Как произвести расчет за несвоевременную выдачу трудовой книжки сотрудник?

3519

Вопрос

Добрый вечер. Работник был уволен 30.09.2013 г. по заявлению, отправленному по факсу, трудовую книжку, соответственно, не забрал, 05.10.2013 г. работодателем в его адрес было направлено уведомление о необходимости забрать трудовую книжку и снятия ответственности по задержки трудовой. В январе 2014 г. в организации проходила плановая проверка трудовой инспекции, где данный факт был установлен (хотя на этот момент работник уже заявление направил, а организация в свою очередь отправила трудовую) и вынесено предписание по производству расчетов с этим человеком за задержку трудовой. По правилам заполнения и ведения трудовых я должна отменить увольнение 30.09.2013 г. и указать дату увольнения 05.10.2013 г. Работник иногородний, проживает совсем в другом городе, скорее всего, уже работает, как нам произвести расчет по этому факту? Заранее спасибо.

Ответ

Согласно ст. 234 ТК РФ, за несвоевременную выдачу трудовой книжки сотрудник вправе потребовать возместить ему материальный ущерб в размере не полученного им заработка за все время неправомерного удержания трудовой книжки.


Интересная информация о выдаче трудовой книжки размещена здесь.


Менять дату увольнения не надо, если работник не требует этого. Надо начислить и выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула за период с 01.10.2013 г. по 04.10.2013 г.

Сумму оплаты вынужденного прогула за несвоевременную выдачу трудовой книжки надо рассчитать в порядке, предусмотренном ст. 139 ТК РФ: надо рассчитать средний заработок работника со дня, следующего за днем увольнения, по день выдачи трудовой книжки. Расчет среднего заработка производится путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, пропущенных в связи с вынужденным прогулом из-за задержки выдачи трудовой книжки.


Читайте о невыдаче трудовой больше информации в статье по ссылке.


Таким образом, Вам надо оплатить работнику время вынужденного прогула. Позвоните работнику, и предложите забрать деньги. Если он не отреагирует, направьте ему письмо (заказное, с уведомлением) с предложением явиться в организацию для получения суммы оплаты вынужденного прогула за время задержки трудовой книжки. Чтобы отчитаться о выполнении предписания, представьте в трудовую инспекцию расчет оплаты вынужденного прогула и копию письма, направленного работником. Если ко дню истечения срока выполнения предписания работник получит начисленную сумму, представьте в инспекцию копию платежного документа.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как произвести окончательный расчет и выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

В последний день работы сотрудника произведите с ним окончательный расчет, а также выдайте ему:*

Об этом говорится в части 5 статьи 80 Трудового кодекса РФ.

Если в день увольнения сотрудник не работал, то соответствующие суммы выплатите на следующий день после обращения сотрудника за расчетом (ст. 140 ТК РФ).

Внимание: за несвоевременную выдачу трудовой книжки и выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника предусмотрена материальная и административная ответственность (ст. 234, 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

За несвоевременную выдачу трудовой книжки сотрудник вправе потребовать возместить ему материальный ущерб в размере не полученного им заработка за все время неправомерного удержания документа. Это объясняется тем, что, не имея трудовой книжки, сотрудник лишен возможности трудоустроиться. Об этом говорится в статье 234 Трудового кодекса РФ. Заработок для оплаты времени вынужденного прогула по причине несвоевременной выдачи трудовой книжки рассчитывайте в порядке, предусмотренном статьей 139 Трудового кодекса РФ (определение Санкт-Петербургского городского суда от 24 апреля 2012 г. № 33-5539/2012, апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 24 июля 2013 г. № 33-2574-2013, определение Московского городского суда от 24 ноября 2010 г. № 33-36584).

За несвоевременную выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника работодатель обязан выплатить ему проценты в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования. Проценты начисляются за каждый день просрочки выплаты (в т. ч. за день фактического расчета) на всю не выплаченную в срок сумму. В трудовом или коллективном договоре с сотрудниками, а также в локальном нормативном акте может быть установлен более высокий размер компенсации, тогда работодатель выплачивает ее, исходя из размера, предусмотренного в договоре. Это следует из статьи 236 Трудового кодекса РФ.

Помимо материальной ответственности, за несвоевременную выдачу трудовой книжки и выплату окончательного расчета при увольнении сотрудника для организации и ее должностных лиц предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Из ответа «Как оформить увольнение по собственному желанию»

2. Журнал: Зарплата, № 11, ноябрь 2011

Выплаты работникам

ВЫПЛАТЫ ПРИ ЗАДЕРЖКЕ ВЫДАЧИТРУДОВОЙ КНИЖКИ

В последний день работы сотрудника работодатель обязан выдать ему трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. Если срок выдачи книжки по вине компании пропущен, работник вправе получить компенсационные выплаты.

В случае задержки выдачи трудовой книжки работнику положена компенсация. Если работодатель ее не выплатил, сотрудник вправе обратиться в суд, который может обязать работодателя перечислить еще и компенсацию за моральный вред, а также возместить судебные расходы работнику. О том, какие налоги и взносы нужно начислить на эти выплаты, рассмотрим в статье.

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА ЗАДЕРЖКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ и абз. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если трудовая выдана с опозданием, работодатель выплачивает сотруднику компенсацию (ст. 234 и ч. 1 ст. 165 ТК РФ). Ведь без нее он лишается возможности встать на учет на биржу труда или устроиться на новую работу.

Размер компенсации

В случае задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок (ст. 234 ТК РФ). В данном случае речь идет о среднем заработке (п. 62 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Он исчисляется в общем порядке согласно статье 139 ТК РФ и Положению об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

Отметим, что расчет среднего заработка производится путем умножения среднего дневного заработка на количество рабочих дней, пропущенных в связи с вынужденным прогулом из-за задержки выдачи трудовой книжки (п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы).

Как оформить выплату компенсации

Для бухгалтера основанием выплатить компенсацию работнику является приказ директора. Этот документ понадобится и в том случае, если после обращения работника в суд в организацию поступило решение арбитров о выплате компенсации. Образец приказа приведен ниже.

НДФЛ

Время, проведенное сотрудником без трудовой книжки, является вынужденным прогулом (п. 62 постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Выплата в виде заработка, не полученного в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, в Трудовом кодексе называется компенсацией. В отношении порядка налогообложения этой выплаты существуют две точки зрения.

К сведению

В ряде случаев работодатель не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовых книжек. Например, если работник в день увольнения отсутствовал и работодатель направил ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Первое мнение. Если эту выплату признать компенсацией, то исходя из дословного прочтения статьи 165 ТК РФ на нее не нужно начислять НДФЛ. Ведь согласно пункту 3статьи 217 НК РФ не облагаются налогом все виды компенсационных выплат, связанных, в частности, с увольнением работников, за исключением компенсации за неиспользованный отпуск.

Второе мнение. Но финансисты считают по-другому (письма Минфина России 05.04.2010 № 03-04-05/10-171 и от 23.11.2009 № 03-04-06-01/305). По их мнению, неполученный заработок не является компенсационной выплатой в понимании статьи 164 ТК РФ. То есть он не компенсирует сотруднику какие-либо затраты, связанные с исполнением им трудовых обязанностей, а только восстанавливает нарушенное право работника на получение платы за труд. Ведь во время вынужденного прогула сотрудник не работает. А значит, работнику нужно оплатить именно вынужденный прогул. Арбитры придерживаются аналогичного мнения (постановление ФАС Московского округа от 26.04.2007, 04.05.2007 № КА-А40/3164-07).

В перечне выплат, освобождаемых от налогообложения НДФЛ, суммы среднего заработка за время вынужденного прогула не указаны. Поэтому при исчислении налога они учитываются в полной сумме.

Кто должен уплатить НДФЛ в бюджет. В письме Минфина России от 25.07.2008 № 03-04-06-01/233 дополнительно указано, что взыскание суммы заработной платы за время вынужденного прогула в судебном порядке не освобождает работника от обязанности налогоплательщика. Уплатить налог в бюджет обязан работодатель (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Столичные налоговики заняли иную позицию. Они считают, что, если сумма выплат в решении суда указана без учета НДФЛ, работнику следует выплатить всю сумму полностью без удержания налога (письмо УФНС России по г. Москве от 03.07.2009 № 20-15/ 3/068512) . В этом случае нужно сообщить в налоговую инспекцию о том, что налог не удержан (п. 5 ст. 226 НК РФ). Форма сообщения приведена в приказе ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

Страховые взносы и взносы на случай травматизма

По общему правилу выплаты, связанные с увольнением работников (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск), не облагаются страховыми взносами (подп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , далее — Закон № 212-ФЗ). Однако, как и в случае с НДФЛ, выплата за задержку выдачи трудовой книжки контролирующими органами признается оплатой труда за время вынужденного прогула.

Средний заработок, начисленный за неотработанные дни, не указан в перечне выплат, на которые не начисляются страховые взносы (ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому его сумма облагается страховыми взносами в общем порядке (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ).

На нее начисляются также страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», далее — Закон № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

Средний заработок за время вынужденного прогула, связанного с несвоевременной выдачей трудовой книжки, по сути является зарплатой за неотработанные дни. Поэтому при налогообложении прибыли его сумма включается в состав расходов на оплату труда (п. 14 ст. 255 НК РФ).

Страховые взносы во внебюджетные фонды, начисленные на сумму причитающейся работнику выплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Бухучет

Денежная выплата за задержку выдачи трудовой книжки включается в состав расходов на оплату труда в период ее начисления (п. 5 , 8 и 16 ПБУ 10/99). Она отражается по дебету счетов учета затрат на производство (расходов на продажу) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

МОРАЛЬНЫЙ ВРЕД

За задержку выдачи трудовой книжки работник вправе требовать компенсацию морального вреда. Обратите внимание, что речь в данном случае идет исключительно о вреде, который носит неимущественный характер. Под этим подразумеваются, например, нравственные страдания, которые были причинены человеку в силу каких-либо незаконных действий (ч. 1 ст. 151 ГК РФ). Поэтому размер компенсации не зависит от размера возмещения имущественного вреда (реальных имущественных потерь).


Читайте о выдаче трудовой книжки при увольнении еще больше по ссылке.


Компенсация морального вреда выплачивается в денежной форме. Ее размер определяется соглашением между работником и работодателем и должен быть соразмерен причиненному вреду (п. 15 постановления Пленума ВС РФ от 24.02.2005 № 3). Если же стороны договориться не смогли, сумму компенсации определяет суд (ст. 237 ТК РФ и ст. 1101 ГК РФ).

Оформление компенсации морального вреда

Как и в случае выплаты компенсации за задержку выдачи трудовой книжки, для начисления компенсации морального вреда необходим приказ. Его составляют и в том случае, если работодатель обязан выплатить данную компенсацию по решению суда.

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Доходы, не подлежащие налогообложению, перечислены в статье 217 НК РФ. К ним, в частности, относятся все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат.

Возникает вопрос: можно ли отнести суммы, выплачиваемые в возмещение морального вреда, к компенсациям, ведь реальные имущественные потери отсутствуют? Исходя из определения компенсаций, приведенного в статье 164 ТК РФ, можно сделать вывод, что данное возмещение по сути является компенсацией, так как:

  • является денежной выплатой;

  • устанавливается в целях возмещения работнику затрат (в данном случае — моральных).

Следуя этой логике, сумму возмещения причиненного работнику морального вреда, назначенную по решению суда, нужно признавать компенсационной выплатой. Ее не нужно облагать НДФЛ (п. 2 письма Минфина России от 10.06.2010 № 03-04-06/10-21 и письмо УФНС России по г. Москве от 06.05.2010 № 20-14/3/047952@).

Страховые взносы и взносы на случай травматизма

Если компенсация морального вреда выплачивается по решению суда, значит, она начисляется вне рамок трудовых отношений. Поэтому сумма компенсации не является объектом обложения:

Налог на прибыль

Что касается возможности учета в расходах суммы возмещения морального вреда, то однозначного ответа на этот вопрос нет. По общему правилу расходы на возмещение причиненного ущерба учитываются в составе внереализационных расходов на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 265 НК РФ.

По мнению специалистов Минфина России, возмещение морального вреда не может быть приравнено к возмещению причиненного ущерба, поэтому учесть данные расходы нельзя (письма Минфина России от 09.12.2009 № 03-03-06/2/232 и от 19.03.2010 № 03-03-06/4/22).

Судьи с ними не согласны. Они считают, что при расчете налога на прибыль компенсацию морального вреда учесть можно (постановления ФАС Северо-Западного округа от 03.04.2009 № А42-6526/2007 и ФАС Западно-Сибирского округа от 25.04.2007 № Ф04-2428/2007 (33555-А27-15)).

Бухучет

Компенсация морального вреда не связана с расчетами по оплате труда. Ее следует включить в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). Для учета расчетов с бывшим работником организация может использовать счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В бухучете начисление компенсации отражают проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76

— начислена компенсация морального вреда, причиненного сотруднику.

Если организация не учитывает сумму компенсации морального вреда при расчете налога на прибыль, в бухгалтерском учете возникает постоянное налоговое обязательство. Его отражают записью:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль».

СУДЕБНЫЕ РАСХОДЫ

Если работник обращается за рассмотрением трудового спора в арбитражный суд, неизбежно возникают судебные расходы.

Согласно статье 101 АПК РФ судебные расходы состоят:

  • из государственной пошлины (ст. 333.16 АПК РФ);

  • судебных издержек, связанных с рассмотрением дела арбитражным судом (ст. 106 АПК РФ).

К судебным издержкам, в частности, относятся:

  • денежные суммы, выплачиваемые экспертам, свидетелям, переводчикам;

  • расходы на оплату услуг адвокатов и иных лиц, оказывающих юридическую помощь.

Все понесенные судебные расходы возмещаются той стороне, в пользу которой состоялось решение суда (ч. 1 ст. 110 АПК РФ). В нашем случае — работнику, которому трудовая книжка была выдана с опозданием.

Заметим, что окончательный размер расходов становится известным только по завершении рассмотрения дела.

День увольнения в случае задержки выдачи трудовой книжки

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя днем увольнения считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о расторжении трудового договора признается недействительной. Об этом говорится в абзаце 4 пункта 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Оформление компенсации судебных расходов

Бухгалтерия возмещает работнику судебные расходы на основании приказа директора. Его оформляют в произвольной форме. В приказе делают ссылку на судебное решение, согласно которому организация обязана произвести данную выплату.

НДФЛ

По поводу того, облагается ли НДФЛ компенсация работнику судебных расходов, есть две точки зрения.

НДФЛ начисляется. Такого мнения придерживаются специалисты Минфина России и большинство арбитражных судов. И вот почему. Не облагаемые налогом выплаты перечислены в статье 217 НК РФ. Но освобождение от налогообложения компенсации на оплату юридических услуг данная статья не предусматривает. Поэтому из указанной суммы налог должен быть удержан (письма Минфина России от 29.08.2011 № 03-04-05/3-611 , от08.04.2009 № 03-04-06-01/85 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2009 № 20-15/3/011144).

НДФЛ не начисляется. Основной аргумент сторонников этой точки зрения состоит в том, что возмещение судебных расходов имеет своей целью восстановление положения, существовавшего до нарушения прав работника работодателем. Физическому лицукомпенсируют оплаченные ранее расходы, и никакой экономической выгоды при этом оно не получает. Следовательно, объект налогообложения по НДФЛ отсутствует (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 02.08.2010 № А29-10481/2009 и письмо Минфина России от 08.04.2009 № 03-04-06-01/85).

Страховые взносы и взносы на случай травматизма

Согласно части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ взносы во внебюджетные фонды начисляются на выплаты:

  • в рамках трудовых отношений;

  • по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;

  • авторским договорам.

Сумма возмещения судебных расходов не относится к выплатам, связанным с оплатой по какому-либо из перечисленных договоров, поэтому начислять страховые взносы на нее не нужно.

Не облагается данная компенсация и взносами на случай травматизма (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Налог на прибыль

Организация вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на суммы компенсированныхработнику судебных расходов (подп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ и письмо Минфина России от 03.06.2010 № 03-03-06/1/373). Сделать это нужно в тот день, когда суд вынес соответствующее решение (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ и письмо УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16-15/102335@). Аналогичного подхода придерживаются и арбитражные суды (постановление ФАС Поволжского округа от 11.11.2008 № А55-733/08).

Бухучет

Сумму возмещения судебных расходов следует включить в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99) и отразить проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 76

— отражены судебные расходы, подлежащие возмещению работнику.

ПРОЦЕНТЫ ЗА ПРОСРОЧКУ ИСПОЛНЕНИЯ СУДЕБНОГО РЕШЕНИЯ

Если работодатель неправомерно задерживает исполнение решения суда, арбитры могут обязать его выплатить работнику компенсацию. Один из способов такой компенсации — индексация присужденных сотруднику средств на день исполнения решения суда (п. 2 Определения КС РФ от 06.10.2008 № 738-О-О).

В этом случае организация обязана будет уплатить проценты на всю сумму полагающихся работнику денежных средств. Размер процентов определяется исходя из ставки рефинансирования Банка России, действующей на дату исполнения денежного обязательства. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 395 ГК РФ.

О.В. Негребецкая,

эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Н.В. Левенец,

эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.92%
  • Иногда 55.85%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль