Как бюджетное учреждение может приобрести трудовые книжки?

219

Вопрос

Добрый день! вопрос: как бюджетное учреждение может приобрести трудовые книжки ??? спасибо.

Ответ

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России. Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом – ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей. Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте ФГУП «Гознак» .

Вместе с тем, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.

Также обращаем ваше внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как учитывать и хранить трудовые книжки

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения (раздел VI Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Каждая организация обязана вести специальные книги по учету трудовых книжек. Первая из них – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Вторая – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее ведется в бухгалтерии организации. Записи в нее вносите сразу после получения бланков от распространителя. В книге обязательно укажите сведения обо всех операциях, связанных с приобретением и расходованием закупленных трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серий и номеров. А также внесите информацию о стоимости бланков.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна вести кадровая служба организации. Но если такой службы нет, то эта обязанность обычно возлагается на бухгалтерию. В эту книгу внесите сведения о дате приема сотрудника на работу, его фамилию, имя, отчество, серию и номер трудовой книжки и вкладыша, должность, место работы, а также реквизиты документа, на основании которого оформлен прием сотрудника на работу.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в пункте 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: В каких организациях работодатель вправе приобретать бланки трудовых книжек

Хотя бланки трудовых книжек можно приобрести в магазинах канцелярских товаров или киосках печати, делать это во избежание ответственности не рекомендуется по следующим основаниям.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее в соответствии с пунктами 2, 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 сентября 2012 г. № 965, относятся к защищенной полиграфической продукции. Деятельность по изготовлению и реализации этой продукции в соответствии со статьей 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ является лицензионной.

Лицензирование такой деятельности возложено на ФНС России (перечень, утвержденный постановлением Правительства РФ от 21 ноября 2011 г. № 957). Лицензиатами являются типографии либо печатные фабрики, которые изготавливают трудовые книжки (вкладыши к ним) и продают правообладателю, то есть тому юридическому лицу, которое заказало у них данную продукцию. Правообладателем бланков трудовой книжки и вкладышей в нее в соответствии с пунктом 3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и пунктом 2 приказа Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н является Минфин России, а лицензиатом – ФГУП «Гознак».

Таким образом, торговля бланками трудовых книжек и вкладышами в них может осуществляться только путем продажи бланков лицензиатом-изготовителем заказчику или его представителю, а работодателю необходимо приобретать их либо напрямую у изготовителя, либо у уполномоченных им организаций-распространителей (п. 3, 4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Перечень таких организаций-распространителей можно уточнить на официальном сайте ФГУП «Гознак».

Таким образом, для того чтобы проверить контрагента, у которого организация приобретает бланки трудовых книжек (вкладышей), на предмет законности такого приобретения, необходимо обратиться к вышеназванному перечню. Кроме того, работодатель может уточнить данную информацию в территориальном органе Роструда (государственной инспекции труда) по месту своего нахождения, направив соответствующий запрос.

Для получения бланков трудовых книжек от официальных распространителей необходимо написать на фирменном бланке своей организации письмо-заявку в адрес одного из этих распространителей с указанием количества необходимых форм или направить такой запрос по факсу или электронной почте.

Обратите внимание, что, если бланки трудовых книжек и вкладышей к ним будут приобретены не у законных распространителей, организацию и ее должностных лиц могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (определение Верховного суда РФ от 6 сентября 2007 г. № КАС07-416). Размер штрафа в данном случае составит:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены в статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Ответственность за отсутствие учета

За отсутствие книг учета трудовых книжек или неправильное их оформление трудовая инспекция может оштрафовать организацию и ее должностных лиц.

Размер штрафа составляет:

  • для должностных лиц (например, руководителя организации) от 1000 до 5000 руб.;

  • для организации от 30 000 до 50 000 руб.

Такие меры ответственности предусмотрены статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Руководитель (должностное лицо) организации, который ранее уже привлекался к ответственности по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет – то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке, составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляется в произвольной форме.

Такой порядок установлен в пункте 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

<...>

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль