Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений?

603

Вопрос

Наша организация состоит из обособленных структурных подразделений (без образования отдельного юридического лица и выделения на собственный баланс). Администрация и отдел по управлению персоналом расположен в центральном офисе в гор. Москва, а филиалы в различных регионах России. Кадровые документы, в том числе, прием, увольнение, взыскания и.т.д. формируются отделом по управлению персоналом, подписываются генеральным директором. В то же время работник должен быть ознакомлен в трехдневный срок с кадровыми приказами, непосредственно относящимися к его трудовой функции. Документы отсылали в сканированном виде и, впоследствии, оригиналы почтой. Периодически возникают разногласия между работниками и работодателями, так как нарушаются временные нормы ознакомления работников с приказами. Во избежание подобных ситуаций решили ввести право электронной подписи в электронном документообороте (закон 63-ФЗ от 2011г.) Однако юристы нашли следующий комментарий Минтруда: Вопрос: В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" был признан утратившим силу с 1 июля 2012 г. Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Федеральным законом от 10.07.2012 N 108-ФЗ дата утраты силы перенесена на 1 июля 2013 г. В связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которому первичные учетные документы могут составляться в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, возможно ли подписание электронной подписью документов, связанных с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иных первичных документов по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и служебного задания? Ответ: Считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. (Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.) Обоснование: Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (начало действия - 19 апреля 2013 г.) редакция ст. 1 Федерального закона N 63-ФЗ дополнена нормой, в соответствии с которой этот Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусматривает во всех случаях составление документов исключительно на бумажном носителе, кроме случаев, установленных новой гл. 49.1 "Особенности регулирования труда дистанционных работников", введенной Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации". Указанной главой предусматривается, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе, на которых распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных данной главой. При этом в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Действие главы распространяется только на дистанционных работников. В этой связи работодатель обязан подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью документы, связанные с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иные первичные документы по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание только с дистанционными работниками. Взаимодействие между такими работниками и работодателем происходит путем обмена электронными документами в порядке, предусмотренном гл. 49.1 ТК РФ. С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), в соответствии с п. 5 ст. 9 которого первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Одновременно в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Соответственно, такой документ содержит личную подпись должностного лица. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ) с учетом обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 данного Федерального закона. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Учитывая, что ТК РФ и Федеральный закон N 402-ФЗ - нормативные правовые акты одного уровня, считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Мнение Минтруда России по рассмотренным вопросам не является разъяснением и нормативным правовым актом. Т.В.Маленко Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации 26.06.2013 Помогите найти выход из сложившейся ситуации, со ссылкой на нормативную базу. Дистанционными работниками сотрудники филиалов не могут быть признаны в полном объеме (часть, полагаю, может - это работники спецфлота, территориально проживающие в различных регионах и привлекаемые к работе в период навигации). С уважением, Лариса Тимофеева

Ответ

ТК РФ допускает применение электронной подписи только в отношении дистанционных работников. И даже в этом случае работодатель обязан не позднее трех календарных дней с момента заключения договора направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Сотрудники филиала не являются дистанционными работниками, даже работники спецфлота, поскольку в период навигации они работают на кораблях организации, на оборудованных работодателем рабочих местах, а не выполняют свою работу удаленно.

Таким образом, полагаем, кадровые документы все же необходимо вести в бумажном виде.

Как вариант, можно установить децентрализованную систему кадрового делопроизводства, наделив руководителей филиалов по доверенности отдельными полномочиями работодателя: по приему, увольнению, привлечению к дисциплинарной ответственности и т.д.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

В общем случае нельзя.*

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

2. Ответ: Что понимается под дистанционной работой

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

  • вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);

  • вне стационарного рабочего места;

  • вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными сотрудниками признаются лица, выполняющие дистанционную работу.

Такие правила установлены частями 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см.таблицу.

Из ответа «Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника»

3. Ответ: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...




Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 22.67%
  • Иногда 57.6%
  • Не оформляем срочников 19.73%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль