К каким приказам отнести и какой будет срок хранения приказов о компенсации затрат на использование сотрудником личного транспорта в служебных целях?

3896

Вопрос

Добрый день! Пожалуйста, дайте ответ на вопрос - к какие приказам отнести и какой будет срок хранения (по личному составу 75 лет хранения, по личному составу 5 лет хранения, по основной деятельности или другой какой-то вид) следующие приказы: 1. о привлечении к работе в выходной 2. об оплате по среднему (например, в случае перевода беременной на легкий труд, по мед.показаниям, а также в связи с выполнением других видов работ, с обучением) 3. о компенсации затрат на использование сотрудником личного транспорта в служебных целях 4. о замене части ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией 5. о ежемесячной выплате премии согласно действующему положению о премировании 6. о дополнительном отпуске - за ненормированный рабочий день, по отраслевому республиканскому соглашению для определённых профессий, должностей), за вредные условия труда 7. о простое 8. об утверждении/изменении графика работы (режима работы) Уточняю, что предприятие работает в условиях район Крайнего Севера. Предполагаю, что некоторые приказы, связанные именно с этим, могут быть сроком хранения 75 лет (например, отпуск за вредные условия труда???) Надеюсь получить конкретный ответ, так как нигде точной информации именно по данным видам приказов не нашла. Заранее благодарю!

Ответ

Вопросы, касающиеся организации хранения, комплектования, учета и использования документов, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Сроки хранения документов, данные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Ответственность за хранение этих документов несет руководитель организации.

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

  • организационные;

  • распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

  • информационно-справочные.

Следовательно, приказы бывают:

  • – по личному составу;

  • – по основной деятельности;

  • – по административно-хозяйственной деятельности.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

Документы, хранящиеся 75 лет:

По личному составу :

  • прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов);

  • личные карточки и дела работников;

  • трудовые договоры;

  • изменение фамилии;

  • поощрения, награждения;

  • оплата труда, премирование, различные выплаты;

  • материалы по аттестации рабочих мест во вредных или опасных условиях труда;

  • все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

  • отпуска по уходу за ребенком;

  • отпуска без сохранения содержания (заработной платы);

  • дежурства по профилю основной деятельности;

  • длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда).

Документы, хранящиеся 5 лет:

По личному составу:

  • отпуска в связи с обучением,

  • о дежурствах,

  • о командировках внутри страны,

  • приказы об отпусках ( кроме отпусков за вредность , которые хранятся 75 лет)

  • о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

  • о привлечении работника к дисциплинарной ответственности

  • о привлечении к работе в выходные и праздничные дни;

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Приказам по административно-хозяйственной деятельности

  • эксплуатация зданий, помещений;

  • транспортное обслуживание, внутренняя связь;

  • охрана.

Остальные приказы относятся к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

  • 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

  • 2) утверждение (изменение) штатного расписания;

  • 3) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

  • 4) планирование деятельности;

  • 5 контроль за деятельностью (отчетность);

  • 6) установление режима работы и внесение изменений в него;

  • 7) финансирование деятельности;

  • 8) материально-техническое обеспечение;

  • 9) информационное и документационное обеспечение;

  • 10) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Следовательно, приказы, указанные в Вашем вопросе имеют определенные сроки хранения, согласно Перечня и относятся к таким видам документов:

1.о привлечении к работе в выходной – по личному составу срок хранения 5 лет;

2.об оплате по среднему (например, в случае перевода беременной на легкий труд, по мед.показаниям, а также в связи с выполнением других видов работ, с обучением) – по личному составу срок хранения 75 лет;

3. о компенсации затрат на использование сотрудником личного транспорта в служебных целях –по административно-хозяйственной деятельности срок хранения 5 лет

4. о замене части ежегодного дополнительного отпуска денежной компенсацией – по личному составу срок хранения 5 лет;

5. о ежемесячной выплате премии согласно действующему положению о премировании – по личному составу срок хранения 75 лет ;

6. о дополнительном отпуске - за ненормированный рабочий день, по отраслевому республиканскому соглашению для определённых профессий, должностей), за вредные условия труда – по личному составу 75 лет ;

7. о простое - по личному составу – 75 лет

8. об утверждении/изменении графика работы (режима работы), если речь идет о работах с вредными условиями труда или тяжелых работах - по личному составу 75 лет (если вредности на рабочих местах нет , то 3 -5 лет после замены новыми );

Примечание :

Обратите внимание , что к документам по личному составу со сроки хранения 75 лет относятся все документы , касающиеся трудовых отношений, которые так или иначе могут повлиять на реализацию пенсионных прав работников : любые документы об оплате труда ( и перевод на легкий труд с сохранением среднего заработка, и простой)

 

Подробности в материалах Системы:

1.Ответ:Как хранить документы в кадровой службе

Документы обязательные для хранения

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

В коммерческих организациях

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Какие документы относятся к документам по личному составу

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

  • приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);

  • личные дела;

  • личные карточки;

  • лицевые счета;

  • ведомости по начислению зарплаты;

  • трудовые договоры;

  • документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);

  • документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);

  • документы, подтверждающие вредные условия производства;

  • списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

  • формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).

В коммерческих организациях

Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.


Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив (п. 1.1.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить (п. 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Совет редактора: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

  • от 100 до 300 руб. для граждан;

  • от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль