Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?

1151

Вопрос

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации? Является ли наличие кадрового резерва обязательным?

Ответ

Формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование являются одним из важнейших направлений кадровой работы на государственной и муниципальной службе, а формирование кадрового резерва на конкурсной основе и его эффективное использование - это одно из приоритетных направлений формирования кадрового состава государственной и муниципальной службы. Наличие кадрового резерва является обязательным только для замещения должностей государственной службы (ст. 17 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ (ред. от 02.07.2013) "О системе государственной службы Российской Федерации").

Тем не менее, в настоящее время создание кадрового резерва как метода нематериальной мотивации сотрудников набирает обороты. Наличие в кадровом резерве специалистов, проходящих профессиональную переподготовку, дополнительное обучение по прямым и смежным специальностям, позволяет организации существенно снизить затраты на подбор и адаптацию новых сотрудников.

Содержание положения о кадровом резерве полностью зависит от специфики конкретной организации и ее кадровой политики. Каких-то специальных документов, регламентирующих создание положения о кадровом резерве в организации, действующим законодательством РФ не предусмотрено.

Подробности в материалах Системы:

 

  1. Правовая база: ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 27.05.2003 № 58-ФЗ

О системе государственной службы Российской Федерации (с изменениями на 2 июля 2013 года)

 

 

Статья 17. Кадровый резерв для замещения должностей государственной службы

Для замещения должностей государственной службы создаются федеральный кадровый резерв, кадровый резерв в федеральном государственном органе, кадровый резерв субъекта Российской Федерации и кадровый резерв в государственном органе субъекта Российской Федерации.

˂…˃

2. Журналы и книги:

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?№11, Ноябрь 2013

Эффективность персонала/Составляем документ

Заложите основу для надежного и профессионального кадрового резерва. Грамотно составьте Положение об этом резерве. Что прописать?

Когда из компании ушел руководитель отдела сбыта, а затем специалист по МСФО, замену им нашли только через четыре месяца. По сути, это было время простоя. Гендиректор сказал HR-директору: «Давайте создадим скамейку запасных из своих наиболее способных сотрудников, чтобы потом назначать их на освобождающиеся должности. Пусть руководители подразделений скажут, кого из их подчиненных включить». Но это не помогло: многие из этих запасных, заняв высокие должности, не справлялись.

HR-директор объяснил руководителю, в чем причины. Во-первых, как известно, руководители подразделений не всегда рекомендуют действительно самых способных. Ведь их могут забрать из подразделения и руководителю это не нужно. Во-вторых, даже если предположить, что начальники отделов пытаются выдвинуть лучших, нельзя полагаться только на их рекомендации. HR-директор убедил гендиректора, что надо решать проблему основательно – формировать полноценный кадровый резерв. Отбирать в него кандидатов не только по рекомендациям, но и по результатам оценки профессиональных и личностных качеств. Материалы для оценки надо предварительно разработать. И вообще прописать, как будет проходить отбор в кадровый резерв. Гендиректор поддержал идею, и HR-директор начал писать «Положение о кадровом резерве».

Документ этот основополагающий. Стремясь все тщательно в нем прописать, некоторые компании вносят в него положения, которые касаются не только самих резервистов, но и их руководителей, а также тех, кого «запасные игроки» заменят. Например, в одном банке в Положении о кадровом резерве прописали, что руководитель сотрудника, включенного в резерв, обязан пройти тренинг по делегированию полномочий и затем подключать резервиста к управлению подразделением. А в промышленном холдинге в положении есть пункт, который гласит: «Если руководитель любого уровня выходит на пенсию сразу, как только достиг соответствующего возраста, ему выплачивается премия в размере пяти окладов. Если позже, премия не выплачивается». Такое правило призвано стимулировать людей пенсионного возраста освобождать места для резервистов.

Включать в резерв принудительно или добровольно? Можно ли выдвинуть себя? Пропишите принципы

Иначе говоря, сформулируйте основные правила формирования резерва и узаконьте их, прописав в положении. Это нужно сделать, чтобы всем было ясно, кого могут включать в резерв и как: выбирают достойного кандидата по результатам работы и решением руководства записывают в резерв либо проводится конкурс, в котором может участвовать каждый. Это означает по сути, что разрешается выдвигать себя в претенденты на место в резерве.

И еще один момент, который может показаться странным: «Вправе ли сотрудник отказаться от вхождения в пул будущих руководителей?» Есть категории сотрудников, у которых практически отсутствует желание продвигаться по карьерной лестнице. Например, IT-специалисты, профессионалы в области рынка ценных бумаг и МСФО. Часто они делают ставку на то, чтобы стать настоящим специалистом своего дела, которого высоко ценят и чей труд щедро оплачивают.

Пример

HR-директор «Объединенной судостроительной компании», формулируя правила работы по созданию «скамейки запасных», выявил шесть главных принципов и включил их в Положение о кадровом резерве. Формулировки выглядели так:

1. Принцип объективности.
Всесторонне и объективно оцениваются результаты профессиональной деятельности, знаний, навыков, компетенций и личностных качеств кандидатов для зачисления в кадровый резерв. Критерии для оценки разрабатывает специальная комиссия.

2. Принцип равных возможностей.
Любой работник компании может подать заявку на включение в кадровый резерв и участвовать в отборочном конкурсе.

3. Принцип добровольности.
Войти в кадровый резерв сотрудник может только добровольно. Принуждение не допускается.

4. Принцип гласности.
Информация о формировании резерва и работе с ним не скрывается, доступна всем сотрудникам.

5. Принцип мобильности.
Сотрудник, успешно прошедший программу подготовки кадров, может быть выдвинут и назначен на должность, подходящую по уровню развития профессиональных и личностных компетенций, в любое время и в любом подразделении компании.

6. Принцип личной ответственности.
Работники, включенные в кадровый резерв, несут ответственность за саморазвитие и обучение. Руководитель, выдвинувший работника в кадровый резерв, отвечает за успехи подчиненного.

Обозначьте, кто отвечает за работу с резервом. Укажите конкретно состав комиссии и то, чем она занимается

Исполнительным органом резерва не может быть какое-то одно должностное лицо/служба. Нужен коллегиальный орган, в который войдут топ-менеджеры, сотрудники – эксперты в своей сфере, а также HR-директор и менеджеры HR-службы. Словом, специальная комиссия из нескольких авторитетных в компании людей. Чтобы она реально функционировала, четко и конкретно пропишите, что именно она должна делать. Обрисуйте и круг задач, которые будет решать HR-служба.

Пример

Описывая функционал комиссии по формированию кадрового резерва и организации ее работы, HR-директор решил предельно точно обрисовать, что она обязана делать. Получился такой перечень:
– разрабатывает профили должностей, на которые готовятся резервисты;
– определяет критерии оценки кандидатов, привлекая руководителей и сотрудников-экспертов;
– проводит отбор самих кандидатов и формирует список лиц, включенных в кадровый резерв;
– составляет план и программу обучения (самообучения) резервистов;
– координирует работы по профессиональной подготовке и стажировке резервистов;
– оценивает и отбирает кандидатов, которых можно назначать на более высокую должность.

Комиссия заседает не реже одного раза в квартал. Ее решения оформляются протоколом. Решения считаются правомочными, если на заседании присутствуют не менее 2/3 ее состава. При равенстве голосов решающим является голос председателя.

Далее следовал пункт о задачах HR-службы: «Служба по персоналу осуществляет общий контроль за работой комиссии, координирует всю деятельность по формированию кадрового резерва».

Чтобы в компании не говорили, что отбор субъективный, четко пропишите требования и этапы отбора

Иными словами, сделайте процесс формирования кадрового резерва по возможности прозрачным и определенным. Пусть все знают, кто именно может претендовать на включение в состав резерва и как туда попасть. Как правило, компании проводят конкурсный отбор. Укажите, как именно он проводится и кто в нем может участвовать. Например, какой стаж работы в компании должен быть у претендента, каким опытом, а также личностными и профессиональными качествами он должен обладать. Определите и то, как и кто может выдвинуть сотрудника в число претендентов на включение в кадровый резерв.

Пример

«…4.1. Участвовать в конкурсном отборе могут сотрудники компании, работа и поведение которых отвечает следующим требованиям: стаж работы в компании – не менее двух лет; высокие производственные показатели в работе; лояльность компании и добросовестное отношение к выполнению служебных обязанностей; соблюдение трудовой дисциплины; систематическое повышение профессионального уровня; развитое чувство ответственности; организаторские способности.

4.2. Стать участником конкурсного отбора можно одним из трех способов:
– путем самовыдвижения, заполнив заявку на корпоративном внутреннем сайте;
– кандидата в резерв выдвигает непосредственный руководитель, подав в комиссию рекомендацию;
– кандидата в резерв выдвигает HR-служба по итогам ежегодной оценки профессиональных и личностных компетенций. Заполняется рекомендация и подается в комиссию.

Этапы отбора в кадровый резерв можно прописать, просто перечислив их либо разместив в таблице (таблица 1).

Таблица 1. Как проводится отбор в кадровый резерв: этапы, виды работ и ответственные

Этап

Что необходимо сделать

Кто ответственный

Создание конкурсной комиссии

1. Анализируется потребность в создании новых и замещении уже имеющихся должностей, которые станут вакантными
2. Издается приказ о создании комиссии по отбору претендентов на руководящие должности, ее полномочиях, сроках и порядке деятельности

HR-служба

Разработка профилей должностей (или проверка уже сущест-вующих), на которые готовится резерв

1. Приказ генерального директора о создании рабочей группы по разработке профилей должностей. В нее включаются руководители подразделений и специалисты HR-службы
2. Формулирование требований к участникам конкурса: уровень образования, квалификация, возраст, стаж, опыт, специальность

Линейные руководители, топ-менеджеры, курирующие направления, где предполагается замещение должностей резервистами

Подготовка инструкции о порядке выдвижения в резерв

1. Определяется порядок представления в комиссию документов
2. Объявляется дата, когда состоится конкурс, место и время работы комиссии 3. Принимаются заявления и другие документы в соответствии с выработанными требованиями

Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы

Отбор кандидатов в кадровый резерв

1. Анализ заявок на включение сотрудников в кадровый резерв – сверяются данные анкеты с требованиями, указанными в профилях должности /
2. Собеседования с подходящими кандидатами
3. Формирование списка тех, кто допущен к оценке
4. Разработка материалов и организация оценки
5. Формирование списка кадрового резерва по результатам оценки

Комиссия по формированию кадрового резерва и организации его работы

Утверждение состава кадрового резерва

1. Оформляется протокол комиссии, составляется список резерва
2. Издается приказ за подписью гендиректора, утверждающего список резервистов и определяющего порядок, сроки и условия их стажировки

Комиссия по формированию кадрового резерва, генеральный директор

Обратная связь участникам конкурсного отбора

1. Результаты отбора доводятся до его участников
2. Проводятся беседы с теми, кто успешно прошел отбор, предоставляется информация о том, что и как должны делать новые резервисты в дальнейшем 3. Организуются интервью с теми, кто не прошел отбор

HR-служба

Комиссия должна знать, как оценивать кандидатов в резерв. Определите инструменты и критерии

Вообще, оценку придется проводить как минимум дважды. Один раз – в начале конкурса, когда из списка претендентов отбираются сами резервисты. Второй раз – после того, как зачисленные в резерв прошли обучение. Какие инструменты оценки Вы будете использовать в каждом случае, Вы решите сами, исходя из того, что именно Вам нужно измерить, учитывая специфику вашего бизнеса. В Положении пропишите все те методы оценки, которые Вы в принципе можете использовать: анкетирование; тестирование; интервьюирование; экспертную оценку; деловые игры; ассессмент-центр; кейсы; составление рейтинга качеств сотрудника; метод эталона; метод «360 градусов»; метод моментных наблюдений; результаты аттестации.

Что именно оценивать с помощью перечисленных выше методов, понятно – компетенции. Их Вы также перечислите в положении. К примеру, клиентоориентированность, способность работать в команде, умение делегировать полномочия. Но как именно измерить, насколько развита та компетенция, которой обладает кандидат? Предусмотрите шкалу, по которой конкурсная комиссия и будет определять, в какой степени компетенция развита у кандидата в резерв. Какой может быть эта шкала, смотрите в таблице 2.

Таблица 2. Так может выглядеть шкала для оценки степени развития компетенции у кандидатов в резервисты

Компетенция и ее описание

Шкала уровней развития компетенции (от самого низкого до самого высокого)

Уровень понимания

Базовый уровень

Средний уровень

Сильный уровень

Лидерский уровень

Профессионализм – умение выполнять любую задачу на самом высоком уровне

Выполняет свои задачи своевременно и качественно

Выполняет задачи быстрее, чем требуется, при этом не страдает качество, быстро учится на своих ошибках

Хочет развиваться профессионально, сам посещает тренинги и курсы, берет уроки мастерства у коллег

Проводит неформальные тренинги, инициирует наставничество, хочет работать с молодыми, передавать им опыт

Делится с коллегами секретами своего профессионального мастерства, помогает им сделать так же, как и он

Сплоченность, вера в команду – умение объединять свои усилия с усилиями других, готовность выполнить работу на 100 %

Хорошо работает в команде, своевременно информирует других, делится нужной информацией

Ждет позитивных результатов от команды, обеспечивает обратную связь, выказывает оптимистические ожидания

Выражает желание учиться у других (даже у подчиненных), стимулирует мозговые штурмы и дискуссии

Поддерживает других, помогает сотрудникам почувствовать свою силу и значимость. Публично благодарит лучших

Урегулирует конфликты, стремится создать команде хорошую репутацию, формирует дух сотрудничества

Клиентоориентированность – понимание того, что хочет клиент компании, и выстраивание своей работы под его потребности

Приветлив с клиентами, помогает им сориентироваться и выбрать то, что им действительно нужно

Разработал разные модели своего поведения, подстраивается под клиента в зависимости от ситуации

Рекомендует продукцию/услуги, рассказывает о возможных проблемах/нюансах, иногда может убедить

Выработал подход к каждому клиенту, старается предотвратить негативные ситуации в пользу клиента

Умеет преодолевать возражения клиента, выстраивает стратегию убеждения и презентацию на основе фактов, а не догадок

Укажите, какие виды резерва будете формировать: три вида – по уровню, два вида – по скорости назначения

Резервисты могут быть разными. Одно дело – резерв из рядовых сотрудников, которые могут быть назначены на позиции линейных руководителей, другое – скамейка запасных для топовых позиций. И по тому, как быстро кандидаты могут быть назначены на высокие должности, резерв тоже различается. Если у Вас есть такие различия (не все сотрудники с потенциалом повышаются через приблизительно одинаковое время), то пропишите их в Положении.

Пример

«…1.4. Кадровый резерв состоит из трех групп:
– I группа – сотрудники, которые способны занять освободившиеся высшие руководящие должности, согласовываются с собственниками бизнеса и с советом директоров;
– II группа – резерв для замещения позиций заместителя исполнительного директора, главного бухгалтера, главного инженера, руководителей подразделений;
– III группа – претенденты на должности начальников отделов, цехов, бюро, заместителей начальников, главных специалистов (узконаправленных профессионалов).

Кроме того, кадровый резерв делится на оперативный и стратегический. В оперативный включаются работники, которые способны приступить к работе на более высокой должности немедленно или в ближайшие год-два. В стратегический резерв входят молодые специалисты с лидерскими качествами, способные занять руководящие должности лишь через некоторое время».

Пропишите, чему и как должны обучаться резервисты, пока не заняли руководящие должности

Четко укажите, из чего будет складыватьсятеоретическая подготовка (базовая, для всех), а из чего – практическая (индивидуальная), какие семинары и конференции надо будет посещать, а что можно изучить дистанционно. Например, в рамках теоретической подготовки нужно пройти тренинги и семинары: «Навыки системного мышления», «Финансы для нефинансовых менеджеров», «Креативное мышление в бизнесе», «Навыки эффективной коммуникации», «Командное лидерство».

Установите, какая доля (из всей программы) должна приходиться на самообучение. Для этого внесите в положение пункт, обязывающий каждого резервиста составлять План самоподготовки (на основе разработанной программы). Предусмотрите порядок: в конце года каждый резервист составляет отчет о работе за год.

Пример

Сотрудникам, успешно завершившим обучение и прошедшим все испытания при отборе в кадровый резерв, гарантируется, что они смогут реализовать свой потенциал посредством инструментов:
– стать наставником для коллег путем назначения на эту позицию непосредственным руководителем;
– руководить новыми (и/или текущими) проектами в компании, подав заявку на позицию руководителя проекта в службу управления персоналом;
– перемещаться на равноценные должности (при нехватке свободных вышестоящих) в других подразделениях организации, чтобы наращивать дополнительные компетенции;
– замещать наставника/непосредственного руководителя на период его отсутствия (болезни, командировки, отпуска);
– проходить стажировки в других подразделениях компании, в том числе за границей.

Предусмотрите и бенефиты резервистам, и наказание – исключение из резерва на какой-либо срок или насовсем

Бенефиты могут быть самые разнообразные: прибавка к зарплате (в процентах от ее размера) после включения в кадровый резерв; материальная помощь, выплачиваемая, когда сотрудник идет в отпуск; улучшенный соцпакет. Если есть возможность, предусмотрите премию за инновации, внедренные с подачи резервистов.

Предусмотрите и нематериальные блага. Например, создайте «Клуб кураторства», где резервисты будут общаться с руководством компании. На любые темы. Важно, чтобы в этом общении так или иначе будущие управленцы перенимали опыт у успешных руководителей, делились с ними своими идеями. Пропишите в Положении, как часто собираются члены клуба, как проходят заседания.

Исключать из резерва на год или насовсем можно как по личному желанию сотрудника (по его заявлению), по состоянию здоровья, так и по объективным причинам – за то, что он не стремился обучаться, показал низкие результаты оценки. Еще одна возможная причина для исключения из пула талантов – резервист отказался занять вакансию, которую ему предложили.

Составляя списки резерва для разных должностей, не включайте одного и того же сотрудника в несколько списков

Нередко HR-ы действуют вопреки этому правилу, стремясь подготовить универсальные кадры: если резервист не подойдет для назначения на одну позицию, его можно будет назначить на другую. Но на самом деле у такого подхода много минусов. Во-первых, Вы можете запутаться – назначив резервиста, не вычеркнете его из других списков и будете думать, что там есть кадры. А потом неожиданно может оказаться, что нет – они все уже назначены. Во-вторых, качество подготовки резервиста будет страдать. Ведь для каждой должности надо готовить людей по своей программе.

Для удобства разработайте формы документов и сделайте их приложениями к Положению

Тогда никто – ни члены комиссии по формированию кадрового резерва и организации работы с ним, ни сами резервисты, ни HR-специалисты – не будет думать, как лучше оформить тот или иной документ. Скажем, заявку на участие в конкурсном отборе в кадровый резерв (для самовыдвиженцев и для руководителей, выдвигающих своих подчиненных), рекомендацию от HR-отдела, план теоретического и практического обучения, план самостоятельной подготовки, список лиц для включения в кадровый резерв, профиль должности.

Какие документы регламентируют создание положения о кадровом резерве в организации?

*Полный текст Положения и всех приложений к нему смотрите в прилагаемых документах.

Материалы для скачивания:

Светлана КОЗЛОВА,

руководитель отдела обучения и развития персонала компании «Каргласс»

27.01.2014г.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Горшнева Светлана,

эксперт самой кадровой справочной системы «Система Кадры»

 



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль