Как правильно соблюсти нумерацию при оформлении документов на отпуск?

1085

Вопрос

Можно ли использовать сплошную нумерацию всех приказов на отпуск в компании, например приказ на ежегодный отпуск №1/О, а приказ на отпуск по беременности и родам №2/О, приказ на отпуск по уходу за ребенком №3/О. Сделали приказы на ежегодный отпуск №13/О от 26.08.13 и №14/О от 02.09.13, а потом работница (которая работает дистанционно) принесла больничный от 19.08.13 и просит предоставить ей отпуск по беременности и родам с этой даты. Что делать с нумерацией? Как правильно и какие оформить документы?

Ответ

Порядок нумерации приказов законодательно не установлен. Работодатель самостоятельно выбирает способ нумерации, исходя из удобства применения.

Зафиксируйте дату получения больничного листа от сотрудницы (в отдельном акте, журнале входящей корреспонденции или в журнале учета листков временной нетрудоспособности).

В рассматриваемой ситуации можно договориться с работницей о переносе отпуска на другое время в связи с тем, что у нее возникло право на отпуск по беременности и родам. Для этого сотрудница должна подать заявление о переносе отпуска, а работодатель – издать приказ (в произвольной форме) и внести изменения в график отпусков. Нумерация при этом продолжается: если последним приказом об отпуске был приказ № 14/Оот 02.09.13, то далее будет приказ о переносе отпуска № 15/О и приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам № 16/О. Если сотруднице уже были выплачены отпускные, эту сумму можно зачесть в счет пособия по беременности и родам.


Вам будет полезно узнать о Заявлении на отпуск в материале по ссылке.


При этом следует учесть, что если сотрудница в период с 19.08.2013 г. по 25.08.2013 г. работала и получала зарплату, на этот период ей нельзя оформлять декретный отпуск и выплачивать пособие, поскольку продолжение работы во время декрета не предусмотрено законом. Разъясните сотруднице, что она не может одновременно получать зарплату и пособие по беременности и родам.

Подробности в материалах Системы:

Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу?

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.*

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  • обеспечить учет документов и контроль их исполнения;

  • облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;

  • обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.


Читайте о Сроке хранения заявлений на отпуск больше информации в статье по ссылке.


Документы для регистрации

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрировать нужно не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.

Регистрационные номера (индексы) нужно проставить на следующих документах:

  • на входящих (кроме приложений к ним);

  • на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;

  • на внутренних и приложениях к ним.

На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.

При этом, регистрировать нужно не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.). Как правило, не регистрируют:

  • поздравительные письма и телеграммы;

  • документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);

  • документы, не требующие исполнения и ответа;

  • малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;

  • письма с пометкой «лично».

Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов можно закрепить во внутренних документах организации, например в инструкции по кадровому делопроизводству.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

  • порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);

  • условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по номенклатуре. У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу

В небольших организациях обычно не разбивают приказы по личному составу на отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов – «к», «ок» или «лс».

В крупных организациях с большим штатом сотрудников для разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения. Например, «п» – прием на работу, «от» – отпуск, «к» – командировка. Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет своя.

В очень крупных организациях к буквенным индексам добавляется еще и обозначение категорий персонала. Например, «пр» – прием на работу рабочего, «пс» – прием на работу специалиста.

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

  • в специальных регистрационных журналах;

  • на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.


Читайте о Приказе на отпуск по уходу за ребенком, чтобы не совершать ошибок.


Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Формы этих книг утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов

Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов. При таком способе ведения сотрудник кадровой службы быстрее найдет необходимую информацию, кроме того, она дополнительно будет защищена от утраты.

Решение о необходимости ведения журналов и порядке их оформления пропишите в локальном документе организации, например, положении о кадровом производстве.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

В каких случаях работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника?

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск, если:

  • во время отпуска сотрудник заболел;

  • во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности (при условии что по закону на время выполнения этих обязанностей сотрудника освобождают от работы);

  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, на время нерабочих праздничных дней, которые пришлись на отпуск).

Об этом говорится в части 1 статьи 120, части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Отпуск на время болезни продлевают только в случае болезни самого сотрудника. Если сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, то отпуск не продлевают (ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Но работодатель локальным актом может предусмотреть продление ежегодного отпуска и в связи с болезнью члена семьи сотрудника (письмо Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1).

К исполнению государственных обязанностей, в частности, относится:

Пример продления ежегодного основного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью сотрудника

С 1 марта 2010 года бухгалтеру В.Н. Зайцевой согласно ее заявлению предоставлен очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней. Праздничный день (8 марта) в число календарных дней отпуска не включается. Поэтому сотрудница должна выйти на работу 30 марта 2010 года.

Во время отпуска Зайцева заболела и представила в организацию больничный листок на два дня. На эти два дня отпуск сотруднице продлевается до 31 марта 2010 года. Зайцева должна выйти на работу 1 апреля 2010 года.

Из ответа «Какова продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска»

Как оформить перенос отпуска сотрудника?

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускается:

  • если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;

  • если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (в этом случае перенесенный отпуск должен быть использован сотрудником не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется);

  • в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации (например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ).

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

В случае переноса ежегодного отпуска уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

Пример документального оформления переноса отпуска сотрудника

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление о предоставлении части отпуска, не использованной в связи с болезнью в период ежегодного отпуска. На основании заявления генеральный директор А.В. Львов издал приказ о переносе отпуска, а сотрудник службы персонала внес изменения в личную карточку сотрудника.

Из ответа «Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска»

Как оформить отпуск по беременности и родам?

Документальное оформление

Чтобы предоставить отпуск по беременности родам, необходимо получить от сотрудницы:

- заявление о предоставлении отпуска в произвольной форме;

- листок нетрудоспособности, выданный в связи с беременностью.

Такие правила установлены частью 1 статьи 255 Трудового кодекса РФ и разделом VIII Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

На основании указанных документов издайте приказ об отпуске (по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме). Далее ознакомьте с ним сотрудницу под подпись и внесите информацию об отпуске в ее личную карточку.

В табеле учета рабочего времени период отпуска по беременности и родам отразите, используя буквенный (Р) или цифровой (14) код, или иной код для подобных случаев, разработанный организацией самостоятельно.

Срок отпуска

Продолжительность отпуска устанавливает врач и указывает в больничном листке. Она зависит от обстоятельств, при которых протекали беременность и роды. Так, продолжительность отпуска может составлять:

140 календарных дней (в общем случае);

156 календарных дней – при осложненных родах;

194 календарных дня – при многоплодной беременности и рождении нескольких детей;

160 календарных дней (из них 90 дородовых дней) – если сотрудница проживает (работает) в населенном пункте, подвергшемся радиоактивному загрязнению вследствие аварии на Чернобыльской АЭС (в зоне проживания с правом на отселение), либо проживает в населенном пункте, подвергшемся радиационному загрязнению вследствие аварии на производственном объединении «Маяк» и сбросов радиоактивных отходов в реку Теча (в общем случае).

Такие правила установлены пунктами 46, 51 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.

Более подробно о продолжительности отпуска см. в таблице.

В период отпуска по беременности и родам сотруднице положено пособие по беременности и родам.

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Нужно ли выплачивать пособие по беременности и родам сотруднице, если она продолжает трудиться в организации во время декретного отпуска?

Нет, не нужно.

Если сотрудница работает во время декретного отпуска, то за это время пособие по беременности и родам ей не выплачивайте.

Если она работала только часть декретного отпуска, пособие выплатите за то время, которое сотрудница фактически находилась в отпуске – то есть не работала.

Такой порядок разъяснен в письме ФСС России от 8 октября 2004 г. № 02-10/11-6671 и подтверждается судебной практикой (см., например, решение Верховного суда РФ от 14 ноября 2012 г. № АКПИ12-1204, постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 14 апреля 2011 г. № 06АП-1124/2011).

Совет редактора: если сотрудница оформила декретный отпуск, но продолжает работать, то можно сохранить за ней и пособие, и зарплату. Для этого заключите с ней гражданско-правовой договор (например, договор подряда) на время, когда она работала, находясь в декретном отпуске. Подробнее об этом см. Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином.

Пример заключения гражданско-правового договора с сотрудницей, оформившей декретный отпуск

А.В. Дежнева ежемесячно получает зарплату 15 000 руб.

Она представила в бухгалтерию больничный листок, подтверждающий ее право на декретный отпуск с 15 января по 3 июня 2013 года. По закону Дежневой положено 140 календарных дней отпуска.

Однако в период с 15 января по 14 февраля (в рабочие дни) сотрудница планирует работать. В связи с чем фактически собирается в декретный отпуск с 15 февраля по 3 июня 2013 года (39 дней до родов и 70 после них).

В таких условиях Дежневой полагается пособие за 109 календарных дней.

Однако организация решила выдать ей пособие за все 140 календарных дней.

Для этого сотрудница написала заявление о предоставлении ей декретного отпуска с 15 января по 3 июня 2013 года. А чтобы оплатить работу Дежневой с 15 января по 14 февраля, организация заключила с ней договор подряда. Вознаграждение по договору составило 15 000 руб.

Таким образом, Дежнева получит пособие за 140 календарных дней, а также вознаграждение в размере месячного оклада.

Из ответа «Кому положено пособие по беременности и родам»

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль