С чего лучше начать, на что обратить внимание и как составить акт приема-передачи дел при кадровом аудите?

160

Вопрос

Добрый день! Я сменила место работы и мне нужно принять дела у прежнего кадровика. Хочу провести кадровый аудит в новой организации. С чего лучше начать, на что обратить внимание и как составить акт приема-передачи дел?

Ответ

Целями кадрового аудита в первую очередь являются успешное прохождение проверок контролирующих органов в сфере трудового законодательства и обеспечение документального основания, при возможных судебных спорах с работниками. Таким образом, в первую очередь необходимо проверить наличие обязательных документов, а затем определить правильность заполнения кадровой документации.

Следует обратить внимание, что срок давности по нарушениям в сфере трудового законодательства не очень велик. В соответствии со статьёй 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, срок привлечения к административной ответственности за нарушения действующего законодательства – два месяца (по делам об административных правонарушениях, рассматриваемому судьей, - по истечении трех месяцев) со дня совершения административного правонарушения. Таким образом, крайне необходимо в первую очередь проверять корректность оформления кадровой документации за соответствующий период.

Фактически желательно при аудите проверить соблюдение всего законодательства в сфере кадрового производства. Однако в первую очередь рекомендуем обратить внимание на следующие «узкие места»:

  • Наличие всех трудовых договоров и необходимых дополнительных соглашений к ним, со всеми работниками организации. Наличие в трудовых договорах всех необходимых сведений, условий, а также подписей сторон;

  • Наличие всех обязательных локальных нормативных актов (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда, Положение о порядке обработки персональных данных работников), а также документов подтверждающих ознакомление с ними работников;

  • Наличие всех требуемых журналов (журнал учёта движения трудовых книжек, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, журнал регистрации несчастных случаев на производстве, журналы регистрации вводного инструктажа, инструктажа на рабочем месте, по пожарной безопасности и т.п.) и надлежащее заполнение подобных журналов;

  • Наличие всех необходимых приказов (приказы о приёме на работу, об увольнении, об отпуске и т.п.);

  • Наличие и правильность заполнения личных карточек формы Т-2;

  • Наличие материалов аттестации всех рабочих мест в организации;

  • Наличие в соответствие с данными Журнала учета движения трудовых книжек и правильность заполнения трудовых книжек работников;

  • Наличие должностных инструкций, либо наличия подробного описания трудовой функции работника в иных документах (трудовых договорах, локальных нормативных актах и т.п.);

  • Инструкции по охране труда.

Кроме того, Вы можете узнать какие документы могут быть запрошены при проведении проверки инспекцией труда в приложении (Ответ: Какие документы может проверить трудовая инспекция).

 

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Какие документы может проверить трудовая инспекция.

Документы для проверки

При проведении проверки (как плановой, так и внеплановой) трудовая инспекция может запрашивать и безвозмездно получать от работодателя любые документы, необходимые для осуществления контроля, в том числе документы за любые периоды (абз. 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, ч. 1 ст. 11, ч. 1 ст. 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Требовать от организации документы и информацию, которые не являются объектами проверки и (или) не относятся к предмету проверки, проверяющие не могут (п. 3 ст. 15 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п. 8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

В частности, трудовая инспекция может запросить:
– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;
– трудовые договоры с сотрудниками;
– личные карточки сотрудников;
– штатное расписание;
– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;
– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т. п.);
– правила внутреннего трудового распорядка;
– локальные нормативные акты об оплате труда (например, Положение об оплате труда, Положение о премировании);
– сведения об отсутствии задолженности по зарплате;
– ведомости, записки-расчеты, а также иные документы, касающиеся начисления и выплаты зарплаты;
– табели учета рабочего времени и т. д.

Если проверка касается соблюдения требований охраны труда в организации, то инспекция может запросить, например, инструкции по технике безопасности, журналы регистрации инструктажей и т. п.

Порядок ознакомления проверяющих с документами организации зависит от формы проводимой проверки: выездная или документарная.

Представление документов при документарной проверке

В ходе документарной проверки инспекторы в первую очередь знакомятся с уже имеющимися у них документами по организации (актами предыдущих проверок, материалами рассмотрения дел об административных нарушениях и т. п.). Если достоверность сведений в имеющихся у инспекции документах вызывает сомнения или эти сведения недостаточны для целей проведения проверки, инспекция направляет в адрес работодателя мотивированный запрос с требованием представить недостающие для осуществления контроля документы. К запросу инспекция прикладывает заверенную печатью копию распоряжения (приказа) о проведении документарной проверки. Об этом говорится в частях 3, 4 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Документы по запросу организация должна представить по местонахождению инспекции в течение 10 рабочих дней (ч. 5 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Документы представляйте в виде копий, заверенных печатью и подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Удостоверять копии документов у нотариуса не требуется, если только иное не предусмотрено в законодательстве (ч. 7 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

Кроме того, указанные в запросе документы работодатель вправе представить в трудовую инспекцию в форме электронных документов, порядок передачи которых определяет Правительство РФ (ч. 6 ст. 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ).

По итогам анализа полученных от организации документов сотрудники инспекции могут выявить ошибки или несоответствия с уже имеющейся у них информацией. В таком случае инспекторы известят работодателя о наличии обнаруженных ошибок и (или) расхождений и потребуют соответствующих пояснений.

На дачу пояснений организации отводится 10 рабочих дней. Представить их нужно в письменной форме по местонахождению инспекции. К пояснениям организация может приложить дополнительные документы, которые подтвердят достоверность ранее переданных в инспекцию документов и сведений.

Об этом говорится в частях 8, 9 статьи 11 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Представление документов при выездной проверке

В ходе выездной проверки инспекторы знакомятся с необходимыми документами (оригиналами и их копиями) по местонахождению организации или по месту фактического осуществления ее деятельности. При этом инспекторы вправе запрашивать документы, а организации обязаны их представлять только в том случае, если выездной проверке не предшествовала документарная. Такой порядок предусмотрен в части 5 статьи 12 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ.

Ответственность за непредставление документов

Внимание: неправомерное непредставление документов по требованию проверяющих из трудовой инспекции является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность

При наличии такого нарушения по заявлению трудовой инспекции суд может вынести предупреждение или наложить штраф:
– на граждан – в размере от 500 до 1000 руб.;
– на должностных лиц организации (например, ее руководителя) – в размере от 2000 до 4000 руб.

Это следует из совокупности положений части 1 статьи 19.4, части 1 статьи 23.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

11.12.2013г.

С уважением, Иванников Игорь,

эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»,

 



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.29%
  • Иногда 56.37%
  • Не оформляем срочников 19.34%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль