Должны ли в личных делах храниться копии паспорта, снилс и инн и нужна ли сейчас опись в личном деле?

3876

Вопрос

У нас в марте будет проверка вышестоящей организации, будут смотреть личные дела сотрудников.

Должны ли в личных делах храниться копии паспорта, снилс и инн и нужна ли сейчас опись в личном деле? 

Ответ

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.


Читайте о хранении кадровых документов 2016, чтобы не совершать ошибок.


Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

внутренняя опись документов дела;

личный листок по учету кадров;

анкета;

дополнение к личному листку по учету кадров;

автобиография;

заявление о приеме на работу;

копия документа, удостоверяющего личность;

копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

копия ИНН;

должностная инструкция;

копии документов об образовании;

характеристики и рекомендательные письма;

личные заявления работника;

трудовой договор;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

аттестационные листы;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Подробнее о хранении, ревизии и пополнении личных дел документами см. в доп. материалах.

Примечание:

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Пополнение новыми документами

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как дело заводят сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Документы располагают в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Хранение личных дел

В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 3.6.7 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Личные дела сотрудников храните 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно (ст. 656 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Пример оформления личного дела сотрудника

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Ситуация: Обязана ли организация вести личные дела сотрудников

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской службы (подп. 5 п. 1 ст. 44 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.1%
  • Не оформляем срочников 19.18%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль