Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии?

1246

Вопрос

Добрый день! Обратился сотрудник с заявлением о выдаче трудовой книжки на руки для предоставления в пенсионный фонд для предварительной оценки документов. Я выдала ему справку с места работы в которой указала что он действительно у нас работает , далее что Оригинал трудовой книжки не может быть выдан работнику на руки, так как в Трудовом кодексе не предусмотрена такая возможность. Единственное исключение из этого правила – при расторжении трудового договора в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (абз. 2 ст. 62 ТК). Во всех других случаях, по письменному заявлению работника работодатель имеет право выдать лишь заверенную в установленном порядке копию трудовой книжки (абз.1 ст.62 ТК, в п. 7 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках"). В Пенсионном фонде уже имеется макет документов на работника для назначения пенсии в т.ч. и копия трудовой книжки . Пенсионный фонд требует у работника оригинал или копию трудовой книжки заверенную нотариально. Правомерно ли это??

Ответ

Трудовым законодательством организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возложена на работодателя (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В разделе IV данных Правил, предусмотрена выдача трудовой книжки сотруднику на руки только при его увольнении. Следовательно, заявления работников с просьбой выдать на определенное время трудовую книжку не имеют законных оснований.


Читайте о выдаче трудовой книжки работнику еще больше по ссылке.


Таким образом, можно сделать вывод, что работодатель не может выдавать трудовую книжку на руки сотруднику. В то же время специалисты ПФР зачастую требуют предоставления именно оригинала книжки со ссылкой на пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 N 555. Следовательно, решить данный вопрос можно двумя способами:

- оформить нотариально заверенную копию трудовой книжки и передать ее сотруднику;

- самостоятельно подвезти трудовую книжку и ее незаверенную копию в территориальное отделение ПФР либо соцзащиты, и тогда специалист Фонда (соцзащиты) сам сделает копию.


Читайте подробнее о расписке в получении трудовой книжки по этой ссылке.


Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Можно ли выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления досрочной пенсии

Нет, нельзя.

Выдача трудовой книжки на руки сотруднику предусмотрена только в случае его увольнения (раздел IV Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки и он его потеряет, ответственность за утрату будет нести сотрудник, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0.

В то же время при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда РФ зачастую просят именно оригинал трудовой книжки. Объясняется это тем, что основным документом, подтверждающим период работы по трудовому договору, является трудовая книжка (п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555). При этом копия трудовой книжки, заверенная работодателем в целях назначения пенсии, не имеет достаточной юридической силы, в связи с чем сотрудники Пенсионного фонда РФ настаивают именно на предоставлении подлинника трудовой книжки или ее нотариально заверенной копии. Аналогичные разъяснения приведены в письме Пенсионного фонда РФ от 29 декабря 2005 г. № 25-19/14554.

Таким образом, в сложившихся обстоятельствах у работодателя есть два пути решения вопроса:

  • оформить сотруднику для назначения пенсии нотариально заверенную копию трудовой книжки;
  • привезти оригинал трудовой книжки и незаверенную копию в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ самостоятельно. В таком случае специалисты фонда заверят копию сами.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: ПИСЬМО ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554 О представлении подлинника трудовой книжки


О сроке выдачи трудовой книжки читайте подробнее по ссылке.


ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 29 декабря 2005 года N 25-19/14554
О представлении подлинника трудовой книжки
Рассмотрев поступивший запрос, сообщаем.

Нормами статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Статьей 62 Трудового кодекса Российской Федерации, а также пунктом 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, определено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи заявления безвозмездно выдать работнику копии документов, связанных с работой, или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
В соответствии с пунктом 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 N 9779-X предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. Из этого следует, что копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу для представления в эту же организацию. Так, для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные органами ПФР, а не самой организацией.
При этом следует иметь в виду, что на территории Российской Федерации верность копий документов и выписок из них свидетельствуют соответствующие нотариусы, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации, уполномоченные на совершение таких действий (статьи 1, 35-38 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.93 N 4462-1).
Учитывая изложенное, для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение на территории Российской Федерации, юридической силой обладают представленные копии документов, в том числе копии трудовых книжек, заверенные нотариально либо органами ПФР.
Основания возникновения и порядок реализации права граждан Российской Федерации на трудовые пенсии устанавливаются Федеральным законом от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (далее - Закон от 17.12.2001) и Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" (далее - Закон от 15.12.2001).
Пунктом 3 статьи 18 Закона от 17.12.2001 и пунктом 3 статьи 24 Закона от 15.12.2001 определено, что орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, вправе требовать от физических и юридических лиц представления документов, необходимых для назначения, перерасчета размера и выплаты пенсии, в том числе трудовой книжки, а также проверять в соответствующих случаях обоснованность их выдачи.
В соответствии с пунктом 2 статьи 18 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ перечень документов, необходимых для установления трудовой пенсии, правила обращения за указанной пенсией, ее назначения и перерасчета размера указанной пенсии, в том числе лицам, не имеющим постоянного места жительства на территории Российской Федерации, перевода с одного вида пенсии на другой устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации.
По нормам пунктов 2, 3 и 4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации" (далее - Перечень), утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 N 16/19па (зарегистрировано в Минюсте России 31.05.2002 N 3488), к заявлению гражданина, обратившегося за назначением трудовой пенсии по старости (по инвалидности либо по случаю потери кормильца), должны быть приложены документы, в частности, о страховом стаже, правила подсчета и подтверждения которого устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации (пункт 4 статьи 13 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ).
Пунктом 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 24.07.2002 N 555, предусмотрено, что основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж, до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, является трудовая книжка установленного образца.
Главой III Правил обращения за пенсией, назначения пенсии и перерасчета размера пенсии, перехода с одной пенсии на другую в соответствии с Федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", утвержденных Постановлением Минтруда России и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27.02.2002 N 17/19пб, установлен порядок рассмотрения заявления об установлении пенсии, по нормам пункта 11 которой территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, в частности, сличает подлинники представленных документов с их копиями и фиксирует выявленные расхождения, регистрирует заявления граждан и выдает расписку-уведомление, в которой указывается дата приема заявления, перечень недостающих документов и сроки их представления, а также истребует от юридических и физических лиц документы, необходимые для назначения пенсии, перерасчета размера пенсии, перевода с одной пенсии на другую и выплаты пенсии.
В соответствии с пунктом 12 указанной главы при рассмотрении документов, представленных для установления пенсии, территориальный орган ПФР дает оценку содержащимся в них сведениям, их соответствия данным индивидуального (персонифицированного) учета, а также правильности оформления документов.
Пунктом 13 Перечня установлено, что в подтверждение права на трудовую пенсию принимаются подлинные документы о страховом стаже (за исключением трудовой книжки) и среднемесячном заработке и подлинники или копии других документов, содержащие достоверные сведения и выданные компетентными органами или должностными лицами. Это означает, что подлинник трудовой книжки не относится к документам, постоянно находящимся в распоряжении органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, для подтверждения права на трудовую пенсию.
Порядок ведения дел по назначению пенсий определен Инструкцией о порядке оформления и ведения дел по назначению пенсий и ежемесячных пособий в районных (городских) отделах социального обеспечения, утвержденной Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 31.03.80 N 32-А и действующей в настоящее время в части, не противоречащей Федеральному закону от 17.12.2001 N 173-ФЗ.
Согласно пункту 3.12 названной Инструкции решение о назначении пенсии принимается на основании подлинных документов.
Следует отметить, что при рассмотрении органами, осуществляющими пенсионное обеспечение, заявления об установлении пенсии законодательством не запрещено представление подлинника трудовой книжки для оценки содержащихся в нем сведений о стаже. При этом органы ПФР правомерно истребуют у гражданина либо его работодателя трудовую книжку работника или ее нотариально заверенную копию.
Начальник Департамента

организации назначения и
выплаты пенсий
А.Н.Пудов

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении

(прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.33%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль