При составлении должностной инструкции чем должен отличаться первый экземпляр от второго?

925

Вопрос

При составлении должностной инструкции формируется 2 экземпляра. Чем должен отличаться первый экземпляр от второго? Как хранится экземпляр который остается у работодателя (в личном деле, в папке для ДИ)? Должна ли ДИ формироваться под каждого сотрудника или в унифицированной форме?

Ответ

чем должен отличаться первый экземпляр от второго?

Если какой-либо документ составляется в двух экземплярах, то оба экземпляра должны быть тождественны (аутентичны), отличий в них не должно быть. Это правило касается и Должностных инструкций.

Ответ на вопрос : Должна ли ДИ формироваться под каждого сотрудника или в унифицированной форме?»

Унифицированных форм Должностных инструкций не существует. При разработке должностной инструкции работодатель пользуется квалификационными характеристиками должностей, приведенными в Квалификационных справочниках.

Законодательством не урегулирован порядок составления должностной инструкции, поэтому работодатель самостоятельно решает, оформлять ее как самостоятельный документ или как приложение к трудовому договору. Инструкция составляется в двух экземплярах.

Должностная инструкция может быть составлена как на штатную должность , так и на отдельного работника. На практике рекомендуется составлять должностную инструкцию на штатную должность, а не на конкретного сотрудника. Это связано с тем, что именные должностные инструкции придется переутверждать для каждого нового сотрудника. Однако, в том случае, если у работников, замещающих одинаковую должность , отличаются функциональные обязанности (например в штатном расписании одна позиция «бухгалтер» и 4 единицы по данной должности . При этом один веден учет труда и заработной платы; второй занимается налоговым учетом ; третий ведет расчеты с поставщиками и подрядчиками и тп. ), и вы хотите такую специфику закрепить без изменения наименования должности , то сделать то можно путем составления персональных должностных инструкций ).

Если должностные обязанности всех работников одинаковы, то можно ограничиться должностной инструкцией , составленной на штатную должность.

Если должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ, в этом случае существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией:

-Ведение специального журнала, где сотрудники будут расписываться об ознакомлении с должностной инструкцией;

- Приложение листа ознакомления к должностной инструкции, который прошнуровывается и пронумеровывается вместе с должностной инструкцией. В нем проставляется дата и подпись работника;

- Сотрудник расписывается на обоих экземплярах должностной инструкции. Дата и подпись работника проставляется на лицевой стороне последнего листа должностной инструкции.

Если должностная инструкция не именная, то при приеме работника на ту же должность с теми же функциональными обязанностями, согласно которой оформлена должностная инструкция, ознакомить сотрудника можно одним из вышеперечисленных способов. В этом случае рекомендуется делать копию должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для хранения на рабочем месте. Расписка в получении экземпляра должностной инструкции в этом случае включается в состав реквизитов листа ознакомления работников с должностной инструкцией.

Также должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору, являющегося его неотъемлемой частью.

Ответ на вопрос : Как хранится экземпляр, который остается у работодателя (в личном деле, в папке для ДИ)?

Место хранения должностных инструкций определяется работодателем самостоятельно. Обычно оригиналы инструкций, оформленных как отдельный документ, хранятся в отделе кадров, а их заверенные копии - в тех отделах, где работают сотрудники. В отделе кадров не именные должностные инструкции ,как правило, хранятся в отдельной папке . Именные инструкции могут храниться как в отдельной папке «должностные инструкции», так и в личном деле работника (если личное дело ведется на работника в вашей организации)

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то один экземпляр этого единого документа хранится у сотрудника, а экземпляр работодателя - в отделе кадров компании вместе с трудовым договором работника.

В целях сохранности и правильной организации работы с кадровыми документами нужно формировать должностные инструкции в дела в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой дел.

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить должностную инструкцию

Составление должностной инструкции

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.

Совет редактора: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Разделы должностной инструкции

Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» укажите:

  • название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;

  • требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;

  • непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);

  • порядок назначения и освобождения от должности;

  • наличие и состав подчиненных;

  • порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);

  • перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.

Раздел «Должностные обязанности»

В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать профессиональные стандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права»

В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Раздел «Ответственность»

В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.

Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ

Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.07%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль