Как правильно оформить перенос даты отпуска работника?

818

Вопрос

Дополните предыдущий ответ. Каким образом оформить договоренность между сотрудником и работодателем о переносе даты отпуска?Достаточно ли заявления от сотрудника о переносе даты, согласованного руководителем подразделения или нужно издавать приказ о переносе отпуска?

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ситуациями, прописанными в статье 124 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе перенести очередной отпуск работника по своей инициативе при согласовании с ним, по инициативе сотрудника. Для этого работнику следует написать заявление с просьбой перенести отпуск на другой период или выразить свое согласие на перенос ежегодного отпуска. На основании заявления работника руководителю следует издать приказ, а кадровой службе внести соответствующие изменения в график отпусков и личную карточку сотрудника.

Таким образом, при возникновении причин переноса отпуска как со стороны работодателя (несвоевременная оплата отпуска, неоповещение работника об отпуске не менее чем за две недели и пр.), так и со стороны работника (временная нетрудоспособность, семейные обстоятельства и пр.) и их документальном подтверждении оформляется приказ о переносе отпуска. На основании такого приказа корректируются график отпусков, личная карточка, а при необходимости и табель учета рабочего времени.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить перенос отпуска сотрудника.

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускается:

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (в этом случае перенесенный отпуск должен быть использован сотрудником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);
  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ).

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

В случае переноса ежегодного отпуска уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

Пример документального оформления переноса отпуска сотрудника

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление о предоставлении части отпуска, не использованной в связи с болезнью в период ежегодного отпуска. На основании заявления генеральный директор А.В. Львов издал приказ о переносе отпуска, а сотрудник службы персонала внес изменения в личную карточку сотрудника.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Журнал «Кадровое дело» № 2, Февраль 2008

Перенос отпуска: оформляем правильно

Причины и случаи переноса отпуска. Согласование интересов работника и работодателя при переносе отпуска. Схема действий кадровой службы при переносе отпуска. Перенос отпуска по производственной необходимости и по просьбе работника.

Отпуск это ожидаемое и планируемое событие не только для организации, но и для работника. Согласно трудовому законодательству, в декабре утверждается график отпусков, при составлении которого достигается оптимальное согласование интересов работника и нужд организации. Но иногда возникает необходимость отложить отдых «до лучших времен». И перед кадровой службой встает задача, действуя в рамках закона, с одной стороны, не нарушить производственный процесс, а с другой, и не ущемить личные интересы работника.

Каковы причины?

Статья 124 Трудового кодекса устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника. Эта норма позволяет максимально учесть интересы работника и работодателя, помогая последнему существенно упростить организацию бесперебойного производственного процесса.

Есть случаи, когда перенос отпуска обязателен: временная нетрудоспособность работника; исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; иные случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

По письменному заявлению работника и по согласованию с ним работодатель также обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее, чем за две недели до его начала.

В исключительных случаях допускается перенос отпуска, когда его предоставление работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации или индивидуального предпринимателя. Такой перенос отпуска может быть осуществлен только с согласия работника.

Согласование интересов

При решении вопроса о переносе отпуска сотрудника часто возникает проблема: каким образом документально отразить, что мнение работника при этом учтено? Понятно, что если работник указал свои пожелания в заявлении, то достаточно соответствующей визы руководителя. Если нет, то целесообразно было бы составить соглашение сторон трудового договора. Достигается подобное соглашение путем переговоров.

Процесс согласования протекает не всегда гладко по ряду причин. Во-первых, работник может изъявить желание уйти в отпуск в то время, когда он нужен будет на рабочем месте. Например, во время составления годового отчета или подготовки материалов к тендеру. Во-вторых, работник может воспользоваться правом разбить неиспользованный трудовой отпуск на несколько частей, и тогда важно проконтролировать, чтобы одна из предоставляемых или уже использованных частей трудового отпуска была не менее 14 календарных дней. В-третьих, даты, согласованные между работником и руководителем, могут нарушать трудовое законодательство. Например, работнику при переносе отпуска не будет предоставлен трудовой отпуск в течение двух лет подряд. Или же работник попадает в категорию тех сотрудников, которым перенос отпуска запрещен. Поэтому нужно приложить все усилия, чтобы предотвратить конфликтные ситуации и при этом соблюсти нормы трудового законодательства.

 

Алгоритм действий

Когда договоренность, устраивающая обе стороны достигнута, можно составлять приказ об отмене ранее изданного приказа о предоставлении отпуска и вносить изменения в график отпусков. Какой бы ни была причина переноса отпуска, специалистам службы кадров можно предложить единую схему действий.

1. Выяснить причины переноса отпуска.

2. Получить необходимые документы, являющиеся основанием для издания приказа.

3. Провести переговоры с работником и его непосредственным руководителем о периодах и конкретных датах начала перенесенного неиспользованного ежегодного основного отпуска.

4. Данную договоренность зафиксировать документально.

5. Подготовить приказ.

6. Внести изменение в график отпусков.

Давайте остановимся подробнее на некоторых случаях переноса отпуска.

Несвоевременность уведомления

Несвоевременность уведомления работника о начале отпуска является нарушением статьи 123 Трудового кодекса. Способ уведомления о начале отпуска не установлен трудовым законодательством, поэтому здесь могут быть разные варианты, например, ознакомление с приказом о предоставлении отпуска или вручение под роспись официального уведомления. Главное при этом, чтобы у работодателя осталось документально подтверждение уведомления работника в установленные законодателем сроки.

Если по каким-либо объективным причинам (например, если работник находится в длительной командировке) работодателю соблюсти сроки уведомления не удалось, то работник вправе отказаться от ухода в отпуск, а работодатель обязан по согласованию с ним перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время. Если же работник не написал заявление о переносе отпуска, то работодатель переносить сроки предоставления отпуска не обязан. Таким образом, основанием для переноса отпуска в этом случае будет заявление сотрудника (образец на ниже).

False

False

Несвоевременность оплаты

Обязанность своевременной оплаты отпуска закреплена в статье 136 Трудового кодекса, согласно которой указанная оплата должна быть произведена не позднее чем за три дня до его начала. Ежегодное составление графика отпусков преследует своей целью не только рационально спланировать отпуска сотрудников для обеспечения бесперебойной работы организации, но и для того, чтобы заранее спланировать соответствующие выплаты. Хорошо, если организация создает резервы на предстоящую оплату отпусков, но бывают различные форс-мажорные обстоятельства, в результате которых выплата отпускных может быть задержана. В такой ситуации законодательство стоит на страже интересов работника, по его письменному заявлению работодатель обязан перенести отпуск на другой срок, предварительно его с работником согласовав.

Если обстоятельства складываются таким образом, что выплата отпускных будет произведена в более поздние сроки, то первое, что нужно сделать, это указать работникам причины, по которым им не может быть своевременно оплачен отпуск, и сообщить о существующей возможности перенесения отпуска на другое время при условии подачи работником заявления. Это поможет избежать возможного конфликта как с работником, так и с проверяющими органами. Целесообразно эти причины довести в письменном виде в форме (образец).

False

Если работник не подал письменное заявление о переносе отпуска на другой период, то отпуск предоставляется работнику в установленное графиком отпусков время. По собственной инициативе работодатель изменить ранее определенные даты предоставления отпуска не вправе. При этом отпускные и соответствующая денежная компенсация за каждый день задержки могут быть выплачены как во время отпуска, так и после выхода работника на работу.

Производственная необходимость

Перенос отпуска сотруднику, чье отсутствие может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации в текущем году это один из самых сложных случаев переноса отпуска. Сложность состоит в том, что работодателю надо доказать исключительность производственной ситуации и получить письменное согласие работника на перенос отпуска.

Какая же производственная ситуация может быть отнесена к экстраординарной? Например, это может быть уникальный, сложный и выгодный заказ, выполнение которого зависит именно от данного сотрудника. Это может быть также сбой в работе программного обеспечения, из-за которого парализована нормальная деятельность, когда устранить сбой может только этот сотрудник. Обратите внимание, что внедрение в организации новой версии программы к уникальности случая отнести сложно, так как такие процедуры обычно планируются заранее, и работодателю стоит предусмотреть возможные совпадения сроков внедрения и сроков предоставления отпуска ключевым работникам.

Инициатива о переносе отпуска, в данной ситуации исходит от работодателя, поэтому согласие работника является непременным условием. При отказе сотрудника перенос отпуска недопустим. Не допустим перенос отпуска, если работник не был в оплачиваемом отпуске два года подряд, то есть если в прошлом году работнику отпуск переносили, то в этом году работодатель уже не имеет права поступить подобным образом, даже если работник выразил согласие. Существует еще одно непременное условие перенесенный отпуск должен быть использован работником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

По просьбе работника

Исключительные случаи, то есть причины для переноса отпуска, могут быть и у самого работника. Хотя прямо законодательством такой случай не предусмотрен, тем не менее такая ситуация возможна. Если она в локальных нормативных актах не предусмотрена, руководство организации может пойти навстречу работнику. Для этого нужно иметь объективную информацию о причинах предполагаемого переноса. Здесь можно воспользоваться пунктом 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках*: «наниматель имеет право потребовать от работника представления документов, доказывающих невозможность использования отпуска в назначенное время».

Часто для оформления переноса отпуска по инициативе работника необходимо ходатайство непосредственного руководителя о том, что перенос отпуска не отразится негативно на работе подразделения. Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск в любое подходящее для них время (например, если сотрудник не достиг возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ)).

18.11.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль