Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений?

659

Вопрос

Наша организация состоит из обособленных структурных подразделений (без образования отдельного юридического лица и выделения на собственный баланс). Администрация и отдел по управлению персоналом расположен в центральном офисе в гор. Москва, а филиалы в различных регионах России. Кадровые документы, в том числе, прием, увольнение, взыскания и.т.д. формируются отделом по управлению персоналом, подписываются генеральным директором. В то же время работник должен быть ознакомлен в трехдневный срок с кадровыми приказами, непосредственно относящимися к его трудовой функции. Документы отсылали в сканированном виде и, впоследствии, оригиналы почтой. Периодически возникают разногласия между работниками и работодателями, так как нарушаются временные нормы ознакомления работников с приказами. Во избежание подобных ситуаций решили ввести право электронной подписи в электронном документообороте (закон 63-ФЗ от 2011г.) Однако юристы нашли следующий комментарий Минтруда: Вопрос: В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" был признан утратившим силу с 1 июля 2012 г. Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Федеральным законом от 10.07.2012 N 108-ФЗ дата утраты силы перенесена на 1 июля 2013 г. В связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", согласно которому первичные учетные документы могут составляться в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, возможно ли подписание электронной подписью документов, связанных с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иных первичных документов по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и служебного задания? Ответ: Считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. (Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет". Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.) Обоснование: Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Федеральный закон N 63-ФЗ) информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (начало действия - 19 апреля 2013 г.) редакция ст. 1 Федерального закона N 63-ФЗ дополнена нормой, в соответствии с которой этот Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) предусматривает во всех случаях составление документов исключительно на бумажном носителе, кроме случаев, установленных новой гл. 49.1 "Особенности регулирования труда дистанционных работников", введенной Федеральным законом от 05.04.2013 N 60-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации". Указанной главой предусматривается, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе, на которых распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных данной главой. При этом в соответствии со ст. 312.1 ТК РФ дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет. Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. Действие главы распространяется только на дистанционных работников. В этой связи работодатель обязан подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью документы, связанные с возникновением, реализацией, изменением или прекращением трудовых отношений, иные первичные документы по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебное задание только с дистанционными работниками. Взаимодействие между такими работниками и работодателем происходит путем обмена электронными документами в порядке, предусмотренном гл. 49.1 ТК РФ. С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), в соответствии с п. 5 ст. 9 которого первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Одновременно в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного документа, составленного в виде электронного документа (п. 6 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ). Соответственно, такой документ содержит личную подпись должностного лица. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 N 1, не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г. Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, утверждает формы первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ) с учетом обязательных реквизитов, указанных в п. 2 ст. 9 данного Федерального закона. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012). Учитывая, что ТК РФ и Федеральный закон N 402-ФЗ - нормативные правовые акты одного уровня, считаем необходимым наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях всех первичных документов по учету труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит "подпись работника", в отношении всех работников, на которых распространяется действие ТК РФ (кроме дистанционных); при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных ТК РФ (для дистанционных работников - в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ); в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе. Мнение Минтруда России по рассмотренным вопросам не является разъяснением и нормативным правовым актом. Т.В.Маленко Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации 26.06.2013 Помогите найти выход из сложившейся ситуации, со ссылкой на нормативную базу. Дистанционными работниками сотрудники филиалов не могут быть признаны в полном объеме (часть, полагаю, может - это работники спецфлота, территориально проживающие в различных регионах и привлекаемые к работе в период навигации). С уважением, Лариса Тимофеева

Ответ

ТК РФ допускает применение электронной подписи только в отношении дистанционных работников. И даже в этом случае работодатель обязан не позднее трех календарных дней с момента заключения договора направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Сотрудники филиала не являются дистанционными работниками, даже работники спецфлота, поскольку в период навигации они работают на кораблях организации, на оборудованных работодателем рабочих местах, а не выполняют свою работу удаленно.

Таким образом, полагаем, кадровые документы все же необходимо вести в бумажном виде.

Как вариант, можно установить децентрализованную систему кадрового делопроизводства, наделив руководителей филиалов по доверенности отдельными полномочиями работодателя: по приему, увольнению, привлечению к дисциплинарной ответственности и т.д.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Можно ли использовать электронную подпись при подписании трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

В общем случае нельзя.*

Применение электронной подписи в электронных документах регулируется Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Статьей 1 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ установлено, что его действие распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других прямо предусмотренных законодательством случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Возможность заключения трудовых договоров с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей в настоящее время предусмотрена только для дистанционных сотрудников (гл. 49.1 ТК РФ). В отношении иных категорий сотрудников использование электронной подписи при заключении трудовых договоров законодательством не предусмотрено.

Следовательно, в общем случае при оформлении трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним использовать электронную подпись недопустимо.

Более того, согласно статье 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор должен быть заключен в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами договора (сотрудником и работодателем). При использовании электронной подписи указанный общий порядок будет нарушен.

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

2. Ответ: Что понимается под дистанционной работой

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:

  • вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);

  • вне стационарного рабочего места;

  • вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.

Дистанционными сотрудниками признаются лица, выполняющие дистанционную работу.

Такие правила установлены частями 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Подробнее о сходствах и различиях между дистанционной работой и надомным трудом см.таблицу.

Из ответа «Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника»

3. Ответ: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 56%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16%
  • Затрудняюсь ответить 28%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль