Обязательно ли сотруднику устанавливать разъездной характер работы, если предприятие оплачивает ему проездной?

689

Вопрос

Добрый день, подскажите, пожалуйста, если мы хотим некоторым сотрудникам оплачивать проездной, обязательно ли устанавливать разъездной характер работы, как настаивает бухгалтерия? Какие возможны варианты?

Ответ

Ответ зависит от режима работы сотрудников.

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);

  • часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

  • производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);

  • предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

Если у сотрудников разъездной или подвижный характер работы, это условие нужно включить в трудовой договор, а также определить (в приказах или в едином локальном нормативном акте) перечень должностей с разъездным характером работ, размер возмещаемых расходов и порядок подтверждения производственного характера поездок. В этом случае сотрудникам во время служебных поездок оплачиваются расходы на проезд. Данные суммы находятся в льготном налоговом статусе : нет НДФЛ, страховых платежей, все относится на расходы организации, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Если трудовая функция сотрудников не предполагает постоянных поездок, перемещений, и работодатель желает оплачивать сотрудникам проезд до работы и обратно, это условие (как дополнительную льготу) также надо включить в трудовой договор, и указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация (в фиксированном или в соответствии с произведенными расходами). На выплату компенсаций оформляется приказ (в произвольной форме). В этом случае налогообложение совсем иное : возникает и налоговая выгода работника и обязанность с указанной суммы еще и страховые платежи заплатить. А если в трудовом договоре не предусмотрели обязанность работодателя компенсировать работнику затраты на проезд, то придется еще и эти суммы из чистой прибыли выплачивать.

Примечание: Если у работников нет возможности добираться до места работы общественным транспортом, организация может заключить договор о доставке работников с автотранспортной фирмой. В этом случае затраты на проезд следует квалифицировать как производственные расходы организации. Такие затраты не облагаются НДФЛ и страховыми платежами и уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

Когда сотрудники могут добраться до места работы и обратно самостоятельно, оплата предприятием проезда работников является их доходом, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ и стразовыми взносами.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Нужно ли включать в трудовой договор условия о разъездном характере работы или о командировках сотрудника

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Если работа сотрудника постоянно будет связана с разъездами, оговорка о разъездном характере работы является обязательным условием трудового договора *(абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ.

При оформлении трудового договора нужно разграничивать понятия «командировка» и «разъездной (подвижной) характер работы».

Командировкой признается поездка сотрудника по распоряжению организации на определенный срок, в которой он выполняет служебное поручение вне места постоянной работы. Об этом сказано в статье 166 Трудового кодекса РФ. Включать в трудовой договор условие о командировках сотрудника не обязательно.

Разъездной характер носят работы, при которых:

  • у сотрудника нет неподвижного рабочего места (водители);

  • часть рабочего времени проходит в поездках от места размещения организации до места работы (сотрудник строительных организаций).

К работам с подвижным характером относятся работы, которые:

  • производятся в пути (проводник, стюардесса и т. д.);

  • предполагают частую передислокацию организации (перемещение сотрудников) (сотрудники подвижных строительных организаций).

В этих случаях поездки сотрудников командировками не признаются. Это следует из положений статьи 168.1 и части 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ.

В исключительных случаях, если поездки водителей в другие города или страны носят разовый характер, то оформите их как командировки. Такой вывод подтверждает Минфин России в письме от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168, а также арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 октября 2009 г. № КА-А41/10098-09, Поволжского округа от 9 апреля 2008 г. № А57-11527/06).

Локальным нормативным актом организации (например, приказом) может быть предусмотрен перечень других должностей с разъездным (подвижным) характером работы (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). В него можно включить сотрудников, в должностные обязанности которых входят периодические поездки (перемещения). Например, специалистов по наладке оборудования, менеджеров по продажам, страховых агентов и т. п.

Документально оформить разъездную (подвижную) работу проще, чем командировки. Единовременно приказами руководителя нужно определить:

  • размер возмещаемых расходов (ст. 168.1 ТК РФ);

  • перечень разъездных (подвижных) работ (ст. 168.1 ТК РФ);

  • порядок подтверждения производственного характера поездок (перемещений).

В качестве документов, подтверждающих производственный характер поездок, перемещений (пункты назначения, цели), можно использовать журналы учета поездок, маршрутные листы и т. п.

В отличие от командировок оформлять персональные документы (приказ о командировке, служебное задание, командировочное удостоверение) по каждой поездке (перемещению) сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы не нужно. Кроме того, для сотрудников с разъездным (подвижным) характером работы организация может предусмотреть упрощенный порядок представления отчетности по поездкам, перемещениям (например, раз в месяц).

Из ответа «Как оформить прием сотрудника на работу»

2. Журнал: «Зарплата»№ 1, январь 2008 г.

Новости

ЕСЛИ ДО РАБОТЫ НЕ ДОЕХАТЬ, НЕ ДОЙТИ

В письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/809 Минфин России разъяснил порядок налогообложения затрат организации на перевозку сотрудников к месту работы и обратно.

Если у персонала компании нет возможности добираться до места работы общественным транспортом, организация может заключить договор о доставке работников с автотранспортной фирмой. В этом случае затраты на проезд нельзя рассматривать как оплату услуг, оказанных сотрудникам. Их следует квалифицировать как производственные расходы организации. Такие затраты не облагаются НДФЛ и ЕСН и уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль. Однако оплата проезда должна быть предусмотрена трудовыми или коллективным договорами (п. 26 ст. 270 НК РФ).

Когда сотрудники могут добраться до места работы и обратно самостоятельно, оплата предприятием проезда работников является их доходом, полученным в натуральной форме, и облагается НДФЛ и ЕСН.

3. Журнал: «Зарплата»№ 9, сентябрь 2013

Выплаты работникам

КАК УЧЕСТЬ РАСХОДЫ НА ПРОЕЗД, ОБУЧЕНИЕ И ФИТНЕС СОТРУДНИКОВ

Работодатель принял решение оплачивать своим сотрудникам дополнительные льготы, предоставляя им социальный пакет. Как правильно такие расходы оформить и отразить в учете компании, читайте в статье.

Многие компании, помимо заработной платы, гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.

Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.

Однако прежде чем начать предоставлять различные социальные льготы, компании следует оценить не только эффективность и целесообразность таких методов поддержки своих работников, но и требуемый объем расходов и документооборота.

<…>

ОПЛАТА ПРОЕЗДА РАБОТНИКОВ К МЕСТУ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ОБРАТНО

Работодатель может взять на себя расходы своих сотрудников на проезд к месту работы и обратно (например, компенсировать им стоимость проезда). Выплату компенсации можно организовать следующим образом.

Вариант первый. По истечении месяца работник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проезд к месту деятельности и обратно (проездные билеты), после чего ему выплачивают компенсацию, равную сумме расходов. Как правило, в этом случае организация устанавливает верхний предел компенсации (например, компенсация на проезд выплачивается в сумме фактических расходов, но не более 4000 руб.).

Вариант второй. Можно выплачивать компенсацию в фиксированном размере, установленном работодателем произвольно на основании средних расходов на проезд (например, 5000 руб. в месяц). В этом случае компенсация будет частью зарплаты, поэтому проездные документы не понадобятся. Оплачивать проезд работников можно и иными способами, например приобрести специальный автобус, чтобы развозить работников, или проездные билеты для всех сотрудников.

Документальное оформление

Трудовой договор. Если компания хочет выплачивать работникам компенсацию за проезд, то надо добавить в трудовые договоры соответствующее условие. Это позволит включить выплаченные компенсации в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 25 ст. 255 НК РФ). А в трудовом договоре указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация:

- фиксированном;

- в соответствии с произведенными расходами.

Приказ. На выплату компенсаций оформляется приказ или распоряжение (в произвольной форме). Образец приведен ниже.

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль. Компенсации, выплаченные работникам по собственной инициативе работодателя, относятся к расходам на оплату труда. Но лишь в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (п. 25 ст. 255 и п. 26 ст. 270 НК РФ).

Если выплата компенсации за проезд не указана в трудовом или коллективном договоре, то ее нельзя учесть в расходах.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ. На сумму компенсаций необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Также следует удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 210 и подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Выплату компенсации расходов на проезд отражают так:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов»

— начислена компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии»

— начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»

— начислены взносы на социальное страхование;

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на травматизм»

— начислены взносы на травматизм;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— с суммы компенсации расходов на проезд удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 субсчет «Компенсация транспортных расходов» КРЕДИТ 50 (51)

— выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд;

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 20 (25, 26, 44)

— компенсация проезда отнесена на себестоимость.

<…>

Л.А. Масленникова,

эксперт журнала «Зарплата», кандидат экономических наук

3. Правовая база :

ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 2 апреля 2010 г. N 02-03-16/08-526П

Департамент правового обеспечения социального страхования рассмотрел обращения и считает возможным высказать свое мнение по поставленным вопросам.

1. В соответствии с ч. 1 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) база для начисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных организацией за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Пунктом 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 212-ФЗ установлено, что в части страховых взносов, подлежащих уплате в Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд), не подлежат обложению страховыми взносами любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера. Соответственно, применительно к страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (далее - страховые взносы) объектом обложения исходя из нормы ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам.

Так, пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ определено, что все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами.

Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы по проезду, связанные со служебными поездками.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то компенсации, направленные на возмещение работодателем расходов стоимости месячных и квартальных проездных билетов, не облагаются страховыми взносами на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, при условии, что размеры и порядок возмещения указанных расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников установлены коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации.

˂…˃

Руководитель

Департамента правового обеспечения

социального страхования

А.А.ШЕСТАКОВ

02.04.2010

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 7 июня 2011 г. N 03-04-06/6-131

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм денежных средств, выплачиваемых сотрудникам организации, чья работа носит разъездной характер, и в соответствии со ст. 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

В соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.

Абзацем 10 указанного пункта предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Согласно ст. 168.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Трудовой кодекс) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

При этом в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

С учетом изложенного положения абз. 10 п. 3 ст. 217 Кодекса об освобождении от налогообложения в пределах 700 руб. сумм суточных в отношении компенсаций, выплачиваемых в соответствии со ст. 168.1 Трудового кодекса, не применяются.

Таким образом, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

С.В.РАЗГУЛИН

07.06.2011

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль