Является ли должностная инструкция на любую должность и профессию на предприятии обязательным документом?

344

Вопрос

Доброе время суток. Является ли должностная инструкция на любую должность и профессию на предприятии обязательным документом? какую юридическую силу несет данный документ? каким критериям должностная инструкция должна обязательно соответствовать?

Ответ

Рассмотрев Ваши вопросы можно ответить:

  1. Является ли должностная инструкция на любую должность и профессию на предприятии обязательным документом?

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов. Следовательно, оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя.

 

  1. Какую юридическую силу несет данный документ?

Должностная инструкция содержит должностные обязанности и квалификационные требования к должности.

Следовательно, ее наличие позволит организации:

  • обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;

  • равномерно распределить обязанности между похожими должностями;

  • доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника, не исполняющего свои должностные обязанности;

  • корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору и в этом случае ее юридическая сила равнозначна юридической силе трудового договора. Обратите внимание, что в настоящее время гос. учреждения переходят на эффективный контракт и в соответствии с рекомендациями Минтруда все должностные обязанности должны быть закреплены именно в данном трудовом договоре (эффективном контракте).

Должностная инструкция может быть оформлена в виде отдельного локального нормативного акта , с которым работник под роспись должен быть ознакомлен при приеме на работу или переводе на новую должность. Должностная инструкция, с которой работник ознакомлен должным образом, обязательная для работника и для работодателя.

  1. Каким критериям должностная инструкция должна обязательно соответствовать?

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять. Как правило, должностная инструкция разрабатывается на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). На это указывают и специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1.

Однако, если должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда организация может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики, основываясь на тех правах и обязанностях, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

  • порядок назначения и освобождения от должности;

  • наличие и состав подчиненных;

  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Совет редактора: составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.

Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.

Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».

Ситуация: В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Ситуация: Как составить должностную инструкцию, если должность не входит в квалификационный справочник должностей

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее составлять. Как правило, должностная инструкция разрабатывается на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках (например, Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37). На это указывают и специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1.

Вместе с тем, существует вероятность, что должность, по которой работодателю нужно оформить инструкцию, в квалификационных справочниках отсутствует. Тогда организация может использовать квалификационные характеристики схожих (смежных) должностей или составить такие характеристики, основываясь на тех правах и обязанностях, которыми планирует наделить сотрудника, принимаемого на эту должность. Никаких ограничений на этот счет законодательство не содержит.

Ситуация: Можно ли оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации

Трудовую функцию сотрудника работодатель и сотрудник вправе определить трудовым договором или должностной инструкцией. Формально работодатель вправе установить одной части сотрудников должностные обязанности непосредственно трудовым договором, а другой части – должностными (производственными) инструкциями, поскольку это не противоречит свободе договора (ст. 21, 22, 57 ТК РФ).

Однако установление подобных различий может быть расценено как дискриминация в сфере труда (ст. 3 ТК РФ). В связи с этим во избежание споров и судебных разбирательств оформлять должностные инструкции только отдельным сотрудникам организации не рекомендуется.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

  1. Формы документов: Должностная инструкция главного бухгалтера

«Альфа»
ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

 

УТВЕРЖДАЮ
Директор
А.В. Львов
22.01.2013

 

Должностная инструкция № 1

главного бухгалтера

г. Москва 22.01.2013

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Главный бухгалтер назначается на должность и освобождается от должности приказом
руководителя организации.

1.2. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации, а по
отдельным вопросам согласовывает свою работу с финансовым директором.

1.3. Главному бухгалтеру подчиняются все сотрудники бухгалтерии.

1.4. Прием и сдача дел при назначении на должность и освобождении от должности главного
бухгалтера оформляются актом приема-передачи дел после инвентаризации имущества и
обязательств.

1.5. На время отсутствия главного бухгалтера (командировка, отпуск, болезнь и т. п.) права и
обязанности главного бухгалтера временно возлагаются на его заместителя, о чем объявляется
приказом по организации.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность главного бухгалтера назначается лицо:

  • имеющее высшее профессиональное образование по специальностям бухгалтерского
    учета и аудита и стаж работы, связанный с ведением бухгалтерского учета, составлением
    бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее
    трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего
    профессионального образования – не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

  • не имеющее неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере
    экономики.

2.2. Главный бухгалтер должен знать:

  • законодательство о бухгалтерском учете;

  • основы гражданского и трудового права, финансовое и налоговое законодательство;

  • нормативные и методические документы по вопросам организации бухгалтерского учета
    и составления отчетности, финансово-хозяйственной деятельности организации;

  • налоговый, статистический и управленческий учет;

  • порядок оформления бухгалтерских операций и организацию документооборота по
    участкам учета, порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской
    задолженности, порядок приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств,
    товарно-материальных и других ценностей;

  • формы и порядок финансовых расчетов;

  • условия налогообложения юридических и физических лиц;

  • правила проведения инвентаризаций имущества и обязательств, правила расчетов с
    кредиторами и дебиторами, правила проведения аудиторских проверок;

  • порядок и сроки составления бухгалтерской, налоговой, статистической отчетности;

  • компьютерные программы по бухгалтерскому учету, современные справочные и
    информационные системы в сфере бухгалтерского учета и управления финансами (БСС
    «Система Главбух» и др.);

  • правила хранения бухгалтерских документов и защиты информации.

3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Главный бухгалтер формирует учетную политику, исходя из специфики условий
хозяйствования, структуры, размеров, отраслевой принадлежности и других особенностей
деятельности организации.

3.2. Руководит формированием информационной системы бухгалтерского учета и отчетности в
соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого
учета, обеспечивает предоставление информации внутренним и внешним пользователям.

3.3. Организует работу по ведению регистров бухгалтерского учета, исполнению смет расходов,
учету имущества, обязательств, основных средств, материально-
производственных запасов, денежных средств, расчетов с контрагентами, издержек производства
и обращения, продажи продукции, выполнения работ (услуг), финансовых результатов
деятельности организации.

3.4. Обеспечивает своевременное и точное отражение на счетах бухгалтерского учета
хозяйственных операций, движения активов, формирования доходов и расходов, выполнения
обязательств.

3.5. Обеспечивает контроль за соблюдением порядка оформления первичных учетных
документов.

3.6. Организует информационное обеспечение управленческого учета, учет затрат на
производство, составление калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), учет по
центрам ответственности и сегментам деятельности, формирование внутренней управленческой
отчетности.

3.7. Возглавляет работу:

  • по подготовке и утверждению рабочего плана счетов бухгалтерского учета;

  • по подготовке и утверждению форм первичных учетных документов, применяемых для
    оформления хозяйственных операций, форм внутренней бухгалтерской отчетности в
    соответствии с требованиями действующего законодательства;

  • по обеспечению порядка проведения инвентаризации и оценки имущества и обязательств,
    документальному подтверждению их наличия, состояния и оценки;

  • по организации системы внутреннего контроля за правильностью оформления
    хозяйственных операций, соблюдением порядка документооборота, технологии обработки
    учетной информации и ее защиты от несанкционированного доступа.

3.8. В соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ обеспечивает своевременное
перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых
взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей по обязательствам,
средств на финансирование капитальных вложений, погашение задолженностей по ссудам.

3.9. Обеспечивает контроль за расходованием средств фонда оплаты труда, организацией и
правильностью расчетов по оплате труда работников организации.

3.10. Обеспечивает соблюдение финансовой и кассовой дисциплины.

3.11. Организует работу с налоговыми органами, Пенсионным фондом, фондами социального
страхования, обязательного медицинского страхования и т. д.

3.12. Участвует в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных
средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих
материалов в следственные и судебные органы.

3.13. Обеспечивает составление отчета об исполнении бюджетов денежных средств и смет
расходов, подготовку необходимой бухгалтерской и статистической отчетности, представление
их в установленном порядке.

3.14. Обеспечивает сохранность бухгалтерских документов и сдачу их в архив в установленном
порядке.

3.15. Оказывает методическую помощь руководителям подразделений и другим работникам
организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хозяйственной
деятельности.

3.16. Руководит работниками бухгалтерии, организует работу по повышению их квалификации.

3.17. Принимает участие в проведении финансового анализа и формирования налоговой
политики на основе данных бухгалтерского учета и отчетности, в организации внутреннего
аудита; готовит предложения по улучшению деятельности организации, устранению потерь и
неэффективных затрат.

4. ПРАВА

4.1. Главный бухгалтер имеет право устанавливать обязательный для всех подразделений и служб
организации порядок и сроки документального оформления операций и представления в
бухгалтерию необходимых документов и сведений (списки должностных лиц, на которых
возлагается обязанность составления первичных документов и которым предоставляется право
их подписи, согласовываются с главным бухгалтером).

4.2. Требовать от руководителей отделов, в необходимых случаях и от руководителя
организации, принятия мер к усилению сохранности собственности организации, обеспечению
правильной организации бухгалтерского учета и контроля.

4.3. Распределять обязанности между работниками бухгалтерии, составлять их должностные
инструкции, контролировать их исполнение.

4.4. Готовить предложения о поощрении работников бухгалтерии, отличившихся в решении
вопросов, входящих в их компетенцию.

4.5. Готовить предложения о наказании работников бухгалтерии за неисполнение и
ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, повлекшее упущения в учете или убытки.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Главный бухгалтер отвечает:

  • за правильную организацию учета и отчетности;

  • за достоверность записей в документах по счетам бухгалтерского учета;

  • за правильное составление и своевременное представление балансов, отчетов и других
    сведений;

  • за правильное и своевременное начисление налогов и отчислений в бюджет и
    внебюджетные фонды;

  • за организацию и контроль финансовой и кассовой дисциплины;

  • за исполнение своих обязанностей, а также за работу своих подчиненных;

  • за сохранение коммерческой тайны, известной ему по роду его деятельности;

  • за выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя организации;

  • за соблюдение трудовой дисциплины лично и работниками бухгалтерии.

5.2. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, главный бухгалтер несет
ответственность в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, главный бухгалтер несет
ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и
гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом руководителя организации от
26 декабря 2012 г. № 43.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров Е.Э. Громова

22.01.2013

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Главный бухгалтер А.С. Глебова

22.01.2013



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.42%
  • Иногда 56.32%
  • Не оформляем срочников 19.26%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль