Что включить в список обязательных кадровых документов, которые должны быть в организации?

269

Вопрос

Добрый день! Нужен подробный список обязательных кадровых документов, которые должны быть в организации. Чтобы при проверке трудовой инспекции не попасть на штраф. Какие документы составляются на каждого сотрудника, а какие общие.

Ответ

Обязательные документы, общие по организации:

Обязательные документы по каждому работнику:

  • Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на каждого работника)

  • Трудовые книжки (на каждого работника)

  • Личные карточки;

  • Приказы: о приеме, переводе, совмещении или временном замещении, направлении в командировку, увольнении, предоставлении отпуска, поощрении, наложении или снятии дисциплинарного взыскания, с документами-основаниями (заявления, уведомления, справки, акты, служебные записки и т.д.)

  • Расчетные листки;

  • Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, если работодатель принял решение заключать такие договоры с работниками, занимающими должности или выполняющие работы, указанные в перечнях, утвержденных Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85

  • Удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда.

Отметим, что приведенные списки не являются исчерпывающими. При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды. Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут. Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки. Так, если предметом проверки будет соблюдение трудового законодательства при проведении мероприятий по сокращению, государственный инспектор труда будет проверять приказы и уведомления о сокращении, материалы рассмотрения преимущественного права на оставление на работе, уведомления профсоюза и службы занятости; если проверка будет касаться аттестации работника, в организации должно быть положение об аттестации, будут проверяться материалы аттестации, и т.д.


Читайте о хранении кадровых документов 2016 больше информации в статье по ссылке.


Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы может проверить трудовая инспекция

Документы для проверки

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды *(абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:

– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;

– трудовые договоры с сотрудниками;

– личные карточки сотрудников;

– штатное расписание;

– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;

– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);

– правила внутреннего трудового распорядка;

– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);

– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;

– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;

– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке (161,20)

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами(оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность за непредставление документов

Внимание: неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность

При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:

– на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;

– на должностных лиц организации (например, ее руководителя) – в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Справочник: Журналы учета и регистрации

Наименование журнала
(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ)

Обязательность ведения

Форма

Назначение

Срок хранения

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении

75 лет

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69

Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации

75 лет

Журнал учета ознакомления с локальными нормативными актами организации

Не предусмотрена

Произвольная

Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ

5 лет

Журнал регистрации трудовых договоров

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах

75 лет

Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ

Типовая, утверждена приказом Минэкономразвития России от 30 апреля 2009 г. № 141

Для систематизации информации о проведенных проверках организации и об их результатах, а также для отражения исполнения актов проверяющих лиц

5 лет

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания

Постоянно

Журнал регистрации приказов по личному составу

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации

75 лет

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве

Предусмотрена статьей 230.1Трудового кодекса РФ, постановлением Правительства РФ от 31 августа 2002 г. № 653

Утверждена постановлением Минтрудсоцразвития России от 24 октября 2002 г. № 73

Для отражения информации, места и обстоятельств произошедших несчастных случаев на производстве

Постоянно

Журнал регистрации приказов на отпуск

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отражения вида и продолжительности предоставляемых отпусков

5 лет

Журнал учета поощрений работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации поощрений и совершенствования системы мотивации

75 лет

Журнал учета дисциплинарных взысканий работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета наложенных взысканий, анализа причин нарушений дисциплины труда и выработки предложений по ее укреплению

75 лет

Журнал регистрации приказов об увольнении

Не предусмотрена

Произвольная

Для систематизации приказов, отражения причин и дат увольнения работников

75 лет

Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о листках нетрудоспособности, периодах болезни и составе болеющих

5 лет

Журнал учета работников, выбывающих в командировки

Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о командированных и пункте их назначения

5 лет

Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

Предусмотрена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Типовая, утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н

Для отражения и учета данных о прибывших в командировку работниках других организаций, сроках их пребывания

5 лет

Журнал учета переводов

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения видов и сроков переводов работников

75 лет

Журнал учета совместителей

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета совместителей и характера совместительства

75 лет

Журнал учета передачи персональных данных работников внутри организации

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета факта передачи персональных данных работников другим лица внутри организации

75 лет

Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета факта передачи персональных данных работников по запросам других организаций и государственных органов

75 лет

Журнал регистрации должностных инструкций

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации должностных инструкций, дат их принятия и введения

75 лет

Журнал учета справок и копий документов, выданных работникам

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о справках, выданных по обращениям работников

5 лет

Журнал регистрации вводного инструктажа

Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Для отражения данных о проведенных вводных инструктажах работников

Постоянно

Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте

Предусмотрена ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Рекомендована ГОСТ 12.0.004-90 «Межгосударственный стандарт. Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», утвержденным и введенным в действие постановлением Госстандарта СССР от 5 ноября 1990 г. № 2797

Для отражения данных о проведенных инструктажах работников на рабочем месте, а также результатов стажировки

Постоянно

Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности

Предусмотрена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645

Утверждена приказом МЧС России от 12 декабря 2007 г. № 645

Для отражения данных о проведенных инструктажах по пожарной безопасности работников

Постоянно

Журнал учета входящей корреспонденции

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации входящей корреспонденции

5 лет

Журнал учета исходящей корреспонденции

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации исходящей корреспонденции

5 лет

Журнал регистрации заявлений работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета и систематизации заявлений, фиксирования даты их подачи

75 лет

Журнал учета работников, находящихся на испытательном сроке

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения срока и даты окончания испытательного срока работников, а также результатов испытания

75 лет

Журнал регистрации иностранных работников

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения статуса сотрудников-иностранцев, а также данных и сроков действия разрешительных документов, даты уведомления госорганов

5 лет

Журнал учета работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о работниках, находящихся в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также о назначении им пособия

75 лет

Журнал учета работников, принятых на период нахождения сотрудника в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения данных о работниках, принятых на период нахождения работников в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком, а также срока их работы

75 лет

Журнал учета личных дел

Не предусмотрена

Произвольная

Для отражения и учета личных дел работников

75 лет

Журнал регистрации договоров о материальной ответственности

Не предусмотрена

Произвольная

Для учета договоров о материальной ответственности, их видов и работников, с которыми такие договоры заключены

75 лет

Журнал учета предрейсовых медицинских осмотров водителей

Предусмотрена приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555

Установлена Инструкцией, утвержденной приказом Минздрава СССР от 29 сентября 1989 г. № 555

Для отражения медицинских данных предрейсового осмотра работников-водителей

<


Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.67%
  • Иногда 57.6%
  • Не оформляем срочников 19.73%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль