Как вносятся исправления в трудовую книжку?

493

Вопрос

Добрый день. Как вносятся исправления в трудовую книжку, во все разделы. спасибо заранее.

Ответ

1. Внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки

  • исправление данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника

В данном случае исправление данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве допускается при смене таких данных и на основании соответствующих документов (подробно об этом см. в доп. материалах).


Читайте об исправлениях в трудовой книжке, чтобы не совершать ошибок.


Как правило, в случае внесения неверных сведений на титульный лист трудовой книжки при ее оформлении в части фамилии, имени, отчества, даты рождения сотрудника - трудовая признается испорченной.

В других случаях рекомендуем оформлять дубликат (подробно об этом см. в доп. материалах).

И только в том случае, если принадлежность трудовой не вызывает сомнений и имеется техническая опечатка (е или ё; Наталья или Наталия) работодатель, на наш взгляд, вправе поступить аналогично ситуации, когда требуется внести изменения в записи о фамилии, имени, отчестве или дате рождения сотрудника (подробно об этом см. в доп. материалах).

При этом следует учитывать, что законодательство РФ ничего не говорит о возможности внесения исправлений в сведения о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника при внесении каких-то ошибочных данных.

  • исправление данных трудовой книжки об образовании сотрудника

Если ошибка в сведениях об образовании была обнаружена не сразу или появилась позднее (не в момент оформления трудовой книжки), то порядок исправления записи для такой ситуации законодательством не предусмотрен. В связи с чем на практике сложилось несколько подходов для ее решения.

Согласно первому из них, работодатель вправе поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменения в записи о фамилии, имени или отчестве сотрудника. Для этого нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенную запись об уровне образования. Затем вписать в трудовую книжку верные сведения и оформить это исправление поясняющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Для пояснения можно использовать, например, такую формулировку: «Запись о получении высшего профессионального образования внесена ошибочно». Текст пояснения нужно печатью организации (кадровой службы) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ссылаться в поясняющей записи на реквизиты документа об образовании при этом не следует.

Такой вывод следует из совокупности положений пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 26, 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, по аналогии закона.

Второй подход сводится к тому, что работодатель, обнаруживший ошибку, вправе признать трудовую книжку испорченной и оформить ее дубликат с корректными данными. При этом если у ПФР возникнут вопросы о стаже работы до оформления дубликата трудовой книжки, то сотрудник сможет представить и испорченный бланк трудовой книжки, который останется у него на руках с отметкой о выдаче дубликата.

Третий подход: не привлекать внимание к неправильной записи и не производить каких-либо изменений. При назначении пенсии Пенсионный фонд РФ в общем случае обращает внимание только на стаж сотрудника и записи о работе. Наличие определенного уровня образования, равно как и его отсутствие, на размер пенсии не влияет.

С учетом указанного и в отсутствие официальных разъяснений работодателю следует принять решение о порядке исправления некорректных сведений об образовании самостоятельно. Кроме того, можно посоветовать обратиться за дополнительными разъяснениями в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ или Роструда, поскольку на местах позиция по данному вопросу может отличаться.

2. Внесение исправлений сведения о работе, награждениях

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами. Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.

Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Такой порядок установлен в пункте 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых упоминаются эти приказы (личная карточка, книга регистрации приказов и т. п.). Об этом говорится в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Об этом сказано в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Подробно о порядке внесения исправление в трудовуюкнижку сотрудника см. в доп. материалах.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как внести изменения и исправления в трудовуюкнижку

Изменения в титульный лист трудовой книжки

Изменения в титульный лист трудовой книжки вносите, если изменились анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности. Например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п. Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения. Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;

  • свидетельство о рождении;

  • свидетельство о браке;

  • свидетельство о расторжении брака;

  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.
Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример внесения изменений в титульный лист трудовой книжки. Сотрудник организации сменил фамилию

Секретарь организации вышла замуж и сменила фамилию. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес изменения на титульном листе ее трудовой книжки.

Изменение сведений об образовании, профессии, специальности

Изменение сведений об образовании, профессии, специальности сотрудника в титульный лист трудовой книжки внесите следующим образом. Прежние сведения не зачеркивайте, а просто дополните их через запятую новой информацией. Если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствовали, то просто заполните пустые строки. При получении второго образования одного уровня (например, второго высшего образования) в строке «Образование» ничего не меняйте, а в строке «Профессия, специальность» укажите еще одну полученную профессию.

Такие правила установлены в пункте 2.4 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Изменение наименования, организационно-правовой формы организации

Если в процессе работы меняется наименование организации или происходит изменение типа или вида ее организационно-правой формы (например, было ООО, а стало ЗАО), то необходимо внести соответствующие изменения в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки (п. 3.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Пример внесения изменений в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки. Изменение типа организационно-правовой формы коммерческой организации

На общем собрании ЗАО «Альфа» принято решение о преобразовании в ОАО «Альфа». На основании приказа о преобразовании были внесены записи в трудовые книжки сотрудников.

Исправление сведений о работе, награждениях

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами. Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке. Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления.

Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Такой порядок установлен в пункте 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых упоминаются эти приказы (личная карточка, книга регистрации приказов и т. п.). Об этом говорится в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.
Об этом сказано в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Порядок исправления неверных сведений

Исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке сотрудника оформите в следующем порядке. В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем напишите правильный вариант записи. В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

По такой схеме исправьте все неточные или неправильные записи: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях (в т. ч. и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, трудовой инспекцией или самой организацией незаконными).

Пример исправления неверной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в наименовании должности сотрудника

А.В. Дежнева 13 октября 2008 года принята в организацию на должность кассира. При заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в наименовании должности Дежневой.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, сделал исправительную запись в ее трудовой книжке.

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник восстановлен на работе по решению суда

А.В. Лампочкин был принят на работу в организацию в январе 2006 года на должность мастера производственного обучения. В сентябре 2008 года Лампочкина уволили за совершение аморального проступка.

Лампочкин обратился в суд о восстановлении его на работе в прежней должности. Суд признал незаконным решение руководителя организации об увольнении сотрудника и обязал организацию восстановить Лампочкина по прежнему месту работы. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес записи о восстановлении Лампочкина на работе в его трудовую книжку в день вынесения судебного решения.

Дубликат трудовой книжки

Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сотрудник имеет право попросить вместо ее исправления оформить дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет отсутствовать.

Правила исправления неверной записи изложены в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 и разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример исправления неверной записи, сделанной в трудовой книжке сотрудника в другой организации

В трудовой книжке бухгалтера организации В.Н. Зайцевой была обнаружена ошибка, которую допустил предыдущий работодатель при приеме ее на работу.

Исправление в трудовую книжку было внесено по новому месту работы сотрудницы, на основании копии приказа от предыдущего работодателя о приеме на работу № 290-к от 14 декабря 2006 г.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ситуация: Как исправить запись о смене фамилии на титульном листе трудовой книжки, если она внесена ошибочно. Сотрудник фамилию не менял

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

В данном случае работодатель вправе поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменения в записи о фамилии, имени или отчестве сотрудника. То есть нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенную фамилию сотрудника. Затем заново внести в трудовую книжку прежнюю фамилию и заверить это внесение новой заверяющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Под ошибочно внесенной записью о смене фамилии можно внести, например, такую формулировку: «Запись о смене фамилии "Дежнева" на "Петрова" недействительна. Фамилия "Дежнева" повторно внесена на основании паспорта серии 46 02 № 545177, выданного УВД Воскресенского р-на Московской обл. 15.04.2002».

Такой вывод следует из совокупности положений пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункта 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, по аналогии закона.

Внимание: при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая такое исправление пометкой «Исправленному верить», недопустимо.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ситуация: Как исправить ошибку на титульном листе трудовой книжки в строке «Образование». У сотрудника отсутствует указанный уровень образования

Ответ на данный вопрос зависит от конкретных обстоятельств дела.

Если ошибка в сведениях об образовании сделана при оформлении трудовой книжки при приеме на работу, то бланк следует признать испорченным, уничтожить в установленном порядке и оформить новый.

Если ошибка в сведениях об образовании была обнаружена не сразу или появилась позднее (не в момент оформления трудовой книжки), то порядок исправления записи для такой ситуации законодательством не предусмотрен. В связи с чем на практике сложилось несколько подходов для ее решения.

Согласно первому из них, работодатель вправе поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменения в записи о фамилии, имени или отчестве сотрудника. Для этого нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенную запись об уровне образования. Затем вписать в трудовую книжку верные сведения и оформить это исправление поясняющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Для пояснения можно использовать, например, такую формулировку: «Запись о получении высшего профессионального образования внесена ошибочно». Текст пояснения нужно печатью организации (кадровой службы) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Ссылаться в поясняющей записи на реквизиты документа об образовании при этом не следует.

Такой вывод следует из совокупности положений пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пунктов 26, 42 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, по аналогии закона.

Второй подход сводится к тому, что работодатель, обнаруживший ошибку, вправе признать трудовую книжку испорченной и оформить ее дубликат с корректными данными. При этом если у ПФР возникнут вопросы о стаже работы до оформления дубликата трудовой книжки, то сотрудник сможет представить и испорченный бланк трудовой книжки, который останется у него на руках с отметкой о выдаче дубликата.

Третий подход: не привлекать внимание к неправильной записи и не производить каких-либо изменений. При назначении пенсии Пенсионный фонд РФ в общем случае обращает внимание только на стаж сотрудника и записи о работе. Наличие определенного уровня образования, равно как и его отсутствие, на размер пенсии не влияет.

С учетом указанного и в отсутствие официальных разъяснений работодателю следует принять решение о порядке исправления некорректных сведений об образовании самостоятельно. Кроме того, можно посоветовать обратиться за дополнительными разъяснениями в территориальные отделения Пенсионного фонда РФ или Роструда, поскольку на местах позиция по данному вопросу может отличаться.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

*Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

24.03.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.01%
  • Иногда 56.61%
  • Не оформляем срочников 19.37%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль