Как исправить ошибку при заполнении титульного листа трудовой книжки?

1091

Вопрос

Как исправить ошибку при заполнении титульного листа трудовой книжки? При приеме на работу обнаружилась ошибка в записи трудовой книжки: в строке "Имя" записано "Омег", а во вкладыше трудовой книжки этого работника, как и в паспорте стоит запись "Олег". Как исправить? 

Ответ

Данную ошибку нужно устранить.


Все об исправлении ошибок в трудовой книжке вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.


Самым верным был бы вариант исправления этой записи тем работодателем, который допустил ошибку, но не исключается и возможность внесения исправлений и действующим работодателем.


Мы рассказывали ранее о титульном листе трудовой книжки в материале по ссылке.


Если у вас нет сомнений в принадлежности данного документа именно этому работнику (имеет место явная описка), то в данном случае возможно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенную запись, а рядом внести верное имя, на обложке нужно произвести удостоверительную запись «В связи с допущенной технической ошибкой Имя Омег изменено на Олег на основании паспорта _______________________________» .. далее поставить подпись ответственного лица и печать вашей организации .

По вопросу исправлений в трудовой книжке, тем более записей , внесенных достаточно давно и на основании документов, которые у работника отсутствуют ( паспорт скорее всего за это время сменился), существует и иная более жесткая позиция, согласно которой внесение исправлений в титульный лист трудовой книжки действующим законодательством не допускается. В данном случае устранить допущенную на титульном листе ошибку можно путем выдачи дубликата.

При этом на основании трудовой книжки, на титульном листе которой обнаружены неправильные или неточные записи, дубликат оформлять не следует – потребуются надлежаще оформленные документы с предыдущих мест работы.

Таким образом, в связи с тем, что ошибку на титульном листе трудовой книжки допустил предыдущий работодатель, то Вам нужно завести работнику дубликат трудовой книжки. При этом, для заполнения дубликата трудовой книжки запросите с предыдущих организаций документы, подтверждающие стаж работы сотрудника, и на основании их вносите данные об имеющемся стаже.

Если кто-то из работодателей прекратил существование (организация ликвидирована или закрыто ИП), для получения необходимых сведений можно обратиться в архив.

Подробный порядок выдачи дубликата и образец заполнения приведены ниже. 

Подробности в материалах Системы: 

1. Ответ : Как внести изменения и исправления в трудовую книжку. 

 Изменения в титульный лист трудовой книжки

Изменения в титульный лист трудовой книжки вносите, если изменились анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности.

Например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п.

Об этом сказано в пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225

. Изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения

Изменения в данные трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве, дате рождения сотрудника внесите в следующем порядке.

Прежнюю запись аккуратно зачеркните одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) запишите новые сведения.

Зачеркнутая запись должна легко читаться.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат.

Текст пояснения заверьте печатью организации (кадровой службы, если у нее есть своя печать) и подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и т. д.

Вносить изменения в трудовую книжку со слов ее владельца нельзя.

Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Пример внесения изменений в титульный лист трудовой книжки.

Сотрудник организации сменил фамилию. Секретарь организации вышла замуж и сменила фамилию. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес изменения на титульном листе ее трудовой книжки.

На какой документ нужно сделать ссылку в трудовой книжке, если у сотрудника изменилась фамилия (на паспорт или на свидетельство).

При изменении анкетных данных сотрудника можно сделать ссылку как на оба документа – и на паспорт, и на соответствующее свидетельство (свидетельство о браке, об изменении фамилии), так и на один из них, если все необходимые данные содержатся в одном документе.

Если одного документа недостаточно, ссылка делается на оба.

На основании какого документа можно внести в трудовую книжку сведения о новой фамилии, если свидетельство о браке утеряно

Свидетельство о браке не является единственным документом для оформления записи о смене фамилии при регистрации брака.

Соответствующая запись может быть внесена на основании паспорта, в котором также будет содержаться отметка о регистрации брака (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225п. 2.3 Порядка, утвержденного постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

Кроме того, свидетельство о браке выдают на основании записи акта о заключении брака, и оно вторично по отношению к акту. Поэтому другим документом – основанием для внесения изменений в трудовую книжку также может быть надлежащим образом оформленная копия записи акта о заключении брака. Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 29 и статьи 30 Закона от 15 ноября 1997 г. № 143-ФЗ, пункта 29 перечня, утвержденного постановлением от 27 февраля 2002 г. Минтруда России № 16, Пенсионного фонда России № 19па.

Таким образом, работодатель вправе внести запись о смене фамилии сотрудницы на основании паспорта или копии записи акта о заключении брака.

Обязана ли организация по просьбе бывшей сотрудницы внести в ее трудовую книжку сведения о смене фамилии? Сотрудница вышла замуж и изменила фамилию после увольнения из организации. В настоящее время сотрудница нигде не работает 

Да, обязана. Изменение записи о фамилии производится по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о браке и других документов (п. 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). При этом в Правилах не содержится требование о том, что это место работы должно быть текущим, или о том, что изменение фамилии должно было произойти во время работы бывшей сотрудницы в данной организации.

Как внести запись об изменении фамилии сотрудника? Свободного места на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет 

Запись об изменении фамилии сотрудника необходимо внести на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. А ссылки на подтверждающие документы, печать и подпись ответственного за запись лица – отразить на внутренней стороне обложки трудовой книжки.

Такой порядок установлен в пункте 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункте 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Если внутренняя сторона обложки на первом развороте трудовой книжки полностью заполнена, то продолжать вносить записи следует на внутренней стороне обложки последнего разворота трудовой книжки. Если окажутся заполненными обе стороны внутренней обложки, то работодателю необходимо оформить вкладыш в трудовую книжку и внести запись на внутренней стороне обложки вкладыша.

Такой вывод можно сделать на основе пунктов 3839 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225Приклеивать дополнительные листы к обложке трудовой книжки для внесения сведений об изменении фамилии не рекомендуется. 

Как исправить запись о смене фамилии на титульном листе трудовой книжки, если она внесена ошибочно? Сотрудник фамилию не менял

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. В данном случае работодатель вправе поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменения в записи о фамилии, имени или отчестве сотрудника. То есть нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенную фамилию сотрудника. Затем заново внести в трудовую книжку прежнюю фамилию и заверить это внесение новой заверяющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Под ошибочно внесенной записью о смене фамилии можно внести, например, такую формулировку: «Запись о смене фамилии "Дежнева" на "Петрова" недействительна. Фамилия "Дежнева" повторно внесена на основании паспорта серии 46 02 № 545177, выданного УВД Воскресенского р-на Московской обл. 15.04.2002».

Такой вывод следует из совокупности положений пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, и пункта 26 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, по аналогии закона.

Внимание: при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая такое исправление пометкой «Исправленному верить», недопустимо

. Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ :

Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы

Нет, нельзя.

Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.

Ситуация: Может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль