Должны ли оригиналы документов в обязательном порядке находится в обособленном подразделении?

1911

Вопрос

Наша организация находится в г.Сургуте, а обособленное подразделение в г.Ханты-Мансийске. Встал вопрос о наличии локальных-нормативных актов (положений), а также должностных инструкций сотрудников (оригиналов, утвержденных генеральным директором) в этом подразделении. Должны ли оригиналы этих документов в обязательном порядке находится в обособленном подразделении, и кто должен утверждать должностные инструкции? При этом, главный офис находится в г.Сургуте, весь офисный состав, включая бухгалтеров, юристов, кадровиков - в Сургуте. В ОП г.Ханты-Мансийска таких специалистов нет, но Есть свой руководитель ОП, инженерный и технический состав. Спасибо.

Ответ

Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.

В соответствии с ч. 3 ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).

Как мы поняли из вопроса, у Вас централизованное ведение кадрового делопроизводства, при такой организации учета в штатном расписании обособленного подразделения организации не предусматривается должность кадровика, а также не создается кадровая служба.


Также прочитайте о локальных нормативных актах ООО более подробно.


В данном случае в обособленном подразделении организации назначаются ответственные лица, которые будут отвечать за передачу кадровых данных, а также документов в центральную кадровую службу. Также отметим, что при централизованном учете является целесообразным прописать весь порядок передачи данных (документов) в центральный офис. Данный порядок можно прописать, например, в Инструкции по делопроизводству. Вместе с тем, от установленного порядка будут зависеть все процедуры оформления.

Что касается локальных нормативных актов

При централизованном учете, все оригиналы локальных нормативных документов находятся в центральном отделе кадров. При этом, все необходимые заверенные копии локальных документов должны быть в обособленном подразделении организации, с которыми и будут знакомиться сотрудники. Там же в обособленном подразделении должны быть подтверждения того, что работники с данными локальными документами ознакомлены (т.е. журнал ознакомления, реестр на оборотной стороне инструкции и иной способ ознакомления). После ознакомления с данными документами сотрудников, ответственный сотрудник обособленного подразделения должен направить их в центральный офис, при этом, себе необходимо также оставить копии подтверждения с ознакомлением.

Что касается подписания локальных документов (должностных инструкций)

В соответствии со статьей 20 ТК РФ, работодатель – в вашей ситуации юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

В свою очередь, генеральный директор организации является представителем юридического лица.

Вместе с тем, генеральный директор, действует на основании Устава, и имеет право на основании доверенности делегировать свои полномочия по регулированию кадровых вопросов директору обособленного подразделения. При этом, полномочия директора обособленного подразделения ограничены управлением и кадровой расстановкой внутри обособленного подразделения.

Однако, в связи с тем, что у Вас именно централизованное ведение кадрового делопроизводства, то и локальные акты, и должностные инструкции на Ваших работников должны утверждаться директором (уполномоченным лицом) головной организации.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

<...>

Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ситуация: Можно ли составить отдельное штатное расписание для филиала (представительства) организации

Нет, нельзя.

Филиал не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль