Имеет ли право нотариус заверять копию трудовой книжки трудоустроенного работника?

2726

Вопрос

Подскажите, имеет ли право нотариус заверять копию трудовой книжки трудоустроенного работника? Нотариус отказывается заверить. Утверждает, что последняя запись должна быть об увольнении, иначе заверять ТК имеет право только кадровик(обяъснила нотариусу, что являюсь не владелицей ТК, а работником отдела кадров).

Ответ

Действующим законодательством не предусмотрено специальных требований к заверению копий «закрытых» трудовых книжек нотариусами.

В Вашем случае необходимо заверить копию трудовой книжки еще не уволенного работника на соответствующую дату . Если у нотариуса есть сомнения в том , действительно ли работник на указанную дату продолжает работать , отдел кадров может оформить справку о том, что работник принят к ним на работу (далее повторить все кадровые изменения, внесенные в трудовую книжку , далее указать, что работник продолжает работать по настоящее время. Данную справку подписать у руководителя организации и заверить печатью организации.

Согласно Основам законодательства о нотариате (далее – Основы), а также Методическим рекомендациям по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них и Методическим рекомендациям по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации, нотариусы вправе заверять копии документов (выписок из них), выданных юридическими лицами, при условии их непротиворечия законодательству.

При свидетельствовании верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати. Если же свидетельствуется верность выписки из трудовой книжки, то в выписке должны быть воспроизведены записи, заполненные в соответствии с требованиями порядка ведения трудовых книжек.

Перечень оснований для отказа в совершении нотариальных действий (к которым относится свидетельство копии документа) установлен в Основах и является закрытым. В случае отказа в совершении нотариального действия нотариус обязан по просьбе соответствующего лица изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования (при этом нотариус не позднее десятидневного срока со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия).

Таким образом, Вы можете обратиться к другому нотариусу для заверения необходимой копии трудовой книжки, попросив при этом у отказавшего Вам нотариуса письменного обоснования причин отказа.

Возможно, нотариальная копия трудовой книжки Вам нужна для предоставления в Пенсионный Фонд РФ (письмо Пенсионного фонда РФ от 29 декабря 2005 г. № 25-19/14554). В этом случае в качестве альтернативы Вы (как сотрудник отдела кадров) можете самостоятельно отвезти в территориальное отделение ПФР оригинал книжки и ее незаверенную копию, и специалисты фонда сами заверят копию.

Подробности в материалах Системы:

  1. Нормативно-правовая база: Основы законодательства РФ о нотариате

Закон от 11.02.1993 N 4462-1,
Постановление от 11.02.1993 N 4463-1,
Основы законодательства от 11.02.1993 N 4462-1

ОСНОВЫ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О НОТАРИАТЕ
(с изменениями на 5 апреля 2013 года), О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации о нотариате

 

Статья 48. Отказ в совершении нотариального действия

Нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если:

совершение такого действия противоречит закону;

действие подлежит совершению другим нотариусом;

с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий;

сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении;

сделка не соответствует требованиям закона;

документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства.

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.

 

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных органами государственной власти в соответствии с законодательством Российской Федерации, юридическими лицами, а также гражданами при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации (часть дополнена с 1 января 2004 года Федеральным законом от 8 декабря 2003 года N 169-ФЗ - см. предыдущую редакцию).

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Статья 78. Свидетельствование верности копии документа, выданного гражданином

Верность копии документа, выданного гражданином, свидетельствуется нотариусом в тех случаях, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина.

Статья 79. Свидетельствование верности копии с копии документа

Верность копии с копии документа свидетельствуется нотариусом при условии, если верность копии засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ. В последнем случае копия документа должна быть изготовлена на бланке данного юридического лица, скреплена печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица.

 

  1. Нормативно-правовая база: Методические рекомендации по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них

Утверждены
решением Правления
Федеральной нотариальной палаты
(Протокол N 03/03 от 26 - 27 марта 2003 г.)

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЮ ВЕРНОСТИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ
И ВЫПИСОК ИЗ НИХ

 

4.1. Свидетельствование верности выписки из трудовой книжки возможно при условии воспроизведения в выписке записей, заполненных в соответствии с требованиями порядка ведения трудовых книжек.

 

  1. Нормативно-правовая база: Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий нотариусами Российской Федерации

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 15 марта 2000 года N 91

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО СОВЕРШЕНИЮ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ
НОТАРИУСАМИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

37. При свидетельствовании, в порядке статьи 77 Основ, верности копий документов, исходящих от юридических лиц, нотариус проверяет наличие необходимых реквизитов на этих документах, в частности даты составления (принятия) документа, подписи (подписей) должностного лица (должностных лиц), печати.

 

  1. Ситуация: Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя.

Выдача трудовой книжки на руки сотруднику предусмотрена только в случае его увольнения (раздел IV Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату будет нести сотрудник, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

В то же время при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда РФ зачастую просят именно оригинал трудовой книжки. Объясняется это тем, что основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору, является трудовая книжка (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555). При этом копия трудовой книжки, заверенная работодателем в целях назначения пенсии, не имеет достаточной юридической силы, в связи с чем сотрудники Пенсионного фонда РФ настаивают именно на предоставлении подлинника трудовой книжки или ее нотариально заверенной копии. Аналогичные разъяснения приведены в письме Пенсионного фонда РФ от 29 декабря 2005 г. № 25-19/14554.

Таким образом, в сложившихся обстоятельствах у работодателя есть два пути решения вопроса:

  • оформить сотруднику для назначения пенсии нотариально заверенную копию трудовой книжки;

  • привезти оригинал трудовой книжки и незаверенную копию в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ самостоятельно. В таком случае специалисты фонда заверят копию сами.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.61%
  • Иногда 56.26%
  • Не оформляем срочников 19.13%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль