Что допускается включать в личное дело сотрудника?

801

Вопрос

При формировании личных дел допускается хранить или анкету или листок по учету кадров. В чем отличие?

Ответ

В личное дело работника могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Таким образом, можно сказать, что отличие между анкетой и личным листком по учету кадров состоит в том, что анкета составляется до приема на работу и в случае трудоустройства включается в личное дело, а личный листок по учету кадров заполняется уже после приема на работу и, как правило, обязательно должен содержать фото сотрудника 4х6 см.

Примечание :

При поступлении на государственную службу служащих заполняет только анкету, личный листок, как документ , фактически дублирующий сведения анкеты , не оформляется.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника

Формирование личного дела

Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной инструкции. Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;

  • личный листок по учету кадров;

  • анкета;

  • дополнение к личному листку по учету кадров;

  • автобиография;

  • заявление о приеме на работу;

  • копия документа, удостоверяющего личность;

  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

  • копия ИНН;

  • должностная инструкция;

  • копии документов об образовании;

  • характеристики и рекомендательные письма;

  • личные заявления работника;

  • трудовой договор;

  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

  • аттестационные листы;

  • отзывы должностных лиц о работнике;

  • справки о состоянии здоровья;

  • фотографии;

  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Ситуация: Что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка. Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет редактора: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Формы: Анкета из личного дела сотрудника

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)

Фамилия

Глебова

Имя

Алла

Отчество

Степановна

Дата
рождения

14.03.1954

   

1. Гражданство (если изменяли, то укажите,
когда и по какой причине)

Гражданка Российской Федерации

2. Образование, ученая степень (когда и какие
учебные заведения окончили, номера дипломов).
Специальность и квалификация по диплому

Российская экономическая академия
им. Плеханова, год окончания 1978,
квалификация «экономист»,
специальность «бухгалтерия»

3. Какими иностранными языками и языками
народов Российской Федерации владеете и в
какой степени (читаете и можете объясняться,
владеете свободно)

Английский – читаю и перевожу со
словарем

   

4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу и работу по совместительству)

Месяц и год

поступления

ухода

Должность с указанием учреждения,
организации, предприятия, а также
министерства (ведомства)

Местонахождение
учреждения, организации,
предприятия

1983

1998

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"», бухгалтер

г. Москва

1998

2009

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"», экономист

г. Москва

       
       

5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

Степень
родства

Фамилия, имя,
отчество

Год
рождения

Место работы, должность

Адрес места
жительства

муж

Глебов
Никита
Петрович

1950

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"», экономист

г. Москва,
ул. Генерала
Власова, д.13,
кв. 56

дочь

Глебова Анна
Никитична

1982

не работает

г. Москва, ул. Генерала
Власова, д.13,
кв. 56

         
         

6. Домашний адрес и номер телефона г. Москва, ул. Генерала Власова, д.13, кв. 56,

 

тел. 8 (907) 256-44-17

     

7. Паспорт или документ, его заменяющий

паспорт 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского

р-на Московской обл. 15 апреля 2002 г.

(номер, серия, кем и когда выдан)

 

8. Дополнительные сведения, которые Вы желаете сообщить о себе

водительские права категории «В»

 

9. Какую должность в нашей компании Вы хотели бы занимать?

главный бухгалтер

 

10. На какой уровень зарплаты Вы рассчитываете?

не ниже 50 000 руб.

 

«

12

»

февраля

20

09

г.

Подпись

 

(дата заполнения)

 
                   

Ответственный за кадровый
учет

     

В.Н. Зайцева

(должность ответственного за кадровый учет)

 

(подпись)

 

(расшифровка подписи)

         
  1. Формы: Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия

Глебова

 

Имя

Алла

Отчество

Степановна

 

2. Пол

женский

 

3. Год, число и месяц рождения

1954, 14 марта

 

4. Место рождения:

г. Москва

 
 

(село, деревня, город, район, область)

 

5. Гражданство

гражданка Российской Федерации

 

6. Образование

высшее

 

место
для
фотографии

                 

Название учебного
заведения и его
местонахождение

Факультет или
отделение

Год
поступления

Год
окончания
или ухода

Если не
окончил,
то с
какого
курса
ушел

Какую
специальность
получил в
результате
окончания
учебного
заведения, указать
№ диплома или
удостоверения

Российская
экономическая
академия им.
Плеханова

Экономический

1973

1978

 

Экономист

         
           

7. Какими иностранными языками владеете

английский – читаю и перевожу со словарем

(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)

 

8. Ученая степень, ученое
звание

не имею

 
     

9. Какие имеете научные труды и
изобретения

не имею

   

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству)

Месяц и год

поступления

ухода

Должность с указанием учреждения,
организации, предприятия, а также
министерства (ведомства)

Местонахождение
учреждения, организации,
предприятия

1978

1998

Общество с ограниченной ответственностью «Торговая фирма "Гермес"», бухгалтер

г. Москва

1998

2009

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"», экономист

г. Москва

       
       

11. Пребывание за границей
(работа, служебная командировка, поездка с делегацией)

Месяц и год

с какого
времени

по какое
время

В какой стране

Цель пребывания за
границей

09.1996

10.1996

Великобритания

Служебная командировка

       
       

12. Участие в выборных органах

Место выборного
органа

Название выборного
органа

В качестве кого

выбран

Год

избрания

выбытия

         
         

13. Какие имеете правительственные награды

не имею

Когда и кем награжден

14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание

 

Состав

 

Род войск

 

(командный, политический, административный, технический и т. д.)

 

15. Семейное положение в момент заполнения личного листка

состою в

зарегистрированном браке

Муж Глебов Никита Петрович, 60 лет, дочь Глебова Анна Никитична, 28 лет

(члены семьи, с указанием возраста)

16. Домашний адрес

г. Москва, ул. Генерала Власова, д.13, кв. 56

                 

17. Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный
листок по учету кадров

«

12

»

февраля

20

09

г.

 

Личная подпись

 
                   
  1. Правовая база :

Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609

(ред. от 23.10.2008)

"Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"

16. К личному делу гражданского служащего приобщаются:

а) письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации (далее - должность гражданской службы);

б) собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

в) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

г) копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

д) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

е) копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

ж) копии решений о награждении государственными наградами Российской Федерации, Почетной грамотой Президента Российской Федерации, об объявлении благодарности Президента Российской Федерации, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

(в ред. Указа Президента РФ от 23.10.2008 N 1517)

з) копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

и) экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

к) копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

л) копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

м) копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

н) аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

о) экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации;

п) копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Российской Федерации (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

р) копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

с) копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

т) копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

у) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

ф) сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

х) копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

ц) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

ч) копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

ш) медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

щ) справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

17. В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

18. Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

19. В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входит:

а) приобщение документов, указанных в пунктах 16 и 17 настоящего Положения, к личным делам гражданских служащих;

б) обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;

в) обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Федеральным законом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в соответствии с настоящим Положением;

г) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом Российской Федерации или Правительством Российской Федерации, для опубликования общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

д) предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъектов Российской Федерации для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям;

е) информирование гражданских служащих, указанных в подпунктах "г" и "д" настоящего пункта, об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;

ж) ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

20. Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел гражданских служащих, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения личных дел гражданских служащих, установленного настоящим Положением.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.86%
  • Иногда 55.92%
  • Не оформляем срочников 19.22%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль