• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Командировки
  • » Как быть с командировочным удостоверением, если сотрудник отправлен в служебную командировку в другой город, возникла ситуация, когда его необходимо отправить, в другую местность, не заезжая в головной офис?

Как быть с командировочным удостоверением, если сотрудник отправлен в служебную командировку в другой город, возникла ситуация, когда его необходимо отправить, в другую местность, не заезжая в головной офис?

379

Вопрос

Добрый день, сотрудник отправлен в служебную командировку в другой город, возникла ситуация, когда его необходимо отправить для решения служебного задания, в другую местность, не заезжая в головной офис, как быть с командировочным удостоверением, (оно выписано в один пункт назначения). Что нужно сделать, билет будет куплен из пункта, где должна была быть печать о выбытии. Спасибо.

Ответ

При направлении в командировку работнику оформляется служебное задание, приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение. Сотрудник не может быть одновременно направлен в командировку в разные города. Следовательно, здесь нужно оформлять две разные командировки, и сначала завершить одну, а потом отправлять работника в другую. В данном случае возникают проблемы с ознакомлением сотрудника с приказом и служебным заданием по второй командировке, и с оформлением командировочного удостоверения.

С приказом и командировочным заданием работника можно ознакомить устно (по телефону), с тем, чтобы по возвращении он расписался в приказе и заполнил служебное задание.

Что касается командировочного удостоверения, то если необходимость направить работника в командировку срочная (нет возможности переслать работнику командировочное удостоверение, например, по почте), то оформить его не получится. В этом случае дата выезда в новую командировку будет определена отметкой о выезде в командировочном удостоверении по первой командировке и проездным билетом до нового места назначения, а время нахождения во второй командировке и дата возвращения из нее – проездными документами, счетами из гостиницы, приказом и служебным заданием. Эти документы могут подтвердить период нахождения в командировке в случаях, когда по объективным причинам поставить отметки в командировочном удостоверении невозможно.

Порядок оформления командировки в подобной ситуации нужно установить в локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках).

Примечание :

Командировочное удостоверение можно оформить работнику, отсканировать и отправить по электронной почте (если по месту первой командировки он имеет возможность его распечатать). Так же по электронной почте работнику можно направить отсканированный приказ и служебное задание. Если у работника есть электронная цифровая подпись (ЭЦП), то он может направить вам ответ об ознакомлении с приказом с удостоверением данного сообщения своей ЭЦП. Если ЭЦП нет, то подпись работник проставит на приказе после возвращения. Далее по прибытии во вторую командировку принимающая организация проставит отметку о прибытии работника и оригинал своей печати в распечатанное работником командировочное удостоверение. Также проставят и отметку об убытии. По возвращении в офис , работник передаст Вам командировочное удостоверение , где вы заполните реквизиты убытия и прибытия с проставлением печати вашей организации . Даты проставите на основании проездных документов и приказа о командировании.


У вас не останется вопросов о Бланке командировочных удостоверений: что изменилось после прочтения статьи по ссылке.


Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Положение о командировках

Общие правила направления сотрудников в служебные поездки и документального оформления командировок следует закрепить в локальном акте организации, например Положении о командировках. Документ составьте в произвольной форме и утвердите приказом (распоряжением) руководителя организации.*

Как любой локальный нормативный акт, Положение начните с преамбулы (общей части, введения). В этом разделе укажите цель создания документа, а также нормативные акты, которые легли в его основу.

В основной части Положения пропишите общий порядок направления сотрудников в командировку, правила документального оформления, а также последовательность действий в ситуациях, прямо не регламентированных законодательством (например, при оплате командировочных расходов полностью или частично за счет средств принимающей стороны, при направлении сотрудника в командировку с последующим возмещением ему командировочных расходов, вопросы явки в организацию в день прибытия из командировки и т. п.).

Помимо этого, включите в Положение нормы расходов, упомянутых в статье 168 Трудового кодекса РФ. Речь идет о порядке и нормах компенсации расходов на проезд, наем жилья, выплату суточных, а также иных расходов, компенсируемых как с предварительным, так и без предварительного согласия работодателя. В отношении разных категорий сотрудников (например, рабочих и руководства) могут быть установлены разные пределы компенсационных выплат.

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить:

Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Кроме того, работодатель (за исключением организаций государственного сектора) вправе разработать собственные формы для документирования командировок (ст. 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Служебное задание и приказ

В служебном задании (форма № Т-10а или самостоятельно разработанная форма) нужно указать цель, время и место командировки. Этот документ должен подписать руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. А утвердит его руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник (например, заместитель руководителя).

Служебное задание нужно оформить в два этапа: при направлении сотрудника в командировку и по его возвращении. По возвращении из командировки сотрудник должен заполнить раздел «Краткий отчет о выполнении задания».

На основании утвержденного служебного задания кадровая служба (уполномоченный сотрудник организации) готовит приказ о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а либо самостоятельно разработанная форма). Приказ подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 и пунктом 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Командировочное удостоверение

Оформить командировочное удостоверение потребуется только при поездках по России и в страны СНГ. Причем в последнем случае командировочное удостоверение нужно оформить, только если со страной СНГ заключено межправительственное соглашение, на основании которого в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении российской границы. При командировках за рубеж время пребывания в них подтвердят отметки пограничной службы в загранпаспорте. Об этом сказано в пунктах 7 и 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Как поступить, если невозможно проставить отметки о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении

По общему правилу сотруднику при направлении в командировку оформляют командировочное удостоверение. Фактический срок пребывания в служебной поездке определяют по отметкам о дате приезда в место командировки и дате выезда из него в командировочном удостоверении. Такие отметки заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации, в которую командирован сотрудник. Указанный порядок предусмотрен в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Вместе с тем, в ряде случаев поставить отметки о прибытии и выбытии не всегда возможно по объективным причинам. Например, если сотрудника направляют в командировку не в головной офис, где хранятся печати, а на производственную площадку, или он едет для проведения переговоров с физлицом. В таких случаях факт нахождения сотрудника в указанный срок в месте командировки можно подтвердить другими документами:

  • приказом о направлении сотрудника в командировку;

  • служебным заданием и отчетом о его выполнении;

  • проездными документами, в которых присутствуют даты прибытия в командировку и указаны даты выбытия из места командировки;

  • счетами из гостиницы, которые подтвердят период проживания в командировке, и т. п.

Правомерность такой позиции подтверждает Минтруд России в письме от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291, а также Минфин России в письме от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.

Конкретный порядок документального оформления командировочного удостоверения в такой ситуации следует закрепить в локальном акте организации, например в Положении о командировках (ст. 8 ТК РФ). В частности, в документе может быть установлено, что в таких случаях отметки о прибытии и выбытии делает должностное лицо организации (с расшифровкой своей подписи), с которым непосредственно встречался командированный сотрудник. Кроме того, рекомендуется предложить командированному составить докладную записку в произвольной форме с пояснением, по какой причине в его удостоверении отсутствуют отметки о прибытии и выбытии.

Журнал учета командированных сотрудников

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указывают:

  • фамилию, имя и отчество командированного сотрудника;

  • дату и номер командировочного удостоверения;

  • наименование организации, в которую командируют сотрудника, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). Ответственным может быть назначен специалист отела кадров, бухгалтер или секретарь.

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль