Что делать, если в командировачном удостоверении дважды проставили печати?

170

Вопрос

Доброе утро! У нас сложилась следующая ситуация: сотрудник 2 раза ездил в командировку в один город в разные сроки с разными целями, но первый раз он забрал командировочное удостоверение, а во второй раз не пришел и не получил его, вернувшись из командировки во второй раз, оказалось, что он проставил печати 2 раза на одном и том же командировочном удостоверении, что делать в такой ситуации, второе удостоверение лежит в отделе кадров (то есть у нас), которое он не забрал, а первое сдал в бухгалтерию?? (Мы подготовили 2 удостоверения, но работник, съездив один раз в командировку не сдал командировочное у достоверение, спустя несколько дней у него была командировка в тоже место и он не явился за новым командировочным, а в командировке проставил все на одном удостоверении, сегодня пришел сдавать его. Мы не знаем, что в такой ситуации делать).

Ответ

По отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда в место командировки и дате выезда из него определяют фактический срок пребывания работника в служебной поездке. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник (п. 7 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

Что касается неверного оформления первого командировочного удостоверения. Законом не предусмотрен порядок исправления подобных "двойных" записей. В то же время Положением, утвержденным Минфином СССР 29.07.83 № 105 установлен порядок внесения изменений в учетные документы. Так, изменения вносит уполномоченный сотрудник в следующем порядке:

  • одной чертой зачеркивает неправильный текст так, чтобы он оставался читаемым;

  • над зачеркнутым указывает необходимые сроки;

  • рядом с исправлениями вносит запись «исправлено», указывает дату исправления и заверяет своей подписью (п. п. 4.2, 4.3 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105).

Представляется, что такие изменения должен внести уполномоченный сотрудник принимающей организации, в которую Вы направляли своего сотрудника. Если указанная организация согласится на исправление первого командировочного удостоверения, то с ней можно договориться и о заполнении второго удостоверения.

Если же Ваш контрагент не согласится на вышеуказанное переоформление командировочных удостоверений, то получится, что у Вашего работника отсутствуют надлежащим образом оформленные удостоверения на две служебные поездки.

В таком случае есть риск, что ПФР и ФСС РФ приравняют командировочные расходы к зарплате и начислят на них страховые взносы. Данная позиция приводится и в письме Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647 и обосновывается следующим образом. Объектом для начисления взносов являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Из данных выплат в базу по взносам не входят только те, что перечислены в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, среди которых поименованы документально подтвержденные командировочные расходы. Правила документального оформления командировок закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749). Из п. п. 7, 15, 26 названного Положения следует, что срок пребывания в служебной поездке подтверждает командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, которое работник после возвращения должен вместе с другими документами приложить к авансовому отчету. По мнению Минтруда, из этих норм прямо следует, что авансовый отчет, к которому не приложено удостоверение, составлен с нарушением законодательства РФ, а следовательно произведенные на основании этого документа выплаты нельзя считать возмещением командировочных расходов. И поэтому они облагаются взносами в общем порядке.

Во избежание такого риска Вы можете, как указано выше, попробовать переоформить командировочные удостоверения (договорившись с контрагентом о проставлении им в новых удостоверениях соответствующих отметок о датах приезда и убытия сотрудника из командировок). Если договориться с контрагентом не удастся, можно попробовать заполнить в новых удостоверениях только свою часть. Так, Минтруд и Минфин РФ в своих разъяснениях признают, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом о направлении сотрудника в командировку;

  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;

  • проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;

  • счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.

(См. письмо Минтруда РФ от 14.02.13 № 14-2-291 и письмо Минфина РФ от 16.08.11 № 03-03-06/3/7).

Представляется, что Ваша организация может по аналогии применить вышеуказанные положения к своей ситуации, приняв для подтверждения фактического времени нахождения работника в командировках другие документы (приказы о направлении в командировки; служебные задания и отчеты; проездные документы; счета из гостиниц и т.п.).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Командировочное удостоверение

Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Как поступить, если невозможно проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении

По общему правилу сотруднику при направлении в командировку оформляют командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник. Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам. Например, если сотрудника направляют в командировку не в головной офис, где хранятся печати, а на производственную площадку, или он едет для проведения переговоров с физлицом. В таких случаях факт нахождения сотрудника в указанный срок в месте командировки можно подтвердить другими документами:

  • приказом о направлении сотрудника в командировку;

  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;

  • проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;

  • счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.

Правомерность такой позиции подтверждает Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291, а также Минфин России в письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Конкретный порядок документального оформления командировочного удостоверения в такой ситуации следует закрепить в локальном акте организации, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В частности, в документе может быть установлено, что в таких случаях отметки о прибытии и выбытии делает должностное лицо организации (с расшифровкой своей подписи), с которым непосредственно встречался командированный сотрудник. Кроме того, рекомендуется предложить командированному составить докладную записку в произвольной форме с пояснением, по какой причине в его удостоверении отсутствуют отметки о прибытии и выбытии.

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

  1. Нормативно-правовая база: Письмо Минтруда РФ от 7 октября 2013 года N 17-4/1647

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 октября 2013 года N 17-4/1647

О взносах с командировочных

Департамент развития социального страхования совместно с Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел запрос ЗАО "Актион-Медиа" от 17.09.2013 N 63-У по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму командировочных расходов в случае отсутствия в приложении к авансовому отчету работника командировочного удостоверения и сообщает свое мнение.

Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее -Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

При этом согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.Частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ определено, что при оплате организациями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), разработанного в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации, установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно пункту 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Исходя из положений пункта 26 Положения, работник по возвращению из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету или ненадлежащее их оформление влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Заместитель директора

департамента развития

социального страхования и

государственного обеспечения

Минтруда России

Л.А.Котова



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.65%
  • Иногда 56.11%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль