Какой нормативный акт обязывает ведение журналов на бумажном носителе?

121

Вопрос

Подскажите, я веду многие кадровые журналы (приказы кадровые (к), трудовые договоры, договоры ГПХ, приказы о приеме/перемещения/увольнения/отпуск, приказы на командировку, больничные листы и др.) в электронном виде и ежемесячно распечатываю листы в которых появились новые записи. Правильно ли я делаю и если нет, то подскажите на основании каких "официальных/правовых" документов я должна данные журналы вести на бумажном носителе. Обращаю Ваше внимание что в данных журналах роспись сотрудников нигде не проставляется (подпись сотрудника ставиться непосредственно в самом документе а не в журнале регистрации).Спасибо.

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрев ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности для работодателя вести журналы учета, перечисленные вами в вопросе. За исключением, некоторых из них.

Следовательно, к обязательным журналам отдела кадров относятся:

1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (http://1kadry.ru/#/document/118/19663/bssphr6/?step=23), а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (http://1kadry.ru/#/document/118/16713/?step=25). Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).


Читайте подробнее о перечне локальных нормативных актов организации по этой ссылке.


2. Журнал учета проверок. Обязанность ведения этого журнала установлена ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (http://1kadry.ru/#/document/99/902156137/?step=19). Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.

3. Журнал учета командированных сотрудников.

Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы. Форма данного журнала предусмотрена приложением № 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н http://1kadry.ru/#/document/99/902178104/?step=17.

Следовательно, выше мы перечислили все необходимые журналы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных журналов законодательство не содержит.

Что касается документов по охране труда.


Читайте о Журнале учета командировок, чтобы не совершать ошибок.


Немаловажную роль в организации работы по охране труда отводится ведению учетно-отчетной документации по всем направлениям деятельности. Прежде всего, это журналы регистрации и программы проведения вводного инструктажа и первичного инструктажа на рабочем месте.

Факт проведения соответствующего вида инструктажа, проверки знаний и правил охраны труда и получения сотрудником допуска к самостоятельной работе зафиксируйте в журнале регистрации инструктажа.

Оформите данные журналы в форме, приведенной в Государственном стандарте СССР ГОСТ 12.0.004-90 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения", утвержденном Постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797 http://1kadry.ru/#/document/97/18758/?step=15.

Таким образом, можно сказать, что журналы регистрации видов инструктажей также являются обязательными.

Итак, выше мы перечислили все документы, которые должны быть в любом отделе кадров, больше обязательных документов в области охраны труда и кадрового делопроизводства законодательство не содержит.

Также отметим, что все, вышеперечисленные журналы, должны вестись строго в бумажном варианте, так как они подразумевают письменное ознакомление сотрудников, в виде проставления в данных журналах своей подписи.

Не являются обязательными, но, как правило, ведутся в организациях:

Регистрационные журналы по регистрации приказов ведутся в организации в соответствии с ее локальными актами. Пример таких журналов:

Журнал регистрации приказов об увольнении

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по личному составу

Журнал регистрации листков нетрудоспособности


Эксперт делится важной информацией о Журнале регистрации отпусков в материале по ссылке.


Журнал учета трудовых договоров и доп. соглашений к ним также ведется в соответствии с локальным актом работодателя: http://1kadry.ru/#/document/118/16248/?step=28

Все указанные выше «необязательные» журналы ведутся согласно положением локальных нормативных актов, где можно предусмотреть электронное ведение журналов.

Подробности в материалах Системы:

1. Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Из ответа «Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу»

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

03.06.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

эксперт Системы Кадры

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль