Как составить должностную инструкцию на инспектора и ведущего специалиста отдела кадров?

2705

Вопрос

Должностная инструкция на ведущего специалиста отдела кадров и инспектора отдела кадров? Спасибо

Ответ

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять.

Как правило, должностная инструкция разрабатывается на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Вместе с тем, если должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда работодатель может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики, основываясь на тех правах и обязанностях, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Таким образом, в связи с тем, что должности "ведущего специалиста отдела кадров" и "инспектора отдела кадров" в квалификационных справочниках отсутствуют. При этом Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 содержит квалификационные требования к должности "Инспектор по кадрам", то приведенные ниже должностные инструкции являются примерными. Следовательно, на их основе Вы можете разработать свои должностные инструкции, с учетом фактических обстоятельств деятельности Вашей организации.

Также отметим, что должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
  • порядок назначения и освобождения от должности;
  • наличие и состав подчиненных;
  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: В каких случаях вводится должностное наименование «главный», «ведущий», «старший»

Категории «ведущий», «старший» являются производными от соответствующих базовых должностей, содержащихся в Квалификационном справочнике, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Применение должностного наименования «старший» возможно, если сотрудник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Данная должность может быть установлена в виде исключения и при отсутствии исполнителей в непосредственном подчинении сотрудника, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы. При этом для должностей специалистов, по которым предусматриваются квалификационные категории (например, инженер I категории), должностное наименование «старший» не применяется.

Должностные обязанности категории «ведущий» устанавливают на основе характеристик соответствующих должностей специалистов. Помимо этого на них возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурных подразделений либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро). Требования к необходимому стажу работы категории «ведущий» повышаются на 2–3 года по сравнению с предусмотренными для специалистов I квалификационной категории.

Такие правила установлены пунктом 7 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Категория «главный» в отдельных случаях прямо предусмотрена Квалификационным справочником, утвержденным постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37, в наименовании должности и связана с повышенными квалификационными требованиями к занятию таких должностей (главный инженер, главный бухгалтер, главный энергетик и т. п.). Помимо этого категория «главный» может быть установлена локальным актом организации в зависимости от требования к образованию и квалификации сотрудника, например, «главный специалист по...» (ст. 8 ТК РФ).

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Формы: Должностная инструкция инспектора по кадрам

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.В. Львов
13.02.2012

Должностная инструкция № 224
инспектора по кадрам

г. Москва 13.02.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
инспектора по кадрам.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается
генеральным директором по представлению непосредственного руководителя.

1.3. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее
профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Инспектор по кадрам в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, локальными нормативными актами организации;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор по кадрам должен знать:

  • законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по ведению
    документации по учету и движению персонала;
  • трудовое законодательство;
  • структуру и штат организации;
  • порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников
    организации;
  • порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих,
    общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • порядок ведения банка данных о персонале организации;
  • основы делопроизводства;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • Правила трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности
исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Инспектор по кадрам обязан:

2.1. Вести учет личного состава организации, ее подразделений в соответствии с
унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым
законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую
установленную документацию по кадрам.

2.3. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с
трудовой деятельностью.

2.4. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных,
конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.5. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового
стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.6. Производить записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.7. Вносить информацию о количественном, качественном составе работников и их
движении в банк данных о персонале организации, следить за его своевременным
обновлением и пополнением.

2.8. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль за
составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.9. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для
назначения пенсий работникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.10. Изучать причины текучести кадров, участвовать в разработке мероприятий по ее
снижению.

2.11. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к
сдаче на хранение в архив.

2.12. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях
организации и соблюдением работниками Правил трудового распорядка.

2.13. Составлять установленную отчетность.

3. ПРАВА

Инспектор по кадрам вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о
недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководстваоказания содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и
документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Инспектор по кадрам несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся
под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой
инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора
от 16 января 2012 г. № 67.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
13.02.2012

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Инспектор по кадрам П.А. Беспалов
14.02.2012

  1. Формы: Должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.В. Львов
13.02.2012

Должностная инструкция № 224
ведущего специалиста по кадрам

г. Москва 13.02.2012

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность ведущего специалиста по кадрам.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается
генеральным директором по представлению непосредственного руководителя.

1.3. На должность ведущего специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее
профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет в области трудового права.

1.4. Ведущий специалист по кадрам в своей деятельности руководствуется:

  • действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
  • уставом организации, локальными нормативными актами организации;
  • настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ведущий специалист по кадрам должен знать:

  • законодательные и нормативно-правовые акты, методические материалы по
    управлению персоналом;
  • трудовое законодательство;
  • структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы
    развития;
  • порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
  • источники обеспечения предприятия кадрами;
  • методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;
  • положения о проведении аттестаций и квалификационных испытаний;
  • порядок избрания (назначения) на должность;
  • порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их
    движением;
  • порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;
  • порядок составления отчетности по кадрам;
  • основы психологии и социологии труда;
  • основы экономики, организации труда и управления;
  • средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
  • Правила трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Ведущий специалист по кадрам подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия ведущего специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Ведущий специалист по кадрам обязан:

2.1. Выполнять работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий,
специальностей и квалификации.

2.2. Принимать участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

2.3. Проводить изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной
структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по
учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением
работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью
определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по
замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

2.4. Участвовать в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения
потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями,
контактов с предприятиями аналогичного профиля.

2.5. Информировать работников предприятия об имеющихся вакансиях.

2.6. Принимать участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

2.7. Осуществлять контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и
молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и
специальностью, проведением их стажировок, принимать участие в работе по адаптации
вновь принятых работников к производственной деятельности.

2.8. Участвовать в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой
карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности
обучения.

2.9. Принимать участие в организации работы, методическом и информационном
обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их
решений.

2.10. Анализировать состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками
предприятия Правил трудового распорядка, движение кадров, участвовать в разработке
мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

2.11. Контролировать своевременное оформление приема, перевода и увольнения
работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности,
соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для
установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной
документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о
персонале предприятия.

2.12. Составлять установленную отчетность.

2.13. Контролировать и координировать выполнение обязанностей подчиненных ему работников.

3. ПРАВА

Ведущий специалист по кадрам вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о
недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить
предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководстваоказания содействия в исполнении своих должностных
обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и
документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист по кадрам несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере
необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся
под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой
инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора
от 16 января 2012 г. № 67.

СОГЛАСОВАНО

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова
13.02.2012

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Ведущий специалист по кадрам П.А. Беспалов
14.02.2012

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль