что делать, если работник после возвращения из командировке потерял командировочное удостоверение?

1258

Вопрос

"Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста: что делать, если работник после возвращения из командировке потерял командировочное удостоверение?"

Ответ

Если работник потерял командировочное удостоверение, то есть риск, что ПФР и ФСС РФ приравняют командировочные расходы к зарплате и начислят на них страховые взносы. Данная позиция приводится и в письме Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647 и обосновывается следующим образом. Объектом для начисления взносов являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Из данных выплат в базу по взносам не входят только те, что перечислены в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, среди которых поименованы документально подтвержденные командировочные расходы. Правила документального оформления командировок закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Из п. п. 7, 15, 26 названного Положения следует, что срок пребывания в служебной поездке подтверждает командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны, которое работник после возвращения должен вместе с другими документами приложить к авансовому отчету. По мнению Минтруда, из этих норм прямо следует, что авансовый отчет, к которому не приложено удостоверение, составлен с нарушением законодательства РФ, а следовательно произведенные на основании этого документа выплаты нельзя считать возмещением командировочных расходов. И поэтому они облагаются взносами в общем порядке.


Более подробно о командировочном удостоверении вы можете узнать в статье.


Во избежание указанного риска организация-работодатель может попробовать восстановить утерянное удостоверение. Например, можно договориться с организацией, где проходила командировка, чтобы она проставила в новом удостоверении соответствующие отметки о дате приезда и убытия сотрудника из командировки. Если получить отметки принимающей стороны не удастся, можно попробовать заполнить в новом удостоверении только свою часть. Так, Минтруд РФ в своем письме от 14.02.2013 г. № 14-2-291 признает, что в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки может быть подтвержден иными документами, в частности:

  • приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;

  • служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;

  • проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;

  • счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Аналогичный вывод следует также из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Документальное оформление

По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, а также заполнить авансовый отчет для бухгалтерии.

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (по форме № Т-10 или самостоятельно разработанной форме) должны стоять отметки организации (учреждения), в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения). Но если такие отметки проставить невозможно (например, сотрудник находился на конференции или выставке), то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:

Конкретный порядок документального подтверждения факта нахождения в сотрудника в командировке при невозможности проставления отметок в командировочном удостоверении работодателю следует закрепить в локальном акте, например Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ).


Мы рассказывали ранее о Бланке командировочных удостоверений: что изменилось в материале по ссылке.


Аналогичный вывод следует из письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291и письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации (учреждения).

Служебное задание

В служебном задании (по форме № Т-10а или самостоятельно разработанной форме) нужно заполнить графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот отчет должен быть согласован с руководителем структурного подразделения. Такие правила установлены в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно составить в одном экземпляре. Заполнить его можно как от руки, так и на компьютере. В оформлении участвуют сотрудник, вернувшийся из командировки, и бухгалтер организации (учреждения).

На лицевой стороне отчета сотрудник должен указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне – перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов.

На основании авансового отчета и приложенных к нему документов организация возмещает сотруднику командировочные расходы.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует требованиям законодательства, выплаты по нему не будут признаны командировочными расходами.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база:

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 октября 2013 года N 17-4/1647

О взносах с командировочных

Департамент развития социального страхования совместно с Департаментом оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства рассмотрел запрос ЗАО "Актион-Медиа" от 17.09.2013 N 63-У по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на сумму командировочных расходов в случае отсутствия в приложении к авансовому отчету работника командировочного удостоверения и сообщает свое мнение.

Частью 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее -Федеральный закон N 212-ФЗ) определено, что объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов - организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые ими в пользу физических лиц, в частности, в рамках трудовых отношений.

При этом согласно части 1 статьи 8 Федерального закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных частью 1 статьи 7 Федерального закона N 212-ФЗ, начисленных организациями за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в статье 9 Федерального закона N 212-ФЗ.Частью 2 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ определено, что при оплате организациями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), разработанного в соответствии со статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации, установлено, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев, указанных в пункте 15 Положения.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно пункту 15 Положения направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Исходя из положений пункта 26 Положения, работник по возвращению из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету или ненадлежащее их оформление влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Заместитель директора
департамента развития
социального страхования и
государственного обеспечения
Минтруда России
Л.А.Котова

  1. Нормативно-правовая база: Письмо Минтруда РФ от 14.02.2013 года N 14-2-291

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 14 февраля 2013 года N 14-2-291

О направлении работников в командировки

4. В случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о факте нахождения работника в месте командировки, отмечаем, что, согласно пункту 7 Положения, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них).

Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.

Согласно письму Минфина России от 16 августа 2011 года N 03-03-06/3/7 в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;- проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.

Полагаем, что указанный порядок документального оформления командировочного удостоверения следует закрепить внутренним локальным документом организации.

Директор Департамента оплаты труда,

трудовых отношений и

социального партнерства

Минтруда России

М.С.Маслова



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.98%
  • Иногда 56.69%
  • Не оформляем срочников 19.32%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль