Как оформить переход на дистанционную работу?

58

Вопрос

В нашей организации закрывается обособленное подразделение.Сотрудники переводятся в штат центрального офиса в Москве на другие должности и в другое подразделение, но по факту будут выполнять работу по месту жительства и в городе, где было ранее зарегистрировано обособленное подразделение.Данные сотрудники будут переведены на дистанционную работу.Прошу Вас прописать алгоритм перевода на дистанционную работу и предложить формы необходимых документов для перевода (заявление, доп. соглашение, запись в карточке Т-2 и т.д..)спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Изменение условия трудового договора в части оформления дистанционного труда можно оформить по соглашению сторон трудового договора или в порядке ст. 74 ТК РФ (при наличии оснований). Подробнее об этом см. здесь: http://www.1kadry.ru/#/document/130/50603/?step=30.

Как мы понимаем, сотрудники переводятся на дистанционный труд по соглашению сторон.

Перевести работника на дистанционный труд можно путем заключения дополнительного соглашения и издания соответствующего приказа.

Доп. соглашение может выглядеть следующим образом:

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 18 января 2010 г.№ 7

г. Москва 22.03.2013

«Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича, действующего на основании устава, с одной стороны и кассир Дежнева Анна Васильевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 18 января 2010 г.№ 7следующие изменения:

1. Изложить пункт 1.4 трудового договора от 18 января 2010 г.№ 7в следующей редакции: «Работник исполняет свою трудовую функцию дистанционно».

2. Все другие условия трудового договора от 18 января 2010 г.№ 7считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 марта 2013 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Работодатель:

«Альфа»
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
ИНН 7708123459, КПП770801001
р/с 40702810400000001119
в Отделении 3 Московского ГТУ Банка РоссииБИК 044599000

Работник:

Дежнева Анна Васильевна
паспорт серии 46 02545177
выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 15.04.2002
Адрес регистрации: 125373,
г. Москва, бул. Яна Райниса,
д. 24, корп. 2, кв. 474

_____________ А.В. Львов _____________ А.В. Дежнева

 

Экземпляр дополнительного
соглашения получил
      А.В. Дежнева

22.03.2013

Если у Вас будут меняться еще какие-то условия, то это также в доп. соглашении нужно отразить.

На основании доп. соглашения издается приказ в произвольной форме.

При этом указывать в трудовой книжке дистанционный характер труда не нужно, законом это не предусмотрено. Условие о дистанционном труде будет указано в дополнительном соглашении, в приказе и в разделе «Дополнительные сведения» личной карточки.

Что касается места работы, отметим, что место работы является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Это значит, что в трудовом договоре (дополнительном соглашении) о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1. В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс.

В то же время исходя из определения дистанционной работы в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным. Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории. Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы. В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только место его заключения.

В качестве места можно указать местонахождение работодателя. В данном случае, это будет адрес головной организации (Москва), так как обособленное подразделение в другом регионе у Вас закрывается.

Если при этом у вас меняется слишком много условий трудового договора, то дополнительным соглашением можно просто трудовой договор изложить в новой редакции:


Дополнительное соглашение к трудовому договору. Новаяредакция трудового договора

А для новой редакции можно взять за основу разработанный Системой проект договора с дистанционным работником: Трудовой договор с дистанционным сотрудником

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника

Понятие дистанционной работы

Что понимается под дистанционной работой

Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

  • вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
  • вне стационарного рабочего места;
  • вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными сотрудниками признаются лица, выполняющие дистанционную работу.

Такие правила установлены частями 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см. таблицу.

Нормативное регулирование

Какие документы регулируют труд дистанционных сотрудников

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируются:

Прием на работу

Как происходит представление и оформление документов при приеме дистанционного сотрудника

Необходимый пакет документов для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно:

Нужно ли дистанционных сотрудников включать в штат организации

Да, нужно.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Каких-либо исключений по включению должностей (профессий) дистанционных сотрудников в штатное расписание трудовое законодательство не устанавливает. Таким образом, дистанционных сотрудников необходимо включать в штат организации.

Возникает ли по месту работы дистанционного сотрудника обособленное подразделение

Нет, не возникает.

Объясняется это так.

Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более месяца. Об этом сказано в пункте 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ.

Рабочим признается место:

  • где сотрудник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой;
  • которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.

Об этом сказано в статье 209 Трудового кодекса РФ.

В свою очередь, дистанционная работа предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения организации, ее филиала, представительства или любого другого обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, вне территории или объекта, контролируемого работодателем. Это следует из положений статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, в определении дистанционной работы отсутствуют все признаки обособленного подразделения. Поэтому признать рабочее место обособленного сотрудника обособленным подразделением нельзя.

Вместе с тем, если организация затрудняется самостоятельно определить, приводит ли прием на работу дистанционного сотрудника к возникновению обособленного подразделения, за помощью можно обратиться в налоговую инспекцию (п. 9 ст. 83 НК РФ). Так, организация может подать в инспекцию письменный запрос, например, с такой формулировкой: «Просим разъяснить, возникает ли обособленное подразделение по трудовому договору о дистанционной работе №___ от____. Копия трудового договора прилагается».

Соответствующее решение инспекция принимает индивидуально на основании представленных организацией документов (копий конкретных трудовых договоров с дистанционными сотрудниками).

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 4 июля 2013 г. № 03-02-07/1/25829.

Трудовой договор

Как оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора, а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:

  • порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
  • сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
  • порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
  • особый режим работы;
  • дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2 – 312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Нужно ли в трудовом договоре с дистанционным сотрудником указывать место работы

Да, нужно, если это возможно.

Место работы является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором. Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1. В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс.

В то же время исходя из определения дистанционной работы в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным. Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории. Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы. В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только место его заключения.

Приказ о приеме на работу

Как оформить приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и дистанционным сотрудником (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка

Как оформить трудовую книжку дистанционному сотруднику

Вести трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, в том числе если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе в оформлении и заполнении книжки пропишите в условиях трудового договора во избежание спорных ситуаций в дальнейшем. Вместе с тем наличие такого условия в договоре не лишает сотрудника возможности впоследствии обратиться к работодателю и попросить все же внести в его трудовую книжку запись о дистанционной работе.

При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.

Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, ему следует направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). Указывать на дистанционный порядок работ в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует, поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Страховое пенсионное свидетельство

Как оформить страховое пенсионное свидетельство дистанционному сотруднику

Если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). При приеме на работу дистанционного сотрудника действует особый порядок. Сотрудник самостоятельно обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает на себя свидетельство (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). Данные о полученном свидетельстве сотрудник отправляет работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые сотрудник предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Режим работы

Как установить режим работы дистанционному сотруднику

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.4 Трудового кодекса РФ.

Как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника

Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Таким образом, он обязан оформлять табель учета рабочего времени и на дистанционного работника.

С другой стороны, по общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ). С учетом указанного, несмотря на то что фактически режим рабочего времени дистанционный работник определяет самостоятельно, при составлении табеля учета рабочего времени рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего времени, установленную для данной категории сотрудников, которая по общему правилу не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Следовательно, в табеле учета рабочего времени в рабочие дни дистанционному работнику проставляйте в верхней строке код присутствия «Я» или числовое обозначение 01, а в нижней строке – количество ежедневных часов работы исходя из нормы, установленной сотруднику. При стандартной 40-часовой рабочей неделе ежедневная норма составляет восемь рабочих часов.

В то же время если характер работы требует, чтобы дистанционный работник выполнял работу в определенные дни или часы, то работодатель вправе конкретный режим р

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль