Где можно посмотреть образец графика кадрового документооборота?

1701

Вопрос

Доброе утро! Подскажите, где посмотреть образец графика кадрового документооборота? Пользователем по телефону уточнено, что нужен образец документа, содержащего наименования кадровых документов, формы (унифицированные или свои), сроки исполнения и т.д.

Ответ

График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Все работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Образец графика документооборота см. ниже.

График документооборота кадровой службы на 2014 год

Утверждаю

Руководитель организации

Трофимов И.О. Трофимов

"30" декабря 2013 г.

N

п/п

Наименование

документа

Создание документа

Представление документа

Обработка документа

Количество

экземпляров

Ответственный

за получение/

выписку и

оформление -

отдел (Ф.И.О.)

Утверждает/

визирует/

подписывает

Срок

исполнения

Кто и куда

направляет

Дата и

порядок

Кто

проверяет -

отдел

(Ф.И.О.)

Кто

исполняет -

отдел

(Ф.И.О.)

Дата и срок

исполнения

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

1

Штатное

расписание

(унифицированная

форма N Т-3)

3

ФО, ОК

Руководитель

организации, ОК

По мере

необходимости

Руководитель

подразделения в

БО, ОК, ФО

Руководитель

подразделения

в день

утверждения

Бухгалтер

Бухгалтер

До даты

начисления

зарплаты

2

Личная карточка

работника

(унифицированная

форма N Т-2)

1

ОК

Руководитель

организации, ОК

1 день

ОК

ОК - хранится

75 лет

Работник ОК

Работник ОК

В день

приема на

работу

3

Приказ

(распоряжение) о

приеме работника

на другую работу

(унифицированная

форма N Т-1)

1

ОК

Руководитель

организации, ОК

1 день

ОК в расчетную

группу БО

В день

издания

Бухгалтер

Бухгалтер

1 день

4

Приказ

(распоряжение) о

переводе

работника на

другую работу

(унифицированная

форма N Т-5)

1

ОК

Руководитель

организации,

ОК,

руководитель

подразделения

1 день

ОК в расчетную

группу БО

В день

издания

Бухгалтер

Бухгалтер

1 день

5

График отпусков

(унифицированная

форма N Т-7)

3

Подразделение

Руководитель

подразделения,

ОК

1 день

ОК в БО, ОК

До 17 декабря

ежегодно

Работник ОК

Работник ОК

В течение

года

6

Приказ

(распоряжение) о

прекращении

(расторжении)

трудового

договора с

работником

(увольнении)

(унифицированная

форма N Т-8)

1

ОК

Руководитель

организации, ОК

1 день

ОК в расчетную

группу БО

Увольняемый в

день

увольнения

Работник ОК

Работник ОК

В день

увольнения

с работы

7

Приказ

(распоряжение) о

направлении

работника в

командировку

(унифицированная

форма N Т-9)

1

ОК

Руководитель

организации, ОК

1 день

Командируемый/

расчетная группа

БО

В день

издания

Бухгалтер

Работник ОК

1 день

8

Командировочное

удостоверение

(унифицированная

форма N Т-10)

1

Подразделение

Руководитель

подразделения

1 день

Командируемый в

БО

В день сдачи

авансового

отчета

Бухгалтер

Работник ОК

1 день

9

Служебное

задание для

направления в

командировку и

отчет о его

выполнении

(унифицированная

форма N Т-10а)

1

Подразделение

Руководитель

подразделения

1 день

Командируемый в

БО

В день сдачи

авансового

отчета

Бухгалтер

Работник ОК

1 день

10

Приказ

(распоряжение) о

поощрении

работника

(унифицированная

форма N Т-11)

1

Подразделение

Руководитель

подразделения

1 день

Руководители

подразделения

В день

оформления

приказа

Бухгалтер

Бухгалтер

1 день

11

Приказ

(распоряжение) о

предоставлении

отпуска

работнику

(унифицированная

форма N Т-6) с

запиской-

расчетом

(унифицированная

форма N Т-60)

1

ОК

Руководитель

организации,

отдел кадров

1 день

ОК в БО

За 14 дней до

начала

отпуска

Бухгалтер

Бухгалтер

За 3 дня до

начала

отпуска

Принятые сокращения: ОК - отдел кадров; БО - бухгалтерский отдел; ФО - финансовый отдел.

Согласовано:

Финансовый директор Козлов /В.О. Козлов/

Главный бухгалтер Елисеева /М.В. Елисеева/

Начальник отдела кадров Давыдов /А.С. Давыдов/

 

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

  • приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами (приказ о приеме, увольнении, переводе и т. п.);

  • документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка документов

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным. То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Особый подход к оформлению документов действует в отношении организаций государственного сектора. Они обязаны продолжать использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н и актами других федеральных органов исполнительной власти. Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Возможна ситуация, когда организация продолжает использовать унифицированные бланки, а по тем операциям, которые они не охватывают (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.), разрабатывает и утверждает собственные формы.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остаются обязательными к применению (например, кассовые документы и т. п.).

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в первичном документе должны содержаться все его обязательные реквизиты:

  • наименование документа;

  • дата составления;

  • наименование работодателя;

  • основное содержание операции либо события (принят на работу, уволен и т. п.);

  • величина натурального или денежного измерения операции либо события с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за правильность ее оформления либо ответственного за правильность оформления свершившегося события;

  • подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Информационно-справочные документы

Все информационно-справочные документы можно разделить на три крупных блока.

Первый блок – входящая информационно-справочная документация:

  • указания вышестоящих организаций;

  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;

  • письма, договоры, акты и прочие документы от остальных организаций;

  • заявки, жалобы, предложения граждан.

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

  • ответы на входящие запросы;

  • инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

  • внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);

  • другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов

Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Документы могут поступить в организацию по почте, факсу, электронной почте, телеграфу, с помощью курьерской доставки. Работа с входящими документами строится по такой схеме:

  • прием;

  • сортировка;

  • рассмотрение руководством;

  • направление исполнителям.

Обработка входящих документов

Сначала проверьте правильность доставки и целостность упаковки (если это почтовое отправление). Затем вскройте конверты и проверьте комплектность вложений. Если какие-либо вложения должны быть по описи, но они отсутствуют, сообщите об этом отправителю. На входящих документах проставьте дату поступления и порядковый учетный номер. Затем документы отсортируйте по исполнителям. Документы, адресованные руководителю организации или самой организации, нужно передать секретарю руководителя, который их регистрирует. Документы, адресованные структурным подразделениям, забирают и регистрируют секретари подразделений.

Документы с пометкой «лично» не вскрываются и сразу передаются адресату.

Такой порядок обработки поступающих документов предусмотрен в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Обработка исходящих документов

При поступлении запросов в кадровую службу (например, для документального подтверждения информации о сотруднике) работа над ними строится по следующей схеме:

  • исполнитель получает запрос и готовит проект ответа;

  • проект ответа отправляется на рассмотрение руководителю, а затем на согласование заинтересованным лицам;

  • исполнитель дорабатывает проект по замечаниям и готовит его в окончательном виде;

  • заинтересованные лица визируют ответ, а руководитель подписывает его;

  • ответ передается для отправки.

Такая же схема (исключая первую процедуру) действует и при подготовке инициативных документов – запросов, уведомлений, просьб, заявок, гарантийных писем и т. п.

Перед отправкой документа нужно:

  • проверить наличие адреса (или всех адресов, если это рассылка);

  • проверить наличие необходимого числа копий;

  • уточнить форму отправки (почта, электронная почта, курьер и т. п.).

Некомплектные и неправильно оформленные документы верните исполнителю на доработку.

Такой порядок обработки исходящих документов предусмотрен в пункте 3.1.2 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Работу с внутренними документами постройте по той же схеме, что и работу с исходящими документами: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем. Только в завершение процедуры документ не отправляйте из организации, а передайте на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пунктах 3.1.1 и 3.1.3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Формы: Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

ПРИКАЗ № 2
об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

г. Москва 09.01.2013

Руководствуясь статьей 8 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить формы организационных документов «Альфа»согласно Приложению 1 к
настоящему приказу.

2. Утвердить формы распорядительных документов «Альфа»согласно Приложению 2 к
настоящему приказу.

3. Утвержденные формы документов применять с 10 января 2013 г.

4.Руководителю отдела кадров Е.Э. Громовой ознакомить руководителей структурных
подразделений с настоящим приказом под подпись до 10 января 2013 г.

5. Начальнику производственного отдела В.К. Волкову до 11 января 2013 г. обеспечить
размещение утвержденных форм документов на корпоративном портале «Альфа».

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: упомянутое по тексту на 64 листах в одном экземпляре.

Директор

 

А.В. Львов

     

С приказом ознакомлены:

   

Главный бухгалтер

 

А.С. Глебова

09.01.2013

   
     

Руководитель отдела кадров

 

Е.Э. Громова

09.01.2013

   

...

*Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.

24.03.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль