изм. от 06.04.2015) "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2014) пособие по беременности и родам, единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности, единовременное пособие при рождении ребенка, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, а также единовременное пособие при передаче ребенка на воспитание в семью назначаются, если обращение за ними последовало не позднее шести месяцев соответственно со дня окончания отпуска по беременности и родам, со дня рождения ребенка, со дня достижения ребенком возраста полутора лет, со дня вступления в законную силу решения суда об усыновлении, или со дня вынесения органом опеки и попечительства решения об установлении опеки (попечительства), или со дня заключения договора о передаче ребенка на воспитание в приемную семью, а единовременное пособие беременной жене военнослужащего, проходящего военную службу по призыву, и ежемесячное пособие на ребенка военнослужащего, проходящего военную службу по призыву, - не позднее шести месяцев со дня окончания военнослужащим военной службы по призыву.

У Вас сотрудница, насколько Вы обладаете информацией, отпуск не оформляла, в связи с чем пособие по беременности и родам ей не положено, как и пособие по уходу за ребенком.

Также отметим, что по мнению ФСС, утеря листков нетрудоспособности влечет отказ в зачете пособия по беременности и родам (см. Письмо ФСС РФ от 17.07.2013 N 15-03-11/12-7761). При этом, допускается выдача дубликатов больничных (пункты 56, 57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н).

Итак, при рассматриваемых обстоятельствах, как мы понимаем, отпуск по беременности и родам уже закончился, соответственно, пособие сотруднице уже не положено (она не воспользовалась своим правом на отпуск). «Задним» числом отпуск не оформляется.

Сейчас можно порекомендовать сотруднице приехать и оформить отпуск по уходу за ребенком с предоставлением всех необходимых документов, в том числе и свидетельства о рождении ребенка (подробнее об этом см. в п. 1 доп. материалов), если, конечно, еще не подошел к концу период, когда такой отпуск можно еще оформить.

Важно!

Обратите внимание, что существует судебная практика, где работодателей обязывали выплатить пособие по беременности и родам в случае не оформления отпуска, но акцент был на том, что отпуск был не оформлен по вине работодателя. А в Вашем случае, как мы понимаем, вины работодателя никакой нет. Но в любом случае учтите, что возможны судебные разбирательства. См., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2014 по делу N 33-11210 в п. 4 доп. материалов.

Отметим, что, конечно, таких решений немного, но говорить о том, что в такой ситуации суд встанет на позицию работодателя не представляется возможным.

При рассмотрении спора в судах с учетом конкретной ситуации возможны и решения в пользу работника, например, если сотрудница докажет, что она писала заявление и предоставляла Вам больничный, но Вы как работодатель по каким-то причинам его не приняли.

Что касается признания записи в трудовой книжке недействительной, то у Вас должны быть основания для такого признания. А, как мы понимаем, у Вас их нет. Как нет и оснований для признания трудового договора аннулированным, так как сотрудница к работе приступала.

В заключении хотим обратить внимание, что в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, эксперты готовят ответы на вопросы пользователей, если эти вопросы касаются деятельности (кадрового учета и трудового права) самого пользователя, а не третьих лиц, в чьих интересах задается вопрос. Если будет выявлено, что вопрос задается в интересах третьих лиц, эксперт имеет право отказать в ответе на заданный вопрос.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как выплатить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Документы для назначения пособия

Какие документы нужно представить сотруднику для получения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет

Чтобы получить пособие, сотрудник должен представить работодателю следующие документы:

  • заявление о назначении пособия, при этом законодательством установлен единый перечень обязательных сведений, которые следует указать в заявлении;
  • свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка и его копию или документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, – при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей или другое компетентное ведомство);
  • свидетельство об усыновлении ребенка и его копию (при усыновлении ребенка);
  • выписку из решения об установлении над ребенком опеки (предоставляет опекун);
  • свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущих детей и его копию (представляют сотрудники, у которых уже есть (были) дети);
  • справку с места работы (службы, органов социальной защиты населения по местожительству) другого родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие (если отпуск оформляет один из родителей);
  • справку с места работы (службы, органов социальной защиты населения по местожительству) обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие (если отпуск оформляет другой родственник);
  • копию разрешения на временное проживание по состоянию на 31 декабря 2006 года для иностранных граждан и лиц без гражданства, временно проживающих на территории России и не подлежащих обязательному социальному страхованию.

Справку с места работы (службы) второго родителя составляют в произвольной форме. Она должна содержать только необходимую информацию о том, что второй родитель не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие. Какие-либо дополнительные сведения, в частности, дата и номер приказа о приеме на работу, в этой справке не нужны.

Аналогичный вывод следует из письма Минздравсоцразвития России от 28 августа 2011 г. № 18-1/2756, направленного ФСС России для использования в работе (письмо ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-10658).

Вопрос из практики: какие документы должна предоставить сотрудница для получения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, если ее супруг является иностранцем, не работает и трудовой книжки не имеет

Ответ на данный вопрос зависит от статуса супруга-иностранца.

Право на получение пособия по уходу за ребенком имеют граждане, которые подлежат обязательному социальному страхованию. Иностранные граждане подлежат социальному страхованию, если они являются постоянно и временно проживающими на территории РФ (ч. 1 ст. 1 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ, ч. 1 ст. 2 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Соответственно, временно пребывающие иностранцы не являются застрахованными лицами и право на получение пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет не имеют.

Исходя из указанного следует, что если отец ребенка является временно пребывающим иностранцем, то сотруднице необходимо представить копии:

  • документа, удостоверяющего личность супруга;
  • документов миграционного учета (отрывной части уведомления о прибытии и миграционной карты), подтверждающих статус мужа.

Указанных документов будет достаточно, чтобы подтвердить невозможность получения супругом пособия.

Если же отец ребенка имеет статус постоянно или временно проживающего на территории РФ, но при этом не работает и не имеет трудовой книжки, то ему необходимо представить справку из органов социальной защиты населения по местожительству (регистрации) о том, что ежемесячное пособие по уходу за ребенком он не получает. Такие требования вытекают из подпункта «д» пункта 54 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Направление документов

Какими способами можно подать документы для назначения пособия по уходу за ребенком

Все документы, необходимые для получения пособия, могут быть представлены в организацию лично, направлены по почте или в форме электронных документов (п. 5, 5.1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).

Если сотрудник выбирает последний вариант, то документы должны быть подписаны в соответствии с требованиями Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и статьями 21.1 и 21.2 Закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ и представлены с использованием электронных носителей или телекоммуникационных сетей, включая Интернет.

Предоставление документов в указанном формате возможно:

  • лично или через законного представителя непосредственно в организацию;
  • посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
  • посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг;
  • иным способом, позволяющим передать документы в электронном виде.

Предоставление документов, необходимых для получения пособия, в электронном виде приравнивается к согласию сотрудника с обработкой его персональных данных в целях и объеме, необходимых для назначения пособия. Поэтому если для назначения пособия необходимо предоставление документов о других лицах, то дополнительно предоставляются заявления этих лиц о согласии на обработку их персональных данных.

Такие правила установлены пунктом 5.1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Пример получения пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет не матерью ребенка, а другим родственником

У секретаря организации Е.В. Ивановой 28 марта 2015 года родился внук (Е.С. Петров). Декретный отпуск ее дочери А.Н. Петровой заканчивается 6 июня 2015 года. Было решено, что за ребенком будет ухаживать бабушка (Иванова), так как мать ребенка хочет выйти на работу. Е.С. Петров является единственным ребенком Петровой.

Иванова предоставила в организацию следующие документы:

  • заявление о назначении пособия;
  • свидетельство о рождении ребенка и его копию;
  • справки с места работы отца и матери ребенка о том, что они не используют отпуск по уходу за ребенком и не получают ежемесячное пособие по уходу за ним.

Назначение пособия

Как назначить пособие по уходу за ребенком

Назначить пособие нужно не позднее 10 дней со дня получения от сотрудника всех необходимых документов. Основанием для назначения пособия служит приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком. Такие правила установлены пунктами 57 и 58 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Совет: рассчитать сумму пособия поможет калькулятор расчета пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет, размещенный на официальном сайте ФСС России

Для того чтобы рассчитать пособие, выполните следующие действия.

Сначала заполните вкладку «Данные получателя, условия расчета», где укажите:

  • период отпуска по уходу за ребенком;
  • дату рождения ребенка или детей;
  • количество родившихся детей;
  • заработок за два года, если пособие рассчитывается исходя из 40 процентов среднего заработка за два календарных года, предшествующих отпуску по уходу за ребенком;
  • количество исключаемых календарных дней;
  • а также другие параметры.

Если пособие нужно рассчитать исходя из заработка за 12 месяцев, то поставьте галочку в строке «Заявление о расчете пособия по законодательству 2010 г.».

Далее перейдите во вкладку «Расчет» и нажмите кнопку «Рассчитать».

После этих действий калькулятор отобразит сумму пособия, положенную за каждый месяц отпуска по уходу за ребенком. При желании результаты расчета можно распечатать. Для этого нажмите на кнопку «Печать».

Выплата пособия

В какие сроки нужно выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Выплачивается пособие ежемесячно в сроки, установленные для выдачи зарплаты (п. 51 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). При этом организация по своему усмотрению может выплатить пособие:

  • авансом за наступивший месяц (например, если пособие за январь выплачено в срок выдачи зарплаты за декабрь, т. е. в январе);
  • в день выдачи зарплаты в месяце, следующем за начислением пособия (например, если пособие за январь выплачено в срок выдачи зарплаты за январь, т. е. в феврале).

Такой порядок подтвержден в письме ФСС России от 28 декабря 2009 г. № 02-13/07-13158. Несмотря на то что разъяснения в указанном письме основаны на утратившем силу постановлении Правительства РФ от 30 декабря 2006 г. № 865, выводы, сделанные в нем, в отношении сроков выплаты пособия актуальны и сейчас.

Если организация не может выплатить пособие по уходу за ребенком в связи с прекращением деятельности, недостатком денег на расчетном счете или невозможно определить место организации и ее имущества, то пособие сотруднице выплатит ФСС России.

Выплата пособия чернобыльцам

Как выплатить пособие по уходу за ребенком чернобыльцам

Сотрудницам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, пособие выплачивайте в двойном размере и до того момента, как ребенку исполнится три года. Пособие нужно выплачивать по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 июля 2005 г. № 439. Подробнее о том, каким сотрудникам-чернобыльцам положено удвоенное пособие, см. Как выплачивать пособие по уходу за ребенком сотрудникам, которые были подвержены воздействию радиации (чернобыльцам).

Вопрос из практики: как выплатить пособия по уходу за ребенком, если сотрудница, находясь в отпуске по уходу за первым ребенком, родила второго ребенка. Сотрудница проживает в зоне, подвергшейся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС

Таким сотрудницам выплачивайте удвоенное пособие на каждого из детей до того, как каждому ребенку исполнится три года. Делайте это по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 июля 2005 г. № 439.

Если сотрудница родила второго ребенка в период ухода за первым ребенком, она может по своему выбору получать в это время пособие по беременности и родам либо пособие по уходу за первым ребенком. Одновременно пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком не выплачиваются. Это следует из статьи 13 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ.

После окончания второго декретного отпуска сотрудница имеет право на получение:

  • пособия по уходу за первым ребенком в двойном размере до достижения им возраста трех лет;
  • пособия по уходу за вторым ребенком в двойном размере до достижения им возраста трех лет.

Такой вывод следует из части 7 статьи 18 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1.

Сумму каждого из пособий по уходу за ребенком рассчитайте исходя из среднего заработка сотрудницы за расчетный период.

В случае ухода за двумя и более детьми размер ежемесячного пособия по уходу за ребенком сотрудникам-чернобыльцам суммируется. При этом суммированный размер пособия, рассчитанный исходя из среднего заработка, не может:

  • превышать 100 процентов среднего заработка. Если суммированный размер пособия превышает 100 процентов среднего заработка, сумма пособия будет равна 100 процентам среднего заработка;
  • быть меньше суммированного двойного минимального размера. Если суммированный размер пособия исходя из среднего заработка меньше двойного суммированного минимального размера, сумма пособия будет равна суммированному двойному минимальному размеру. Даже если суммированный двойной минимальный размер превысит 100 процентов среднего заработка сотрудницы.

Об этом сказано в пункте 7 части 1 статьи 18 Закона от 15 мая 1991 г. № 1244-1.

Пример начисления пособия сотруднице, находящейся в отпуске по уходу за двумя детьми. Сотрудница проживает в зоне, подвергшейся радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Расчетный период – два года

Е.В. Иванова работает в ООО «Альфа» и проживает в селе Авдеевка Калужской области.

С 1 июля 2014 года Иванова находится в отпуске по уходу за ребенком. Иванова имеет право на двойной размер пособия по уходу за ребенком, поскольку село Авдеевка Калужской области входит в перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 18 декабря 1997 г. № 1582.

Расчетный период для расчета пособия по уходу за ребенком – 2012 и 2013 годы. Ежемесячный оклад Ивановой равен 15 000 руб. Таким образом, заработок за расчетный период составляет:

  • 180 000 руб. (15 000 руб. × 12 мес.) – за 2012 год;
  • 180 000 руб. (15 000 руб. × 12 мес.) – за 2013 год.

Эти суммы не превышают предельных значений (512 000 руб. за 2012 год и 568 000 руб. за 2013 год). Поэтому средний дневной заработок сотрудницы бухгалтер рассчитал, исходя из ее фактического заработка:

(180 000 руб. + 180 000 руб.): 731 дн. = 492,48 руб.

Средний заработок Ивановой за календарный месяц составил:

492,48 руб. × 30,4 дн. = 14 971,39 руб.

Сумма ежемесячного пособия по уходу за первым ребенком равна:

14 971,39 руб. × 40% × 2 = 11 977,11 руб.

В мае 2015 года Иванова представила больничный листок и подала заявление на предоставление декретного отпуска и выплату пособия по беременности и родам по второй беременности. Та



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль