Как оформить пользование служебным автомобилем, если в компании нет транспортного отдела?

1010

Вопрос

Организация приобрела в собственность легковой автомобиль. Этот автомобиль будет использовать менеджер по продажам с разъездным характером работы для выполнения трудовых функций. Скажите, обязан ли сотрудник в этом случае оформлять путевые листы, кто должен их подписывать, если нет транспортного отдела (так как в собственности организации один автомобиль). Кроме того, данный сотрудник будет использовать этот автомобиль для поездок из дома на работу и обратно. И все это по одной корпоративной топливной карте. Можно ли расходы на бензин принять в расходы организации или это доход сотрудника, с которого он должен платить налоги?

Ответ

К сожалению, Ваш вопрос не относится к трудовому законодательству и работе с персоналом и не может быть подготовлен в рамках КСС «Система Кадры» с должной экспертской оценкой. В виде исключения, ниже мы привели подборку материалов из бухгалтерской справочной системы «Система Главбух», которая может быть Вам полезна в принятии решения. Благодарим за понимание и буем рады помочь Вам с вопросами по кадровой тематике.

Подробности в материалах СистемыГлавбух:

  1. Ситуация: Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Унифицированные формы путевых листов, которые должны применять учреждения, приведены в приложении 1 к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Формы таких путевых листов и порядок их заполнения утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Кроме того, при заполнении также следует руководствоваться приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности учреждения.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: при оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Для контроля за движением путевых листов и сдачей их в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

  1. Ситуация: Может ли учреждение учесть при расчете налога на прибыль расходы по ГСМ при работе автотранспорта в нерабочее время

Да, может (при условии, что ГСМ приобретен и используется в рамках деятельности, приносящей доход).

Но для этого учреждение должно документально подтвердить, что расходы на ГСМ связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого следует оформить ряд документов.

Во-первых, нужно обосновать сам факт осуществления деятельности в нерабочее время. Если в учреждении установлен ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников, то перечень должностей таких сотрудников закрепите в коллективном договоре или иных локальных нормативных актах. Факт привлечения сотрудника к работе в нерабочее время на конкретный день нужно подтвердить приказом (распоряжением) руководителя учреждения. Такой вывод позволяют сделать правила статьи 101 Трудового кодекса РФ.

Если учреждение привлекает к работе в нерабочее время сотрудников, для которых установлен нормальный режим работы, то такая работа в зависимости от обстоятельств может признаваться сверхурочной (ст. 99 ТК РФ) или работой в праздничный (выходной) день (ст. 113 ТК РФ).

Для того чтобы обосновать необходимость привлечения сотрудника к работе, оформите приказ, в котором укажите причину привлечения к работе, время и место использования автотранспорта.

Во-вторых, нужно подтвердить факт расхода ГСМ. Документами, подтверждающими расходы на ГСМ, являются первичные документы (например, кассовые чеки) и путевой лист.

Таким образом, чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ при работе автомобильного транспорта в нерабочее время, учреждению нужно иметь документы, которые обосновывают необходимость работы сотрудника в нерабочее время, первичные документы, подтверждающие затраты на приобретение ГСМ, и оформленные надлежащим образом путевые листы. Такой подход подтверждает налоговое ведомство и арбитражная практика (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213 и постановление ФАС Московского округа от 4 февраля 2008 г. № КА-А40/13427-07-2).

  1. Ситуация: С какой периодичностью нужно оформлять путевой лист автомобиля

В автотранспортных учреждениях путевые листы действительны в течение одного дня (смены). Поэтому оформлять такие документы нужно ежедневно. На более длительный срок они выдаются только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Учреждения, которые не относятся к автотранспортным, могут составлять путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России

Сергей Разгулин
заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

  1. Справочник: Формы и порядок заполнения путевых листов

Форма путевого листа

Порядок заполнения*

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)

Особенности заполнения разъяснены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257

Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)

Путевой лист грузового автомобиля
(форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу)

До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика

Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон)

При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами

Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)

Путевой лист специального автомобиля (например, автокрана, бетономешалки, цементовоза и т. п.)
(форма № 3 спец.)

Выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего листа. Отрывные талоны к путевому листу заполняет организация – владелец автомобиля. Они служат основанием для предъявления счета заказчику

Путевой лист легкового такси (форма № 4)

Содержит показания таксометра. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены возвращает его в диспетчерскую

Путевой лист автобуса (форма № 6)

Применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах

Путевой лист автобуса необщего пользования (форма № 6 (спец))*

Оформляется только для выполнения заказа одной организации. Раздел «Результаты работы автобуса» заполняется при обработке путевых листов лицами, отвечающими за эту работу

Выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа

Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)

Применяется в специализированных организациях для учета работы строительной машины на автомобильном ходу при почасовой оплате, а также является основанием для получения исходных данных при начислении зарплаты обслуживающему персоналу

* Порядок заполнения путевых листов приведен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Данный порядок распространяется в том числе на государственные (муниципальные) учреждения (письмо Минфина России от 3 октября 2012 г. № 02-06-10/4066).

Петиция от всех кадровиков России

В Трудовом кодексе есть досадные пробелы, которые усложняют работу кадровикам, хотя ничего не стоит их устранить.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль