что делать, если работник после возвращения из командировке потерял командировочное удостоверение?

1295

Вопрос

"Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: что делать, если работник после возвращения из командировке потерял командировочное удостоверение?"

Ответ

Если работник потерял командировочное удостоверение, то есть риск, что ПФР и ФСС РФ приравняют командировочные расходы к зарплате и начислят на них страховые взносы. Данная позиция приводится и в письме Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647 и обосновывается следующим образом. Объектом для начисления взносов являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Из данных выплат в базу по взносам не входят только те, что перечислены в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, среди которых поименованы документально подтвержденные командировочные расходы. Правила документального оформления командировок закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Из п. п. 7, 15, 26 названного Положения следует, что срок пребывания в служебной поездке подтверждает командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, которое работник после возвращения должен вместе с другими документами приложить к авансовому отчету. По мнению Минтруда, из этих норм прямо следует, что авансовый отчет, к которому не приложено удостоверение, составлен с нарушением законодательства РФ, а следовательно произведенные на основании этого документа выплаты нельзя считать возмещением командировочных расходов. И поэтому они облагаются взносами в общем порядке.


Более подробно о командировочном удостоверении вы можете узнать в статье.


Во избежание указанного риска организация-работодатель может попробовать восстановить утерянное удостоверение. Например, можно договориться с организацией, где проходила командировка, чтобы она проставила в новом удостоверении соответствующие отметки о дате приезда и убытия сотрудника из командировки. Если получить отметки принимающей стороны не удастся, можно попробовать заполнить в новом удостоверении только свою часть. Так, Минтруд РФ в своем письме от 14.02.2013 г. № 14-2-291 признает, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Аналогичный вывод следует также из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Документальное оформление

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, а также заполнить авансовый отчет для бухгалтерии.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме) должны стоять отметки организации (учреждения), в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения). Но если такие отметки проставить невозможно (например, сотрудник находился на конференции или выставке), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:

Конкретный порядок документального подтверждения факта нахождения в сотрудника в командировке при невозможности проставления отметок в командировочном удостоверении работодателю следует закрепить в локальном акте, например Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).


Мы рассказывали ранее о Бланке командировочных удостоверений: что изменилось в материале по ссылке.


Аналогичный вывод следует из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291и письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения).

Служебное задание

В служебном задании (по форме № Т-10а или самостоятельно разработанной форме) нужно заполнить графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения. Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации (учреждения).

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства, выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 октября 2013 года N 17-4/1647

О взносах с командировочных

Департамент развития социального страхования совместно с Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел запрос ЗАО "Актион-Медиа" от 17.09.2013 N 63-У по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму командировочных расходов в случае отсутствия в приложении к авансовому отчету работника командировочного удостоверения и сообщает свое мнение.

Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее -Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

При этом согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.Частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ определено, что при оплате организациями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), разработанного в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации, установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно пункту 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Исходя из положений пункта 26 Положения, работник по возвращению из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету или ненадлежащее их оформление влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Заместитель директора
департамента развития
социального страхования и
государственного обеспечения
Минтруда России
Л.А.Котова

  1. Нормативно-правовая база: Письмо Минтруда РФ от 14.02.2013 года N 14-2-291

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 февраля 2013 года N 14-2-291

О направлении работников в командировки

4. В случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о факте нахождения работника в месте командировки, отмечаем, что, согласно пункту 7 Положения, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно письму Минфина России от 16 августа 2011 года N 03-03-06/3/7 в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Полагаем, что указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

Директор Департамента оплаты труда,

трудовых отношений и

социального партнерства

Минтруда России

М.С.Маслова



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 60.34%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.38%
  • Затрудняюсь ответить 23.28%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль