Какой порядок получения кадровиком бланков трудовой книжки?

396

Вопрос

порядок получения трудовой книжки в бухгалтерии.Так ли это?1) Заявка на выдачу бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.2) отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки - в конце месяца.Если стоимость трудовых книжек будет удерживаться из заработной платы, как правильно это оформить? Как подать бухгалтерии эти суммы, которые нужно удержать? Что писать в отчете о наличии бланков и суммах в графе получено за оформленные трудовые книжки? Ведь я эти сумы не получала.

Ответ

Ответ на вопрос:

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется частью второй ст. 66 ТК РФ, а также Правилами ведения и хранения трудовых книжек.


О выдаче трудовых книжек работников читайте подробнее по ссылке.


Работодатель обязан обеспечить надлежащий учет и хранение трудовых книжек и вкладышей в них. Для этих целей Инструкцией № 69 утверждены приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведет бухгалтерия организации. В книгу вносят сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков (с отражением серии и номера каждого бланка).

Бланки хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).Для получения бланков трудовых книжек, как правило, оформляется заявка. Форма может быть такой:

Шаблон заявки на получение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Полное наименование организации Наименование должности

(Сокращенное наименование организации) работника бухгалтерии

Наименование структурного подразделения И.О. Фамилия

ЗАЯВКА

_________ № ____

на получение бланков трудовой

книжки и вкладыша в нее

Для ___________________________________________________________________

(указать основание для выдачи бланков)

_____________________________________________________________________________

прошу выдать под отчет в срок до _____________________

- бланков трудовой книжки _____________________

- бланков вкладыша в трудовую книжку _____________________

Наименование должности

лица, ответственного

за работу с трудовыми книжками Личная подпись Расшифровка подписи

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Бланки трудовой книжки в количестве _____________________

_____________________________________________________________________________

(серии и номера бланков трудовой книжки)

и бланки вкладыша в трудовую книжку _____________________

_____________________________________________________________________________

(серии и номера бланков вкладыша в трудовую книжку)

выдал: наименование должности

работника бухгалтерии Личная подпись Расшифровка подписи

получил: наименование должности

лица, ответственного

за работу с трудовыми книжками Личная подпись Расшифровка подписи

В дело № _______

Подпись Дата

Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано по окончании каждого месяца представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные бланки с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме.

Форма может быть такой:

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

(ООО «Перспектива»)

г. Санкт-Петербург

Отдел кадров

Главному бухгалтеру

Зайцевой К.М.

ОТЧЕТ

о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

№ 04 / 15 от 30.04.2015

Бланки трудовой книжки:
Получено Дата и № заявки Израсходовано* Испорчено Осталось
Кол-во ФИО Дата
5 25.02.2015 №02/15 1 Карпунин С.А. 09.04.2015 0 0
5 27.03.2015 №03/15 2 Загоровская Е.П. 20.04.2015 1** 2
Турников С.Б. 22.04.2015
Бланки вкладыша в трудовую книжку:
Получено Дата и № заявки Израсходовано* Испорчено Осталось
Кол-во ФИО Дата
5 25.02.2015 №02/15 2 Гаврилов И.В. 03.04.2015 0 0
Мухортова Т.Л. 27.04.2015
5 27.03.2015 №03/15 0 - - 0 5
* Стоимость бланков трудовой книжки и вкладыша удержана из заработной платы сотрудников за
месяц, следующий за датой выдачи бланка на основании заявлений работников.
** Испорченные бланки уничтожены (Акт № ___________ от _____._____.20____ г.)
Инспектор по кадрам В.А.Калинина

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить удержать данную сумму из начисленной ему зарплаты, причитающейся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2 ст. 209 ГК РФ). Для этого он должен написать заявление на имя главного бухгалтера в произвольной форме:

«Главному бухгалтеру

ООО «Олим»

Маргелову А.И.

От менеджера Петрова А.,А.

Заявление

Прошу удержать из начисленной мне заработной платы за август 2015 года стоимость оформленной мне трудовой книжки в размере __________________ рублей ______________ копеек

____________________ / Ф.И.О., дата»

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях 137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовой книжки среди них нет.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Плата за новый бланк трудовой книжки

Может ли организация взимать с сотрудника плату за новый бланк трудовой книжки (вкладыша в нее)

При выдаче трудовой книжки сотруднику организация вправе взимать плату за бланк (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Плата за бланктрудовой книжки взимается с сотрудника, принятого на работу впервые. А плата за бланк вкладыша – с сотрудника, у которого закончились все страницы трудовой книжки раздела «Сведения о работе». Деньги сотрудник может заплатить наличными по приходному ордеру или перечислить на счет организации через банк.

Бланки трудовых книжек оформите сотрудникам бесплатно, если:

  • произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовыекнижки сотрудников были повреждены;
  • бланк трудовой книжки испортил сотрудник организации, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).

Вопрос из практики: можно ли удержать стоимость бланка трудовой книжки (вкладыша в нее) из зарплаты по заявлению сотрудника

Да, можно.

Организация вправе потребовать у сотрудника возмещения стоимости выданной ему трудовой книжки(п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Сделать это он может в удобной ему форме. Сотрудник может погасить долг, заплатив деньги в кассу или перечислив их на счет организации. Кроме того, он вправе попросить уменьшить сумму зарплаты, причитающуюся ему к выплате. Сотрудник может распорядиться своей еще не выплаченной зарплатой, поскольку начисления за отработанное время являются его собственностью (ст. 1, п. 1 и 2ст. 209 ГК РФ).

Имейте в виду, что без такого заявления сотрудника вы не имеете права вычесть стоимость бланка из зарплаты. Удержания в бесспорном порядке производятся только в случаях, перечисленных в статьях137 и 248 Трудового кодекса РФ. Перечень этих случаев исчерпывающий и выдачи бланка трудовойкнижки среди них нет.

Вопрос из практики: можно ли не брать деньги за покупку бланков трудовых книжек с сотрудников бюджетных учреждений

Законодательство не содержит ответа на этот вопрос.

По общему правилу организация вправе требовать у сотрудника возмещения стоимости выданной емутрудовой книжки (п. 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Однако прямой обязанности брать деньги за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников законодательство не содержит.

В бюджетных учреждениях бесплатная выдача сотрудникам трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, может привести к нарушению исполнения бюджетного процесса (ст. 2834Бюджетного кодекса РФ).

Это связано с тем, что учреждение (в рамках выполнения бюджетных полномочий) должно обеспечить достижение заданных результатов с использованием наименьшего объема средств (ст. 34 Бюджетного кодекса РФ).

Бесплатная выдача трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств сотрудникам, приведет к увеличению расходов учреждения (средства, оплаченные за трудовую книжку сотрудника, не будут возмещены в бюджет). То есть заданные результаты будут достигнуты с использованием большего (неминимального) объема средств, что является нарушением принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 2834 Бюджетного кодекса РФ).

Подобные нарушения, например, Росфиннадзор отражает в акте ревизии (проверки) и выносит предупреждение о ненадлежащем исполнении бюджетного процесса (ст. 282283абз. 6 п. 2 ст. 284.1Бюджетного кодекса РФ, п. 4 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 75н).

Следовательно, условие о взимании денег за выдачу бланков трудовых книжек с сотрудников работодатель организации может установить по своему усмотрению. Такое условие можно закрепить в локальном нормативном акте организации (например, в Правилах трудового распорядка).

Вопрос из практики: обязана ли организация иметь запас новых бланков трудовых книжек

Да, обязана.

Требование о наличии в организации необходимого количества бланков трудовой книжки и вкладышей в нее прямо предусмотрено пунктом 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. При этом конкретный размер запаса бланков законодательство не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно, с учетом штатной численности, текучести кадров и иной специфики деятельности организации, например наличия филиалов. Величину запаса и порядок его пополнения рекомендуется закрепить в локальным акте (ст. 8 ТК РФ).

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, долженпредставлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

06.08.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.07%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль