Как поступить инспектору по кадрам с недействительными записями в трудовой книжке?

242

Вопрос

Принимая дела, новый инспектор по кадрам в сейфе обнаружил трудовую книжку с двумя вкладышами в неё (оба прописаны на титульном листе трудовой). Один из вкладышей полностью заполнен. А второй вкладыш начат с номера, который по хронологии не соответствует ни трудовой книжке, ни первому вкладышу. Во втором вкладыше есть дублирующие записи первого вкладыша. А последняя запись второго вкладыша: "Принят.....", хотя фактически сотрудник уволен (согласно первому вкладышу и приказам - сотрудник работал в нашей организации ранее). Во втором вкладыше, где запись: "Принят…", еще есть строки, поэтому именно его необходимо продолжать. Как поступить инспектору по кадрам: признать запись недействительной и продолжить записи? Необходимо ли заверять запись о недействительности подписью руководителя организации? Каким числом, с момента обнаружения?

Ответ

Трудовое законодательство не предполагает возможности для работника иметь как две трудовые книжки, так и два вкладыша в трудовые книжки. В общем случае, отметки о трудовом стаже должны быть отражены в одном документе. В то же время законом не установлены санкции для работников, которые имеют более одной трудовой книжки (вкладыша в трудовую книжку).

Как правило, на практике, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько вкладышей в трудовую книжку (трудовых книжек), то работодателю следует продолжать вести тот вкладыш, в котором значится последняя по времени запись об увольнении.

В случае обнаружения неточной, неправильной записи в трудовую книжку работника можно внести исправления.


Читайте о недействительной записи в трудовой книжке еще больше по ссылке.


Внесение исправлений производится (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

- работодателем по новому месту работы (на основании документа работодателя, допустившего ошибку);

- работодателем, которым была внесена неточная или неправильная запись.

Зачеркивание записей в трудовой книжке (за исключением титульного листа) не допускается (п. 30 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Подробнее о внесении изменений на титульном листе трудовой книжки см. п. 3.1 настоящего материала.

Внесение изменений в трудовую книжку происходит по следующим правилам:

1) графа 1 - ставится следующий порядковый номер;

2) графа 2 - указывается дата внесения исправлений;

3) графа 3 - вносится "Запись за N ___ недействительна. Переведен на должность монтера".

Если дата перевода не совпадает с датой издания приказа, целесообразно в данной графе указать дату перевода, так как графа 2, предназначенная для этой информации, уже заполнена. Например, "Запись за N ___ недействительна. С 15.01.2010 переведен на должность монтера";

4) графа 4 - указывается наименование, дата и номер документа (приказа, распоряжения) работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Если запись отменяется как ошибочно внесенная без внесения правильной записи, то в графе 3 указывается следующее: "Запись за N ___ недействительна". Графа 4 не подлежит заполнению, так как документа, на основании которого вносится правильная запись, нет.

Либо можно рассмотреть вариант выдачи дубликата вкладыша в трудовую книжку. Дубликат вкладыша в трудовую книжку нужно оформить в том же порядке, что и дубликат трудовой книжки.

Следовательно, при оформлении дубликата вкладыша в правом верхнем углу первой страницы дубликата делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат вкладыша" с указанием его серии и номера.

Подробнее в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как поступить, если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, оформленных на разные периоды трудовой деятельности сотрудника

Законодательство не предусматривает санкций для сотрудника за наличие у него нескольких трудовых книжек. Отказать в приеме на работу по причине наличия у сотрудника нескольких трудовых книжек работодатель также не вправе. Такого основания Трудовой кодекс РФ не содержит (ч. 1 ст. 64, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Если при приеме на работу сотрудник предъявил сразу несколько трудовых книжек, работодателю следует продолжать вести ту книжку, в которой значится последняя по времени запись об увольнении.

Для определения страхового стажа в целях начисления пособий принимайте записи всех предъявленных сотрудником трудовых книжек. Если стаж или его часть в разных трудовых книжках сдваивается по периодам, то для подсчета совокупного страхового стажа работодателю необходимо учесть только один такой период (ст. 16 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 22 Правил, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91). Аналогично подсчитывайте и иные виды стажа.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Как в трудовой книжке исправить запись об оформлении вкладыша в трудовую книжку. Указан неверный номер вкладыша

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Нормативные документы, регулирующие порядок заполнения трудовых книжек, предусматривают несколько вариантов внесения исправлений в трудовую книжку в зависимости от того, какую именно запись необходимо исправить. В частности, для изменения сведений о фамилии или имени сотрудника предусмотрен один порядок (п. 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Для внесения исправлений в записи о работе или награждениях – другой (п. 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, раздел III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В то же время указанные нормативные документы не дают ответа на вопрос, как именно следует исправлять некорректную запись о вкладыше. В сложившихся обстоятельствах работодатель вправе принять решение самостоятельно и внести изменения одним из возможных способов исправления по своему усмотрению.

Поскольку штамп о выдаче вкладыша по общему правилу проставляют на титульном листе трудовой книжки, то на практике для исправления номера вкладыша чаще используют способ, который позволяет изменить имя или фамилию сотрудника. В результате неверный номер вкладыша зачеркивают одной чертой, рядом указывают правильный номер. На внешней обложке трудовой книжки ставят ссылку на подтверждающий документ и всю запись заверяют печатью организации и подписью сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Подтверждающими документами в зависимости от конкретной ситуации могут быть акт о списании испорченного бланка вкладыша или журналы учета трудовых книжек и вкладышей в них, где будет отражено, какой вкладыш какому сотруднику был в действительности выдан.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3.Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация: Может ли работодатель оформить дубликат вкладыша в трудовую книжку

Да, может.

Дубликат вкладыша в трудовую книжку работодатель должен оформить сотруднику, если:

  • вкладыш в трудовую книжку утерян;

  • вкладыш в трудовую книжку пришел в негодность (обгорел, порван, испачкан и т. п.);

  • во вкладыш в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

Дубликат вкладыша в трудовую книжку нужно оформить в том же порядке, что и дубликат трудовой книжки.

Это следует из положений пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль