Можно ли использовать форму приказа на отпуск без ознакомления работников?

326

Вопрос

Добрый день! Возможно ли в организации утвердить форму приказа о предоставлении отпуска (ежегодного очередного), в котором не будет графы ознакомления сотрудника с приказом, а только подпись руководителя. Приказы оформляются на основании подписанных заявлений об отпуске. К сожалению, сотрудники игнорируют требование службы персонала о необходимости ознакомления с приказом, в итоге, большинство приказов остаются не подписанными и возникают сложности при проверках.

Ответ

В связи с вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязанность использовать унифицированные формы первичных учетных документов сохранилась лишь для организаций государственного сектора, остальные организации вправе будут самостоятельно разработать их формы.

Следовательно, если работодатель пожелает продолжить использовать унифицированные формы, можно взять их за образцы, и в случае необходимости откорректировать (т.е. убрать или добавить необходимые графы). Полученные формы при этом следует в обязательном порядке утвердить в учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.

Если же работодатель хочет отказать от ведения какой-либо унифицированной формы это также его право. Однако, согласно ст. 8 и 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" простой механический отказ от использования тех или иных форм документов недопустим. Организация должна разработать свою учетную политику. Разработать формы документов, применяемых для того или иного учета, в том числе формы приказов. Новые учетные формы утверждает руководитель организации по представлению главного бухгалтера. С момента утверждения новых форм организация, не относящаяся к государственному сектору экономики, может не применять типовые формы, а использовать собственные.

Таким образом, можно сказать, что ответ на Ваш вопрос будет зависеть от кадрового документооборота в Вашей организации.


Мы рекомендуем почитать о Листе ознакомления с графиком отпусков материал по этой ссылке.


Следовательно, если Вы продолжаете использовать унифицированные формы, то приказ о предоставлении отпуска необходимо оформлять по форме № Т-6. При этом, если Вы не относитесь к государственному сектору экономики, то Вы можете внести свои изменения в данную форму (т.е. убрать строку с подписью работника). Если Вы относитесь к государственному сектору экономики, то убирать строку с подписью работника нельзя ни в коем случае.

Если, Вы используете самостоятельно разработанные формы, то приказ о предоставлении отпуска необходимо оформить по самостоятельно утвержденной форме, в которой Вы можете исключить строку с подписью работника.

Также необходимо отметить, что о дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее, чем за две недели до его начала. Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. На практике, работодатели заранее (т.е. за две недели до начала отпуска) составляют приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и знакомят с ним сотрудников. Следовательно, требования законодательства о предварительном уведомлении в данном случае будут соблюдены.

Заявление же на отпуск работники пишут только тогда когда хотят уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска.

Таким образом, можно сделать вывод, что если ваша организация не относится к государственному сектору экономики, а также, вы уведомляете работников о начале отпуска специальным уведомлением, то вы вправе убрать из формы приказа строку с подписью работника.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

Уведомление об отпуске

О дате начала отпуска сотрудника нужно известить под роспись не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Формы и способы такого извещения организация определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения или уведомления сотрудников, ознакомительные листы и ведомости, проекты приказов (распоряжений) и т.п. Такие разъяснения приведены в пункте 4 письма Роструда от 22 марта 2012 г. № 428-6-1.

Например, можно оформить уведомление в произвольной форме или заранее (за две недели до начала отпуска) составить приказ об отпуске по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и ознакомить с ним сотрудников. Требования законодательства о предварительном уведомлении сотрудника о дате начала отпуска в обоих случаях будут соблюдены.

Заявление на отпуск

Если сотрудник берет очередной отпуск по графику, в котором указана точная дата начала отпуска, писать заявление на отпуск ему необязательно. Если сотрудник хочет уйти в отпуск вне графика или в графике не указана точная дата начала отпуска, он должен написать заявление (в произвольной форме). Также заявление необходимо, если отпуск берет новый сотрудник, который был принят на работу после утверждения графика.

Приказ на отпуск

При уходе сотрудника в отпуск нужно составить приказ о предоставлении отпуска сотруднику или нескольким сотрудникам по форме № Т-6 или форме № Т-6а, либо по самостоятельно разработанной форме. Приказ подписывает руководитель, сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Подготовка документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование работодателя;

  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов. Например, личные карточки, приказы о предоставлении отпуска и т. д.

Организации госсектора вправе применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов при условии, что такие формы не утверждены:

Из буквального толкования части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ следует, что организации госсектора должны использовать первичные учетные документы, утвержденные бюджетным законодательством. Перечень таких форм установлен приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. В частности, данным приказом утверждены:

  • табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421);

  • записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

Кроме того, формы кадровых документов могут быть утверждены нормативно-правовыми актами других федеральных органов исполнительной власти. Если такие формы утверждены, то учреждение должно использовать именно их. Например, это относится к кадровым документам, используемым в деятельности Вооруженных сил России (см. приказ министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139).

Остальные формы кадровых документов учреждение вправе разработать самостоятельно (в частности, личную карточку, приказ о предоставлении отпуска и т. д.). При этом такие формы должны содержать реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Применение самостоятельно разработанных форм закрепите в учетной политике.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

N ПЗ-10/2012

О ВСТУПЛЕНИИ В СИЛУ

С 1 ЯНВАРЯ 2013 Г. ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА ОТ 6 ДЕКАБРЯ 2011 Г.

N 402-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ"

Департамент регулирования государственного финансового контроля, аудиторской деятельности, бухгалтерского учета и отчетности обобщил вопросы, поступающие в связи со вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), и в отношении организации и ведения бухгалтерского учета экономическими субъектами (за исключением организаций государственного сектора <*>, кредитных организаций и Центрального банка Российской Федерации) сообщает следующее.

--------------------------------

<*> Организации государственного сектора - государственные (муниципальные) учреждения, государственные академии наук, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов, органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В соответствии с частью 1 статьи 30 Федерального закона N 402-ФЗ до утверждения федеральных и отраслевых стандартов бухгалтерского учета, предусмотренных этим Федеральным законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти до дня вступления в силу Федерального закона N 402-ФЗ.

При этом указанные правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности применяются в части, не противоречащей Федеральному закону N 402-ФЗ.

ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Исходя из части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта. При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ.

С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов <*>.

--------------------------------

<*> Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, форму книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества, предусмотренные приказом Минфина России от 21 декабря 1998 г. N 64н).

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта.

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль