Как оформить кадровые документы при реорганизации организации?

886

Вопрос

Здравствуйте, я инспектор ОК муниципального предприятия, обращаюсь за консультацией по вопросу, относящемуся к исполняющему обязанности директора МП - заместитель директора. Штатная должность, на которую назначен работник с 2004г. - "заместитель директора". В сентябре 2013г. директор МП досрочно расторгает свой трудовой договор по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В ходатайстве на администрацию города директор пишет: "рекомендую назначить исполняющим обязанности директора МП - заместителя директора МП с возложением прав и обязанностей. Администрация города, являясь Собственником МП и Учредителем, возлагает Распоряжением исполнение обязанностей директора МП на зама. В октябре 2013г. Собственник принимает единоличное решение и издает Распоряжение о реорганизации нашего МП и другого МП путем присоединения. Обязанности директора предприятия прописаны в Уставе МП и трудовом договоре между Работадателем (администрация) и Работником. В распоряжении о возложении обязанностей директора на зама не написано, исполнение каких именно обязанностей возложено на зама. У меня как у кадровика сейчас возникают сомнения в праве визирования кадровых документов работников (приказы л/с). Делала запрос на Департамент о выдаче разъяснений правового трактования документа, официально - ответа нет. Устно начальник юр. отдела пояснил "что я утрирую ситуацию, и надо понимать, что зам предприятия и он же директор предприятия." Нотариус, заверяя подпись И О директора, с трудом привязал правовое обоснование в документе. Регистрация о начале реорганизации предприятий прошла, т. к. заявление подавало другое МП, как будущий правопреемник. Помогите разрешить ситуацию сейчас на данном этапе реорганизации, потому как мне кажется, что правопреемник - другое МП не признает долги по зарплате работников - как минимум, а как максимум о последствиях и думать страшно.

Ответ

Нужно изучить трудовой договор и должностную инструкцию заместителя директора. Если в этих документах перечислены полномочия директора, которые исполняет заместитель во время его отсутствия, то в приказе о возложении обязанностей не нужно прописывать их повторно. Если же ни в трудовом договоре, ни в должностной инструкции зама не перечислены эти полномочия, либо на работника требуется возложить больший объем полномочий, чем предусмотрено этими документами (например, не предусмотрено подписание документов при реорганизации, не предоставлены полномочия по внесению изменений в трудовые договоры), то в приказе о возложении обязанностей директора необходимо подробно указать, какие именно обязанности возлагаются на зама. В противном случае подписанные замом документы могут быть оспорены в судебном порядке и признаны недействительными.


О кадровых документах при проверке: что спросит инспектор читайте подробнее здесь.


Трудовые отношения работников оформлены не только актами, подписанными данным замом, но и трудовыми договорами, штатным расписанием , Положением об оплате труда и пр. Если работник фактически допущен до работы. Выполнял свою работу , то он вправе рассчитывать на оплату труда по своей должности в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием, Положением об оплате труда , Положением о материальном стимулировании, Коллективным договором. Если со стороны зама не было явных злоупотреблений при установлении заработной платы вне установленных локальными актами рамок, то риск непризнания долгов по заработной плате представляется маловероятным. Кроме того, при завершении реорганизации вы составляете передаточный акт , в котором отражаете , в том числе и наличие кредиторской задолженности, в числе которой будет и задолженность по заработной плате. Соответственно , на этапе подписания передаточного акта данный вопрос нужно урегулировать ( при необходимости с привлечением учредителя).

Примечание: следует отметить, что при реорганизации трудовые отношения с работниками, как правило, продолжаются на прежних условиях (если реорганизация не сопровождается сокращением или изменением организационных или технологических условий труда). Присоединяющая организация должна выполнять все обязанности работодателя по отношению к работникам присоединенной организации, в том числе, выплачивать им текущую зарплату и погашать задолженность по невыплаченной зарплате за прошедший период.


Интересная информация о хранении кадровых документов 2016 размещена здесь.


Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить кадровые документы при реорганизации организации

Формы реорганизации

Реорганизация регулируется нормами Гражданского кодекса РФ и может происходить в формах слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования *(п. 1 ст. 57 ГК РФ). Независимо от формы реорганизации трудовые отношения с сотрудниками продолжаются (ч. 5 ст. 75 ТК РФ).

Процедуру оформления кадровых документов при реорганизации следует отличать от порядка оформления смены собственника имущества организации.

Порядок кадровых изменений при реорганизации

Чтобы оформить кадровые изменения при реорганизации:

Составление штатного расписания и уведомление сотрудников при реорганизации

Сначала руководитель определяет структуру, штатный состав и штатную численность организации-правопреемника. Для этого он утверждает штатное расписание. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В штатном расписании отразите введение и исключение новых структурных подразделений, должностей. Если реорганизация сопровождается сокращением численности сотрудников, не включайте в новое штатное расписание должности сотрудников, подлежащие сокращению. Это следует из письма Роструда от 5 февраля 2007 г. № 276-6-0.

Оформление увольнений и изменений в кадровых документах в связи с реорганизацией

Сама по себе реорганизация не может являться основанием для расторжения трудового договора с сотрудником организации (ч. 5 ст. 75 ТК РФ). Однако оформить увольнение сотрудника в данной ситуации можно:

– если реорганизация сопровождается сокращением численности (штата) сотрудников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

– если сотрудник отказывается от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ).

Чтобы оформить увольнение сотрудника, получите его отказ от продолжения работы в связи с реорганизацией (ч. 6 ст. 75 ТК РФ). Свой отказ сотрудник может выразить, сделав соответствующую запись в уведомлении или написав отдельное заявление в произвольной форме. На основании оформленного отказа издайте приказ об увольнении по форме № Т-8 или по самостоятельно разработанной форме и внесите запись в трудовую книжку сотрудника (п. 15Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Чтобы оформить кадровые изменения в связи с реорганизацией, издайте приказ в свободной форме. Сотрудникам, которые согласны продолжать работу после реорганизации, составьте дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых укажите изменившиеся реквизиты работодателя (ч. 1 ст. 57 ТК РФ). Кроме того, отразите в дополнительных соглашениях новые условия труда сотрудников, если они были изменены (ст. 72 ТК РФ).

Перевод при реорганизации

Если у сотрудника при реорганизации меняется трудовая функция или подразделение и он согласен на продолжение работы, оформите его перевод (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). При этом внесите соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника (п. 4, 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 16 апреля 2003 г. № 225).

Если сотрудника перевели в другую организацию в связи с реорганизацией, то выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск ему не нужно. Это объясняется тем, что после реорганизации трудовые отношения с сотрудником у организации не прекращаются, то есть считается, что сотрудник продолжает работать в той же организации (ст. 75 ТК РФ).

Передача кадровых документов организации-правопреемнику

Кадровые документы реорганизованной организации, которая прекращает свою деятельность, должна хранить организация-правопреемник, к которой переходят ее права и обязанности. Исключением из данного правила будет реорганизация в форме выделения, при которой правопреемнику передается только часть кадровых документов. Это связано с тем, что при реорганизации в этом виде реорганизованная организация продолжает свою деятельность и к правопреемнику переходит только часть ее прав и обязанностей. Такой вывод можно сделать из статьи 58Гражданского кодекса РФ.

Условия и место хранения архивных документов реорганизованной организации должны определить ее учредители или уполномоченные ими органы (совет директоров) (п. 9 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К архивным документам, в частности, относятся и документы по личному составу, которые, как правило, оформляет кадровая служба (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Пример оформления кадровых документов при реорганизации в форме присоединения

Общим собранием акционеров «Альфа» было принято решение о реорганизации «Альфы» в форме присоединения к «Торговая фирма "Гермес"».

Руководитель организации утвердил новую редакцию штатного расписания «Гермеса» по форме № Т-3. При этом условия работы сотрудников «Альфы» не изменялись.

Всем сотрудникам «Альфы» были высланы уведомления о реорганизации, в которых они сделали запись о согласии на продолжение работы в новой организации.

Когда было получено свидетельство о прекращении деятельности «Альфы» в результате реорганизации в форме присоединения, руководитель организации издал приказ о реорганизации.

На основании приказа были внесены изменения в кадровые документы: руководитель отдела кадров Е.Э. Громова оформила дополнительные соглашения к трудовым договорам и сделала соответствующие записи в трудовых книжках сотрудников.

Местом хранения кадровых документов учредители «Альфы» определили офис «Гермеса».

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ: Как оформить временное исполнение обязанностей руководителя учреждения другим сотрудником

Случаи временного исполнения обязанностей руководителя учреждения

Временное исполнение обязанностей руководителя учреждения требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.).

Приказ о возложении полномочий руководителя учреждения

Как правило, временное исполнение обязанностей руководителя учреждения возлагается на его заместителя. Если у руководителя учреждения нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае руководитель учреждения (главный распорядитель, учредитель) должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя учреждения на этого сотрудника (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Да, нужен.

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении.


О ошибках в трудовой книжке читайте подробнее здесь.


Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:

  • определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);

  • зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;

  • определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;

  • решить вопросы оплаты за время замещения.

Данный вывод следует из разъяснения от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39.

Порядок временного замещения руководителя

Порядок замещения руководителя учреждения в случае его временного отсутствия можно прописать:

  • в уставе бюджетного учреждения;

  • в уставе или в положении казенного учреждения (в случаях, предусмотренных законодательством).

Это следует из пунктов 1, 3 статьи 14 Закона от 12 января 1996 г. № 7-ФЗ.

В частности, в учредительных документах может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя учреждения на время отсутствия старого (например, в случае его ареста).

Доверенность на осуществление полномочий руководителя учреждения

Если устав (положение) учреждения не предусматривает возможности передачи полномочий на время отсутствия руководителя, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения учреждения, т.е. отношения с контрагентами. В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия (заключать гражданско-правовые договоры,

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если срок в доверенности не указан, то она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выдана безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188 ГК РФ). Такую доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо указаны в самом документе (ст. 188.1 ГК РФ). Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188Гражданского кодекса РФ.

Доплата за временное замещение руководителя учреждения

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя установите сотруднику доплату (ст. 151 ТК РФ). Однако она обязательна только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего руководителя не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Подробнее об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.47%
  • Иногда 56.45%
  • Не оформляем срочников 19.08%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль