Какие сроки обновления внутренней описи в личных делах сотрудников?

365

Вопрос

Какие сроки обновления внутренней описи в личных делах сотрудников?

Ответ

Внутренняя опись документов личного дела составляется с момента приема соответствующего сотрудника на работу и заполняется по мере поступления новых документов, связанных с его трудоустройством. Документы личного дела включаются во внутреннюю опись в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу работодателя. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются количество включенных в опись документов и количество листов описи (абз. 2 п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Подписывается опись ее составителем.

Обновление внутренней описи производится по мере наступления соответствующих событий, меняющих состав личного дела работника (например, включение новых документов в личное дело или изъятие каких-либо документов). При этом каждое изменение состава документов личного дела отражается в графе "Примечания" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты (абз. 4 п. 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи.

Образец внутренней описи личного дела сотрудника см. в разделе «Подробности» ниже.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника.

Формирование личного дела.

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела.

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит. Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России.

  1. Нормативно-правовая база: Решение Росархива от 06.02.2002

Федеральная архивная служба России.

ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

(ВНИИДАД)

Основные правила работы архивов организаций Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

  1. Формы документов: Внутренняя опись личного дела сотрудника.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № 14


п\п

Индекс
документа

Дата
документа

Заголовок документа

Номера
листов дела

Примечание

1

05-15

12.02.2009

Копия диплома

1-2

2

05-05

12.02.2009

Анкета

3-15

3

05-02

12.02.2009

Копия приказа о
приеме на работу

16

Приказ от
12.02.2009 № 12-к

4

05-01

12.02.2009

Трудовой договор

17-21

Трудовой договор
от 12.02.2009 № 12-ТД

...

Итого:

48 (сорок восемь)

документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи

2 (два)

(цифрами и прописью)

Ответственный за кадровый учет:

В.Н. Зайцева

(подпись)

«

12

»

февраля

20

09

г.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.84%
  • Иногда 55.93%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль