Какой порядок ведения внутренней описи личного дела на работающих сотрудников?

133

Вопрос

В нашей коммерческой организации ведутся личные дела на каждого сотрудника.Является ли обязанностью для работодателя составление и ведения внутренней описи личного дела на работающих сотрудников?Если это является обязанностью для работодателя, то как правильно составить такую опись?Обязательно ли указывать номера листов и количество листов дела во внутренней описи, или можно обойтись без этой колонки в описи? Есть ли какие-то нормативные документы по составлению и ведению описей на работающих сотрудников?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

1. Является ли обязанностью для работодателя составление и ведения внутренней описи личного дела на работающих сотрудников? Если это является обязанностью для работодателя, то как правильно составить такую опись?

В соответствии с Основными Правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, полное оформление дел предусматривает:

  • подшивку или переплет дела;
  • нумерацию листов дела;
  • составление листа-заверителя;
  • составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
  • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

При этом, внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

Таким образом, можно сделать вывод, что законодательство прямо не обязывает работодателей вести внутреннюю опись личного дела именно работающего сотрудника. Однако, данная опись является обязательным элементом при оформлении дела для сдачи его в архив. Следовательно, на практике рекомендуется заполнять данную опись именно при оформлении личного дела и в порядке пополнения его новыми документами в процессе работы сотрудника, что намного облегчит процедуру оформления личного дела при сдаче в архив.

2. Обязательно ли указывать номера листов и количество листов дела во внутренней описи, или можно обойтись без этой колонки в описи?

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов.

В соответствии с п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. Форма, внутренней описи установлена приложением №10 к Правилам, указанным выше.

Следовательно, колонка "Номера листов ед. хр " является обязательной и ее нужно заполнять.

3. Есть ли какие-то нормативные документы по составлению и ведению описей на работающих сотрудников?

Требования к оформлению дел, в том числе и внутренней описи документов указаны в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная, хотя и не обязательная для всех организаций форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждает руководитель отдела кадров, а если такого подразделения нет, то – руководитель организации. Указанный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включают следующие документы:

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Ответ на этот вопрос зависит от рода деятельности организации.

Обязательное ведение личных дел предусмотрено в отношении государственных гражданских и муниципальных служащих, а также военнослужащих (ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ, ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 2 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ). Так, Порядок ведения личных дел государственных и муниципальных служащих утвержден Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если несмотря на отсутствие законодательных предписаний организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенный выше указ, касающийся служащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности:

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные. Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников.

Ситуация:Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ:Как оформить личное дело сотрудника
    • внутренняя опись документов дела;
    • личный листок по учету кадров;
    • анкета;
    • дополнение к личному листку по учету кадров;
    • автобиография;
    • заявление о приеме на работу;
    • копия документа, удостоверяющего личность;
    • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
    • копия ИНН;
    • должностная инструкция;
    • копии документов об образовании;
    • характеристики и рекомендательные письма;
    • личные заявления работника;
    • трудовой договор;
    • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
    • аттестационные листы;
    • отзывы должностных лиц о работнике;
    • справки о состоянии здоровья;
    • фотографии;
    • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).
  2. Нормативно-правовая база:

Одобрены
решением
Коллегии Росархива
от 06.02.2002

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

3.6. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

<...>

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

18.05.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

эксперт Системы Кадры



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль