Как правильно оформить безвозмездную выдачу сотрудникам трудовых книжек?

496

Вопрос

Как правильно оформить безвозмездную выдачу сотрудникам трудовых книжек? в каких документах необходимо отразить этот момент? что должно быть написано в документе?

Ответ

В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, в частности, трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.


Более подробно о выдаче трудовой книжки вы можете узнать в статье.


Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В п. 47 Правил предусмотрено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. При этом установлены случаи, в которых работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно, - это массовая утрата трудовых книжек в связи со стихийным бедствием или их порча по вине работодателя (п. п. 34 и 48 Правил).

Работодатель вправе бесплатно выдавать работникам бланки трудовых книжек и в иных случаях. В законодательстве на этот счет ограничений нет.

При этом следует учитывать, что в п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ установлено следующее: при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Таким образом, расходы на приобретение бланков трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не учитываются в расходах для целей налогообложения, за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно. В этом случае расходы на приобретение бланков трудовых книжек учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их выдачи работникам.

Кроме того, в бюджетных учреждениях бесплатная выдача сотрудникам трудовых книжек, приобретенных за счет бюджетных средств, может привести к нарушению исполнения бюджетного законодательства (ст. 28, 34 Бюджетного кодекса РФ) (подробнее об этом см. в доп. материалах).

Если у работодателя (коммерческой организации) все же возникнет необходимость в выдаче трудовых книжек безвозмездно, считаем целесообразным издать соответствующий приказ в произвольной форме и знакомить с ним работников при приеме на работу.

Приказ может выглядеть следующим образом:

«Альфа»
ИНН 7708123459, КПП 770801009, ОКПО 98756423

полное наименование организации

ПРИКАЗ № 256
о безвозмездной выдаче трудовых книжек

г. Москва 10.01.2014

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдавать трудовые книжки или вкладыши в них всем принимаемым на работу в ООО «Альфа» работникам при наличии такой необходимости согласно ст. 65 ТК РФ на безвозмездной основе.

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор ______________ А.В. Львов

С приказом ознакомлены:

Руководитель отдела кадров ______________ Е.Э. Громова
10.01.2014

Инспектор по кадрам ______________ А.В. Дежнева
10.01.2014

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль