Нужно ли восстанавливать документы для передачи их в архив?

12

Вопрос

При ликвидации организации нужно передать кадровые дела в архив. Но возникла ситуация, что многих документов нет, которые хранятся 75 лет. Нужно ли передачей в государственный архив, восстанавливать документы которых нет или можно отдать как есть?1. Все книги регистраций по кадровой деятельности (Пример: Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении и т.д)2. Личные дела на работников (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)3. Документы (представления, ходатайства, характеристики, о представления, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премийБудет ли это считаться нарушением и возлагается ли за это штраф?

Ответ

Ответ на вопрос:

По возможности отсутствующие документы, конечно, нужно восстановить – они могут потребоваться впоследствии кому-то из сотрудников, например, для подтверждения специального стажа.

Если не получится восстановить все отсутствующие документы, нужно сдать то, что есть. По факту отсутствия документов нужно составить акт.


Интересная информация о выдаче архивных справок размещена здесь.


Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи.

Такой порядок установлен в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФпредупреждение или административный штраф в размере:

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).*

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 3.6 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., разделы III и IV Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.4.1.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 3.7.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

2. Ответ: Какая ответственность предусмотрена за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
  • от 100 до 300 руб. для граждан;
  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Из ответа «Как хранить документы в кадровой службе»

05.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Юлия Месхия,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.35%
  • Иногда 56.48%
  • Не оформляем срочников 19.17%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль