Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника?

400

Вопрос

Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника? 

Ответ

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Перечень документов, приведенных в данной статье, не является исчерпывающим. Таким образом, работник имеет право запросить у работодателя характеристику, а работодатель, должен ее выдать.

Как разъяснил Верховный Суд РФ в Определении от 25.03.2010 № КАС10-108, то, что в перечне документов, подлежащих выдаче работодателем работнику по его письменному заявлению (ст. 62 ТК РФ), не указан какой-то документ, не свидетельствует о том, что такой документ не должен выдаваться вообще, так как приведенный в данной норме примерный перечень документов не является исчерпывающим.

Аналогичного мнения придерживаются и суды . Из Определения Санкт-Петербургского городского суд от 18.01.2012 № 33-410 следует, что перечень связанных с работой документов, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не является закрытым, и поскольку служебная характеристика, безусловно, является связанным с работой документом, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о ее выдаче, а работодатель обязан по требованию работника ее выдать, в связи с чем действия работодателя, не выдавшего по требованию работника его служебную характеристику, не могут быть признаны соответствующими положениям ст. 62 ТК РФ.

Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод: если работник запросил у работодателя характеристику, которая необходима ему для реализации его прав, то работодатель не вправе ему отказать в выдаче данного документа, так как характеристика работника, является документом, связанным с работой.

Что касается справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, то Роструд в своем Письме от 08.11.2010 № 3281-6-2 разъяснил, что форма справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, а также порядок ее выдачи нормативными правовыми актами РФ не утверждены. Поэтому из-за отсутствия установленной формы справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы и порядка ее выдачи работодатель может выдать такую справку в произвольной форме с указанием общепринятых для документов организации (работодателя) реквизитов и сведений о среднем заработке, рассчитанном в соответствии с Постановлением Минтруда России от 12.08.2003 № 62.

Идентификационный номер налогоплательщика и юридический адрес организации являются общепринятыми для документов организации (работодателя) реквизитами (п. 3.8-3.9 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта Росии от 03.03.2003 г. № 65-ст).

Следовательно, работодатель обязан их указаывать на справке о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы, тем более в том случае, если бланк справки предусматривает указание данных реквизитов.

На основании вышеизложенного, работнику необходимо, в силу ст. 62 ТК РФ обратиться с письменным заявлением кработодателю о предоставлении необходимых документов.

Отказ работодателя может быть обжалован в трудовой инспекции, прокуратуре или суде.

Подробнее в материалах Системы:

1. Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, который так или иначе связан с работой данного сотрудника. Это следует из положений статьи 62 Трудового кодекса РФ. В письме от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1 специалисты Роструда дают аналогичные разъяснения.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.

Срок оформления

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Справка с места работы

Справку с места работы оформляют, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки.

Как правило, бланк содержит в себе следующие реквизиты:

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);

  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

Копия документа

Помимо справки сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки (подп. 2.1.29 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, заверьте ее надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ, подп. 2.1.30 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  • должность лица, заверившего копию;

  • его личную подпись;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  • дату заверения;

  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет редактора: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Выписка из документа

Кроме того, сотрудник может запросить выписку из документа (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписка оформляется в тех случаях, когда изготовление копии документа:

  • невозможно (например, документ содержит конфиденциальную информацию);

  • нецелесообразно (например, документ имеет большой объем и полностью не нужен).

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

  • из трудовой книжки. Такая выписка может понадобиться, например, если сотрудник оформляет досрочную пенсию;

  • из приказа. Такая выписка может понадобиться, например, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст)

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Судебная практика:

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОРОДСКОЙ СУД

КАССАЦИОННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

от 18 января 2012 г. N 33-410

Судья: Муратова С.В.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в составе:

председательствующего Кутыева О.О.,

судей Александровой Ю.К. и Зарочинцевой Е.В.,

при секретаре Б.,

рассмотрела в открытом судебном заседании по правилам Главы 40 ГПК РФ (в редакции, действовавшей до 01.01.2012), на основании ст. 2 Федерального закона от 09.12.2010 N 353-ФЗ "О внесении изменений в Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации" кассационную жалобу закрытого акционерного общества "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" на решение Октябрьского районного суда Санкт-Петербурга от 07 ноября 2011 года по делу N 2-3382/11 по иску Г. к ЗАО "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" об обязании выдать характеристику.

Заслушав доклад судьи Кутыева О.О., судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда

установила:

Г. обратился в суд с иском к ЗАО "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" об обязании выдать служебную характеристику, указав в обоснование заявленных требований, что решением Октябрьского районного суда Санкт-Петербурга от 16.02.2011 по гражданскому делу N 2-168/11 установлено наличие трудовых отношений между Г. и ЗАО "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" в 2009 году; 18.07.2011 истец обратился к ответчику с заявлением с просьбой выдать характеристику с последнего места работы, однако, указанное заявление было оставлено работодателем без ответа, в связи с чем, Г. обратился в суд.

Решением Октябрьского районного суда Санкт-Петербурга от 07.11.2011 исковые требования Г. удовлетворены в полном объеме.

В кассационной жалобе ЗАО "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" ставит вопрос об отмене постановленного судом решения, ссылаясь на то, что служебная характеристика не отнесена ТК РФ к перечню документов, связанных с работой, которые работодатель обязан выдать по требованию работника. Также ответчик ссылается на отсутствие со стороны работника письменного заявления на выдачу характеристики и на отсутствие у себя подлинника данного документа для выдачи работнику копии.

Кассационная жалоба рассмотрена в отсутствие сторон, которые, будучи надлежаще извещенными о месте и времени судебного разбирательства, в заседание суда кассационной инстанции не явились, о причинах неявки суду не сообщили.

Изучив материалы дела, обсудив доводы кассационной жалобы, судебная коллегия не усматривает оснований для отмены постановленного судом первой инстанции решения.

В соответствии с положением ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Разрешая заявленный спор, суд первой инстанции, опираясь на правовую позицию, изложенную в Определении Верховного Суда РФ N КАС-108 от 25.03.2010, исходил из того, что перечень связанных с работой документов, приведенный в ст. 62 ТК РФ, не является закрытым, и поскольку служебная характеристика, безусловно, является связанным с работой документом, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением о ее выдаче, а работодатель обязан по требованию работника ее выдать, в связи с чем, действия ответчика, не выдавшего по требованию истца его служебную характеристику, не могут быть признаны соответствующими положениям ст. 62 ТК РФ, что является основанием для удовлетворения заявленных истцом требований.

Судебная коллегия находит правильными выводы суда первой инстанции.

В соответствии со ст. 37 Конституции Российской Федерации каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.

С учетом специфики трудовых отношений в различных сферах общественной жизни это право в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства ограничивается федеральными законами путем установления повышенных требований к профессиональной подготовленности и нравственным качествам кандидата на определенную должность (ч. 3 ст. 55 Конституции Российской Федерации).

В ряде случаев для поступления на работу в другую организацию работнику необходимо представить не просто справку о прежней работе, а развернутую характеристику с прежнего места работы, например, при участии в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава высших учебных заведений, высших должностей государственной службы, федеральных судей и в других случаях.

С учетом этого, содержащаяся в ст. 62 ТК РФ норма об обязанности работодателя выдать работнику в случае возникновения такой потребности справку о работе подразумевает обязанность работодателя выдать работнику по его требованию и характеристику, которая по существу является той же справкой о работе, но составленной в более развернутом виде.

Таким образом, получение гражданином характеристики с предыдущего места работы является одним из условий его поступления на другую работу и должно рассматриваться как один из способов реализации и защиты его права на труд.

В связи с этим отказ работодателя выдать такую характеристику не может рассматриваться иначе как не соответствующее нормам трудового законодательства ограничение права работника на свободный выбор рода деятельности и профессии.

При таких обстоятельствах, суд первой инстанции обоснованно удовлетворил заявленные Г. требования, обязав ЗАО "Научно-исследовательский институт прикладной географии и территориального управления" выдать Г. характеристику.

Доводы кассационной жалобы ответчика о том, что выдача служебной характеристики нормами ТК РФ не предусмотрена основаны на неправильном толковании норм материального права и не влияют на правильность определения судом прав и обязанностей сторон в рамках спорных правоотношений.

Доводы об отсутствии от работника письменного заявления с просьбой о предоставлении характеристики опровергаются материалами дела.

В целом доводы кассационной жалобы не содержат оснований для отмены постановленного судом первой инстанции решения, в связи с чем, решение суда первой инстанции, которое является законным и обоснованным, подлежит оставлению без изменения.

На основании изложенного, руководствуясь ст. 361 ГПК РФ, судебная коллегия

определила:

Решение Октябрьского районного суда Санкт-Петербурга от 07 ноября 2011 года оставить без изменения, поданную кассационную жалобу - без удовлетворения.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.13%
  • Не оформляем срочников 19.23%
результаты

Рассылка



Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль