Просьба предоставить формы отчета кадровой службы.

9493

Вопрос

Добрый день! просьба предоставить формы отчета кадровой службы.

Ответ

Кадровая служба должна заниматься планированием своей деятельности , а. соответственно, периодически, в сроки, установленные работодателем, предоставлять отчетность о своей работе.

Как правило , отчет строится на основании сформированного плана работы.

Практика свидетельствует, что отчеты о выполненной кадровой работе дают возможность и самой кадровой службе тщательно проанализировать результаты работы, увидеть промахи, недостатки, наметить новые задачи, которые следует решить, и обычно становятся новым импульсом к совершенствованию работы.


Читайте статьи по теме:


По нашему мнению, стратегической целью любого отчета о кадровой работе является ее совершенствование для достижения главных бизнес - целей организации. Работа над отчетом многое дает руководителю и специалистам кадровой службы. Во – первых, они всесторонне и глубоко анализируют работу кадровой структуры. Во – вторых, работа над отчетом дает возможность осмыслить нерешенные проблемы и продумать пути их решения в будущем. В – третьих, отчет показывает руководителю организации видение кадровых процессов профессионалами, объем работы, проделанной кадровой службой, подсказывает темы для размышления.

Следовательно, для подготовки отчета по кадровой работе необходимо:

  1. Определиться с периодичностью отчета.

Они бывают еженедельными, ежемесячными, квартальными и годовыми. От этого зависит детальность представляемого отчета. Еженедельный и ежемесячный отчет предназначены для оперативного контроля, поэтому они предполагают высокую степень детализации, подробное описание каждого этапа. В квартальном и годовом отчете проводится уже только анализ работы по всем видам деятельности и представляются его результаты.

  1. Определить тематику отчета.

Любого, руководителя, а также кадрового работника, интересует конкретная тематика, которую необходимо рассмотреть в рамках отчета. Ограничений тем для отчетов не существует.

Это, к примеру, могут быть:

– работа по подготовке новых рабочих на предприятии;

– практика реализации кадровой политики;

– работа с резервом руководящих кадров предприятия;

– повышение квалификации руководителей и специалистов;

– аттестация персонала и ее результаты и т. д.

  1. Определить информационную структуру отчета о проделанной работе.

Она должна быть однородна для всего документа. Следовательно, необходимо продумать форму его представления. В табличном виде он, наверняка, будет более наглядным и компактным. Кроме того, если эту таблицу делать, например, в Excel, то сводный, ежемесячный отчет можно иллюстрировать наглядными диаграммами.

  1. Выберите форму изложения результатов деятельности.

В еженедельном или ежемесячном отчете информация должна быть краткой и ясной. В них указывайте только конкретную выполненную работу и приводите конкретные цифровые показатели, которые количественно характеризуют Вашу деятельность. Если есть большие расхождения в показателях по сравнению с предыдущим отчетным периодом, то отразите причины такого расхождения и проанализируйте их. Если Вы знаете, как решить проблему, то свои предложения тоже можете изложить в отчете.

Также, обратите внимание, что любой отчет не должен по объему превышать страницы текста. Умение кратко излагать суть высоко ценится начальством, так же, как и наглядность представления информации.

Таким образом, можно сказать, что форма отчета о выполненной кадровой работе законодательством не установлена. Следовательно, в зависимости от того какую цель преследует работодатель от полученных отчетов, организация вправе установить самостоятельно требования предъявляемые к оформлению отчетов о кадровой работе.

План работы может касаться собственно организации работы кадровой службы, но данная служба может планировать и работу с персоналом ( например , повышение квалификации).

Примерные формы плана работы и отчетов приведены далее.

Подробности в материалах Системы:

  1. Формы отчетов кадровой службы:

Образец 1

Кадровая служба

ОТЧЕТ О КАДРОВОЙ РАБОТЕ

20.12. 2009 № 3

г. Москва

Об итогах аттестации руководителей и

специалистов в 2009 году и предложениях

по совершенствованию их оценки

В соответствии с перспективным планом работы с кадрами на 2009 год на предприятии в период с 01.09.3.2009 по 10.12.2009 была проведена аттестация руководителей и специалистов. Аттестации предшествовала большая подготовительная работа. Во всех структурных подразделениях предприятия проведена широкая разъяснительная работа о целях и задачах аттестации. С беседами выступали руководители подразделений, работники кадровой службы, юристы. В многотиражной газете опубликована статья заместителя директора по кадрам под названием "Аттестация - серьезная проверка". По заводскому радио был организован цикл передач, посвященных предстоящей аттестации. В подготовительный период со специалистами, подлежащими аттестации, проведены занятия (консультации) по изучению основ законодательства о труде, должностных инструкций и положений.

Для всех категорий аттестуемых работников назначили консультантов с целью оказания практической помощи в подготовке их к аттестации. В библиотеке предприятия для них подобрали необходимую специальную, периодическую и экономическую литературу.

Руководители структурных подразделений в установленные сроки подготовили аттестационные характеристики на работников, подлежащих аттестации, согласовали их на собраниях в трудовых коллективах и заблаговременно, не позднее, чем за одну неделю до проведения аттестации, ознакомили с их содержанием аттестуемых работников.

В ходе подготовки аттестации были утверждены: списки работников, подлежащих аттестации, согласованные с профсоюзным комитетом предприятия, план

мероприятий по подготовке и проведению аттестации работников, состав аттестационной комиссии и распорядок работы.

В соответствии с приказом от .. .. …. № ..установлено, что графики проведения стации работников ежемесячно после сверки личных дел и предварительной беседы с каждым работником, подлежащим аттестации, составлялись кадровой службой по установленной форме и доводились до сведения аттестуемых не позднее, чем за один месяц. В кадровой службе перед началом работы проведен подробный инструктаж всех членов аттестационной комиссии. В результате работа по аттестации работников прошла организованно и на высоком уровне.

В ходе аттестации использовались различные оценочные методы:»360 градусов», метод оценки по результатам труда по и т. д.

В 2009 году аттестовано 858 человек при запланированных 899, из которых начальников цехов - 18, начальников отделов - 21, заместителей начальников цехов - 36, ведущих инженеров - 186, начальников участков - 65, инженеров-конструкторов - 24, начальников секторов -34, старших инженеров - 173, мастеров -211, инженеров-технологов -187.

Не подлежали аттестации по уважительным причинам 40 человек.

По итогам аттестации 808 человек признаны соответствующими занимаемой должности, 24 работника аттестованы условно с переаттестацией через год и 26 признаны не соответствующими занимаемой должности.

Проведенная аттестация способствовала повышению эффективности работы структурных подразделений предприятия.

По результатам аттестации 730 работников предприятия зачислены в резерв руководящих кадров, 311 - повышены в должности, 294 работникам повышены должностные оклады, 44 инженерам присвоены более высокие категории.

Вместе с тем отдельные работники при аттестации показали слабые знания по вопросам организации производства, экономики и трудовому законодательству. Например, мастер цеха № 3 Валиев СП., инженер-механик ОГМ Копыльский И.С. и др.

Некоторые характеристики были подготовлены некачественно, т.е. не всегда полно отражали имеющиеся у аттестуемых недостатки в работе. В процессе аттестации выявились случаи, когда должностные обязанности отдельных руководящих работников и специалистов изменились, а соответствующие записи в учетных документах не сделаны. В результате этого аттестационная комиссия не могла более полно дать заключение об уровне знаний и эффективности труда некоторых аттестуемых работников.

Отмеченные недостатки свидетельствуют о том, что еще не все руководители отделов, цехов и служб на должном уровне провели подготовку к аттестации. Допущены ими недоработки и в оформлении документов, не в полную меру использована аттестация как средство повышения требовательности и ответственности к кадрам за порученное дело…..

Начальник кадровой службы ____________ К. М. Максюта

Образец 2

Кадровая служба

ОТЧЕТ О КАДРОВОЙ РАБОТЕ

16. 01. 2010 № 4

г. Москва

Об организации работы с резервом

руководящих кадров предприятия в 2009 году

На предприятии сложилась определенная система работы с резервом руководящих кадров (далее – резерв). Ежегодно, традиционно, в декабре кадровая служба анализирует состояние работы с резервом на заседании директората предприятия. Резерв на предприятии формируется на ключевые должности нижнего, среднего и высшего уровней управления из числа специалистов и нижестоящих руководителей предприятия.

На предприятии в резерве руководящих кадров состоит 67 человек. Резерв был сформирован на основе объективной оценки профессиональных, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности в занимаемой должности, последней аттестации, потенциальных способности к руководящей деятельности, коллегиального мнения руководителей высшего звена управления предприятия, отзывов сотрудников,

которые непосредственно работают с ними на различных уровнях управления, возраста и состояния здоровья.

Кадровая служба формирует базу данных и ведет документацию по работе с резервом. Как правило, на каждую руководящую должность (начальник отдел, цеха) имеется два кандидата.

Кадровая служба предприятия в течение прошедшего года планировала и организовывала всю работу по формированию резерва. Она подбирала кандидатов в резерв, составляла предварительный и окончательный списки резервистов, организовывала проведение оценочных процедур, комплектовала характеризующий материал на каждого кандидата в состав резерва. Кадровая служба предприятия вносила предложения о выдвижении кандидатов в состав резерва, а также на вакантные должности. В случае необходимости кадровая служба организовывала обсуждение кандидатур в состав резерв в трудовых коллективах структурных подразделений.

Кадровая служба координировала и контролировала выполнение плана работы с резервом кадров, участвовала в подготовке индивидуальных планов развития резервистов, оказывала методическую и организационную помощь руководителям структурных подразделений в работе с резервом кадров. В сентябре т. г. на заседании директората был заслушан отчет начальника цеха № 4 о состоянии работы с резервом руководящих кадров в этом структурном подразделении.

Кадровая служба стала инициатором проведения социологического исследования, направленного на повышение эффективности работы с резервом. Это позволило выявить серьезные недостатки и обратить, в частности, внимание начальника производственного отдела на необходимость пересмотреть свое отношение к работе с резервом.

В течение года был достигнут определенный прогресс в организации такой перспективной формы обучения резервистов на практике как заместительство в проектируемой должности. К примеру, ведущий специалист отдела маркетинга А. С. Сенчуковский на время длительной зарубежной командировки начальника отдела Ярошевича С. Р. проявил себя способным, энергичным и профессиональным руководителем этого подразделения.

В работе кадровой службы с резервом имеются в силу объективных и субъективных причин и нерешенные до конца проблемы. В частности, недостаточным является участие непосредственных руководителей резервистов в подготовке и контроле над реализацией планов их самообразования. В течение года 2 из 6 вакантных

руководящих должностей были замещены работниками, состоящими в резерве, остальные - руководителями, пришедшими из внешних организаций. Имеется возможность и у кадровой службы более эффективно использовать такую форму работы с резервом как стажировка.

Начальник кадровой службы ____________ К. М. Максюта

01.10.2012

Образец 3

Отчет о текучести кадров за 9 месяцев 2012 года

Наименова-ние подраз-деления

Всего штатных ед. едединиц

Вакансии

Принято сотрудников

Прошло обучение

Аттестовано

Уволено сотрудников

Текучесть кадров

В возрасте до 18 лет

От 18 лет до 25 лет

От 25 до 35 лет

Старше 35 лет

Соответствуют занимаемой должности

Повышено в должности

Не соответствуют занимаемой должности

Уволено п.3 ст. 81 ТК РФ

По инициативе работников

В связи с переходом на пенсию

П. 2 ст. 81 ТК РФ

Виновные действия

Прочие

На «____» _______

В % к аналогичному периоду прошлого года

Примечание : при составлении внутреннего отчета о текучести кадров в графы о прекращении трудового договора также можно внести дополнительные данные о возрасте уволенных, уровне их образования, заработной платы, периоде работы в данной организации и пр.

Образец 4

Отчет инспектора отдела кадров ( в зависимости от распределения функциональных обязанностей):

Заключено трудовых договоров

Дополнительных соглашений

Оформлено приказов

Внесены записи в трудовые книжки

Оформлено карточек Т-2

Выдано копий документов, связанных с трудовой деятельностью

Оформлено листков временной нетрудоспособности

О приеме

Изменении условий

Увольнении работников

На вновь принятых

Внесено изменений

Инструкции по кадровой работе



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 59.63%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.51%
  • Затрудняюсь ответить 23.85%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль