Как правильно передать дело в другую организацию уволенного сотрудника?

1719

Вопрос

Государственный служащий уволен в апреле 2014 года, личное дело хранится в нашем учреждении, архивной службой дело еще не сформировано и не подготовлено к сдаче на хранение. Дело пронумеровано, имеет опись. Бывший сотрудник устроился в другое госучреждение, которое просит передать личное дело в пользование. Подскажите как правильно передать дело, составить акт передачи.Спасибо!

Ответ

Ответ на вопрос:

Согласно Положению о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утв. Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (ред. от 01.07.2014) при переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы. При назначении гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, указанных в пункте 22 настоящего Положения), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Порядка передачи личного дела, формы акта приема-передачи на законодательном уровне не установлено.

Такой порядок может быть утверждён на региональном уровне, локальном уровне, в рамках инструкции по ведению кадрового делопроизводства в конкретном Министерстве.

Так, например, согласно Указу Мэра Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ "О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих города Москвы" (вместе с "Положением о ведении личных дел государственных гражданских служащих города Москвы"):

  1. Передача личного дела гражданского служащего производится по письменному запросу руководителя государственного органа с оформлением акта приема-передачи. Акт приема-передачи личного дела составляется в двух экземплярах, подписывается представителем кадровой службы государственного органа и удостоверяется печатями кадровых служб государственных органов.
  2. В случае необходимости личное дело гражданского служащего направляется в государственный орган почтой ценным письмом (бандеролью) с уведомлением о вручении. В этом случае к личному делу гражданского служащего прилагаются сопроводительное письмо и два экземпляра акта приема-передачи, один из которых после оформления подлежит возврату кадровой службой государственного органа - получателя почтового отправления.
  3. При подготовке к передаче личное дело гражданского служащего оформляется в следующем порядке:
    • Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
    • В начало личного дела гражданского служащего помещается внутренняя опись документов, которая завершается итоговой записью по установленной форме и подписывается работником, ответственным на ведение личных дел гражданских служащих, с указанием его должности, фамилии и инициалов, а также даты составления описи.
    • На обложке личного дела гражданского служащего указываются даты его начала и окончания, которыми являются соответственно дата приема на гражданскую службу и увольнения с гражданской службы - первый и последний день исполнения гражданским служащим обязанностей гражданской службы.
  4. При передаче кадровой службой личного дела гражданского служащего в другой государственный орган либо на архивное хранение в книге учета личных дел гражданских служащих производится соответствующая запись.

Форму акта передачи можно посмотреть, например, в Приложении N 9 к Инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-20-04-2008:

ФОРМА АКТА ПЕРЕДАЧИ ЛИЧНОГО ДЕЛА

АКТ

приема-передачи личного дела

федерального государственного гражданского служащего

Федеральной службы по экологическому технологическому

и атомному надзору

Кубакова Валерия Менделевича,

уволенного по инициативе федерального государственного гражданского служащего в соответствии с пунктом 3 части 1 статьи 33 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

В соответствии с пунктом 21 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609, и на основании письма (указывается государственный орган, дата и номер),

Федеральная служба по экологическому технологическому и атомному надзору передала, а (указывается государственный орган) принял личное дело федерального государственного гражданского служащего

N

п/п

Фамилия, имя, отчество Количество листов в деле
1. Кубланов Валерий Менделевич 71 (согласно описи)

Передал:

Должность ________________ И.О. Фамилия

М.П. подпись дата,

контактный телефон

Принял:

Должность ________________ И.О. Фамилия

М.П. подпись дата,

контактный телефон

Советуем Вам на основании рассмотренных выше документов закрепить в локальном нормативном акте порядок передачи личных дел госслужащих.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Как оформить личное дело гражданского служащего

Ведение личного дела

Кто должен вести личные дела гражданского служащего

Личное дело гражданского служащего должна вести кадровая служба государственного органа. В личное дело вносятся персональные данные гражданского служащего и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа. Об этом сказано в пункте 10 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Персональные данные кадровая служба должна получать лично у гражданского служащего. В случае необходимости получения данных у третьей стороны следует заранее известить гражданского служащего о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации, а также получить его письменное согласие. Об этом сказано в пункте 2 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета гражданских служащих, являются персонифицированными. В случаях, установленных федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами, относятся к сведениям, составляющим государственную тайну. В иных случаях – к сведениям конфиденциального характера. Об этом сказано в пункте 5 статьи 14 Закона от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ.

Внимание: государственные органы (операторы), которые занимаются обработкой персональных данных, должны соблюдать меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

В частности, для выполнения таких обязанностей следует назначить ответственных за организацию обработки персональных данных из числа служащих данного органа и разработать для них специальную должностную инструкцию.

Полный список мер приведен в перечне, утвержденном постановлением Правительства РФ от 21 марта 2012 г. № 211.

Состав личного дела

Какие документы входят в личное дело гражданского служащего

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на гражданскую службу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о назначении на должность гражданской службы. В процессе прохождения службы личное дело пополняется другими документами.

В итоге в личное дело гражданского служащего могут входить следующие документы:

1. Письменное заявление о поступлении на гражданскую службу (замещении должности гражданской службы).
2. Собственноручно заполненная и подписанная гражданином анкета с приложением фотографии. Форма анкеты утверждена распоряжением Правительства РФ от 26 мая 2005 г. № 667-р.
3. Документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса).

4. Копия паспорта и копии свидетельств о госрегистрации актов гражданского состояния.
5. Копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы.
6. Копии документов об образовании и о квалификации, а также документов о квалификации, которые подтверждают повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профобразования, документов о присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются).
7. Копии решений о награждении государственными наградами, почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются).
8. Копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы.
9. Экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта.
10. Копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности.
11. Копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу).
12. Копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности, о прекращении служебного контракта или его приостановлении.
13. Аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период.
14. Экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы.
15. Копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга).
16. Копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва.
17. Копии решений о поощрении, а также о наложении на гражданского служащего дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
18. Копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении от замещаемой должности.
19. Документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну (если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений).
20. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего.
21. Копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.
22. Копия свидетельства о постановке физического лица на учет в налоговом органе по местожительству на территории России (ИНН).
23. Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования.
24. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению.
25. Справки о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанные справки составляются кадровой службой.

Кроме того, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего (если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела), а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами.

Такой порядок установлен пунктами 16, 17 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Представитель нанимателя не вправе приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные. В частности:

  • о его политических, религиозных и иных убеждениях;
  • частной жизни;
  • членстве в общественных объединениях (в т. ч. в профессиональных союзах).

Об этом сказано в пункте 3 части 1 статьи 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ.

Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись. Кроме того, учетные данные гражданских служащих кадровая служба должна хранить на электронных носителях и обеспечить их защиту от несанкционированного доступа и копирования. Об этом сказано в пункте 18 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Должна ли кадровая служба государственного органа знакомить гражданского служащего с его личным делом

Да, должна.

Основные обязанности кадровой службы, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, установлены Положением, утвержденным Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609. В подпункте «ж» пункта 19 данного положения сказано, что кадровая служба обязана не реже одного раза в год знакомить гражданских служащих с документами их личных дел. Кроме того, проводить ознакомление с личными делами нужно:

  • по просьбе гражданского служащего;
  • в иных случаях, предусмотренных законодательством.

Хранение и передачи личных дел

Как поступить с личным делом гражданского служащего при его увольнении или переводе

При переводе гражданского служащего на должность в другой государственный орган его личное дело передайте по новому месту прохождения гражданской службы (п. 21 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

При назначении гражданского служащего на государственную должность его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения государственной должности (п. 22 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609).

Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), кадровая служба должна хранить в течение 10 лет со дня их увольнения. По истечении данного срока личные дела передайте в архив.

Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой, вновь поступит на гражданскую службу, его личное дело передайте в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, храните в соответствии с требованиями, установленными Законом от 21 июля 1993 г. № 5485-1.

Об этом сказано в пункте 23 Положения, утвержденного Указом Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Ответственность за нарушения в работе с личными делами

Какая ответственность предусмотрена за нарушения порядка ведения и хранения личных дел гражданских служащих

За нарушение установленного порядка ведения и хранения личных дел, а также за разглашение конфиденциальных сведений, сведений, составляющих государственную тайну (содержащихся в личных делах), гражданские служащие могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности.

Такие сведения относятся к информации с ограниченным доступом. Поэтому суд по представлению прокурора может оштрафовать должностное лицо, виновное в их разглашении. Размер штрафа – от 4000 до 5000 руб.

Это следует из части 5 статьи 20 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, статьи 13.14, части 1 статьи 23.1, части 1 статьи 28.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Гражданского служащего, разгласившего сведения, являющиеся персональными данными (служебной или конфиденциальной информацией), могут привлечь к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения (



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.41%
  • Иногда 56.47%
  • Не оформляем срочников 19.12%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль