Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в филиал?

609

Вопрос

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста! Банк имеет обособленные филиалы, расположенные в другой местности. Филиалы имеют внутренние структурные подразделения (операционные офисы - ОО ), в том числе в другой местности в пределах своего федерального округа. Выписки из Положения о филиале: Филиал является обособленным подразделением Банка, не является юридическим лицом, имеет отдельный баланс, входящий в сводный баланс Банка.

По обязательствам Филиала ответственность несет Банк Филиал имеет печать, которая содержит полное фирменное наименование и указание на местонахождение Банка, наименование Филиала и указание на его местонахождение. Филиал, в соответствии с нормативными актами Банка России, вправе открывать (закрывать) внутренние структурные подразделения, в том числе в другой местности. Руководство текущей деятельностью Филиала осуществляет Управляющий, действующий на основании Доверенности. Управляющий филиалом : назначает на работу и увольняет сотрудников Филиала), применяет к ним меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.; представляет Президенту Банка для утверждения штатное расписание Филиала.; утверждает Положения о структурных подразделениях Филиала, должностные инструкции сотрудников Филиала. Управляющий действует на основании Доверенности, где также прописано право приема и увольнения, наложения дисциплинарных взысканий на сотрудников Филиала.

Вопросы: 1. Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в Филиал, структурное подразделение – операционный офис филиала (ОО)?

Каковы необходимые реквизиты печати? Можно ли производить запись о названии Банка (или филиала) от руки? 2. Какую запись необходимо делать в Трудовой книжке при приёме сотрудника в Филиал (ОО филиала)? 3. Какая печать (с какими реквизитами) должна ставиться в Трудовую книжку при увольнении сотрудника Филиала (ОО филиала)? 4. Как вносить исправления в Трудовую книжку в случае , если проставлена не соответствующая печать (например филиала, а нужно Банка) ? 5. Печать Банка есть только в Головном офисе в Москве. В случае, если необходимо при приёме и увольнении сотрудника в филиале ставить печать Банка ,как можно это организовать? Понятно, что в случае большой региональной сети передавать печать Банка в филиалы невозможно. 6. Какие санкции предусмотрены при несоблюдении порядка проставления печати организации в трудовую книжку сотрудника филиала (ОО)? С уважением, Сидорова Людмила

Ответ

Рассмотрим Ваши вопросы:

1. Какую печать Банка или филиала необходимо ставить в Трудовую книжку при приеме сотрудников в Филиал, структурное подразделение – операционный офис филиала (ОО)? Каковы необходимые реквизиты печати? Можно ли производить запись о названии Банка (или филиала) от руки?

Как мы поняли из вопроса, Ваша организация использует децентрализованную форму ведения кадрового делопроизводства.


Читайте об отмене печати больше информации в статье по ссылке.


Законодательство не содержит запрета на использование организацией дополнительных печатей, помимо основной.

Следовательно, при децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для документов». При этом, если на печати будет указано полное фирменное наименование организации и ее местонахождение, то этой печатью допустимо заверять и записи в трудовой книжке. Следовательно, в данном случае, в трудовых книжках работников филиала Вы вправе будете поставить печать, выданную Вам Организацией.

2. Какую запись необходимо делать в Трудовой книжке при приёме сотрудника в Филиал (ОО филиала)?

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем. При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации. Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

Таким образом, в трудовой книжке Вам необходимо внести следующую запись: "Принят на работу на должность бухгалтера Владимирского филиала". Образец см. ниже по тескту.

3. Какая печать (с какими реквизитами) должна ставиться в Трудовую книжку при увольнении сотрудника Филиала (ОО филиала)?

Если на печати будет указано полное фирменное наименование организации и ее местонахождение, то этой печатью допустимо заверять и записи в трудовой книжке, в том числе об увольнении. Следовательно, в данном случае, в трудовых книжках работников филиала Вы вправе будете поставить печать, выданную Вам Организацией.

4. Как вносить исправления в Трудовую книжку в случае , если проставлена не соответствующая печать (например филиала, а нужно Банка) ?

Внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки действующим законодательством не допускается. В данном случае устранить допущенную на титульном листе ошибку можно путем выдачи дубликата.

Если же печать была проставлена в раздел "Сведения о работе", то в данном случае законодательство также не содержит порядка исправления неверно проставленной печати. При этом, исходя из практики, можно сказать, что проставленная неверная печать не делает недействительным период трудовой деятельности работника в Вашей организации, поэтому исправлять или отменять ее необязательно. По нашему мнению, в данном случае Вы можете возле не соответствующей печати можно проставить верную.

5. Печать Банка есть только в Головном офисе в Москве. В случае, если необходимо при приёме и увольнении сотрудника в филиале ставить печать Банка ,как можно это организовать? Понятно, что в случае большой региональной сети передавать печать Банка в филиалы невозможно.

В связи с не целесообразностью передачи печати организации из головного офиса в филиалы, рекомендуем оформить дополнительную печать с указанием порядкового номера филиала или наименования, либо дополнительной надписью «Для документов», а также с указанием на ней полного фирменное наименование организации и ее местонахождение.

6. Какие санкции предусмотрены при несоблюдении порядка проставления печати организации в трудовую книжку сотрудника филиала (ОО)?

В случае несоблюдения проставления печати организации в трудовых книжках работников будет расцениваться как нарушение трудового законодательства. За нарушение трудового предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ).

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

  1. Ситуация: Можно ли заверить запись об увольнении в трудовой книжке печатью отдела кадров

Ряд сведений, внесенных в трудовую книжку, нужно заверить печатью работодателя, в том числе запись об увольнении (п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

В 2008 году постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 были внесены изменения в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя». С учетом этих изменений сформировалась позиция, что заверять записи в трудовой книжке печатью кадровой службы неправомерно, поскольку такая возможность ныне действующей редакцией Правил не предусмотрена.

В то же время по данному вопросу существует и противоположная позиция. К печати организации предъявляются определенные требования. Печать организаций должна быть круглой, а также она должна содержать полное фирменное наименование организации на русском языке и указание на ее местонахождение (п. 5 ст. 2 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ). При этом работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей, и все они будут являться печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица и иные предусмотренные законом реквизиты, что позволяет определить их принадлежность). В этой связи печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя. Следовательно, такой печатью можно заверить запись об увольнении в трудовой книжке.

С учетом сложившейся ситуации и в отсутствие официальных разъяснений во избежание споров и судебных разбирательств для заверения записей при увольнении рекомендуется использовать все же основную печать организации, а не печать отдела кадров.

Ситуация: До какого периода записи в трудовой книжке могли быть заверены печатью отдела кадров

Ответ на этот вопрос зависит от конкретных обстоятельств дела.

Принцип недопустимости использования печатей отдела кадров при заверении сведений в трудовой книжке сформировался после внесения изменений в пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, постановлением Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132, то есть с 22 марта 2008 года. Таким образом, именно с этой даты использовать печать кадровой службы для заверения записей в трудовых книжках не рекомендуется.

Вместе с тем, до внесения указанных изменений использование печати кадровой службы не вызывало претензий у проверяющих. Право использовать такую печать было прямо закреплено и в ранее действовавшем порядке заполнения трудовых книжек (п. 2.11, 2.12, 4.1 Инструкции, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162).

Таким образом, записи, заверенные печатью кадровой службы до 22 марта 2008 года, полностью соответствуют действовавшему на тот момент законодательству и не требуют исправлений.

Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ

Статья 55. Представительства и филиалы

1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.

2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.

Образец заполнения трудовой книжки

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

ТРУДОВАЯ КНИЖКА
Сведения о работе

Дата


записи

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и ссылкой на
статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись

1

2

3

4

Закрытое акционерное общество
«Альфа» (ЗАО «Альфа»)

1

27

02

2013

Принят на работу на должность
бухгалтера Владимирского филиала

Приказ от 27.02.2013 № 14-к



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 23.98%
  • Иногда 56.69%
  • Не оформляем срочников 19.32%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль