Что делать, если в трудовой книжке сделаны записи, не совпадающие по дате?

451

Вопрос

При приеме сотрудника на работу столкнулась со следующей ситуацией: Трудовая книжка образца 2003 года - дата заполнения проставлена "05.07.2000". Далее заполнение похоже на дубликат - служба в армии 1998-2000, далее с 03.07.2000 принят на....и т.д. (общий стаж не указан до начала записи о приеме) Печать на титульном листе проставлена органами МВД и дата приема в органы от 01.10.2001 года. Далее сотрудник был принят в следующую организацию в 2013 году и при увольнении стоит печать "Отдела кадров" что тоже не допустимо с 2008 года. Я предложила работнику принести справки с предыдущих мест работ чтобы сделать дубликат данной трудовой книжки. Правильны ли мои действия? Нужно ли вносить в трудовую книжку службу по контракту? 

Ответ

Трудовая книжка - это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ч. 1 ст. 66 ТК РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

В настоящее время на территории Российской Федерации применяются трудовые книжки нового образца (введены в действие в 2004 г.), а также ранее установленных образцов, которые обладают одинаковой силой и обмену на новые не подлежат (п. 2 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

С 2004 года и по настоящее время поступили в использование трудовые книжки серии ТК. С января 2004 года изменилась форма бланка трудовой книжки. Бланки стали выпускаться меньшего формата, в тёмно-серой, плотной обложке из материала «заменитель кожи» и обозначаться сериями ТК (ТК, ТК I, ТК II, ТК III). В таком виде они выпускаются и по сей день. В нижней части последней страницы трудовых книжек серии ТК надпись: "© МПФ Гознака. 2003. В.". Это не год выпуска, надпись означает, что книжка образца 2003 года. Настоящий год выпуска определяется по серии и номеру трудовой книжки, которые расположены в верхней части первой страницы. Все страницы трудовых книжек серий ТК защищены водяными знаками в виде букв "ТК", хаотично расположенных по всей странице и видимых на просвет, также есть светящаяся в ультрафиолете надпись «Трудовая книжка», специальный шов, исключающий возможность замены листов.

Таким образом, можно сказать, что трудовая книжка образца 2004 года не может быть оформлена датой раннее срока вступления в силу соответствующих Правил в действие.

Также, рассмотрев описанную Вами ситуацию в вопросе, можно сказать, что действительность данной трудовой книжки является сомнительной.

В свою очередь, дубликат трудовой книжки оформляется сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

Таким образом, можно сказать, что в связи с тем, что ни один из перечисленных случаев не относится к Вашей ситуации, то оформлять дубликат трудовой книжки у Вас нет оснований.

Однако, в связи с тем, что трудовая книжка не может быть оформлена ранее срока вступления в действие Правил, то у работника в будущем может возникнуть масса проблем. Следовательно, по соглашению между работником и работодателем, по нашему мнению в данном случае может быть оформлен надлежащим образом дубликат. При этом, в данном случае целесообразно взять с работника заявление с просьбой оформить ему дубликат трудовой книжки.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности.

В соответствии с пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555, а также вПоложении о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденном Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 № 190, приведен перечень документов, подтверждающих трудовой стаж.

К ним относятся: справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

  • сведения об отдельных периодах работы у каждого работодателя и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Более подробный порядок оформления дубликата трудовой книжки см. ниже по тексту.

Что касается вопроса"как переносить в дубликат сведения о награждении без печатей"

Запись о награждении (поощрении) в трудовую книжку сотрудника внесите в следующем порядке. Вначале в графе 3 раздела «Сведения о награждении» в виде заголовка укажите полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 поставьте порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника). В графе 2 укажите дату награждения. В графе 3 напишите, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой. В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). Из этого пункта следует, что заверять подписью уполномоченного представителя работодателя и печатью нужно не только записи о работе, но и о награждении, если эти записи внесены в период работы у данного работодателя. Поскольку в Вашем случае записи о награждении не заверены, то при оформлении дубликата нужно запросить у работника оригиналы наградных документов (удостоверений к наградам), на основании которых можно внести соответствующие записи в дубликат. При отсутствии наградных документов записи переносить в дубликат не следует.

Что касается вопроса "Нужно ли вносить в трудовую книжку службу по контракту?"

Порядок внесения записей в трудовую книжку на территории Российской Федерации установлен и осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках", а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

В соответствии с п. 21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом от 28.03.1998 № 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах.

Статья 2 Федерального закона № 53-ФЗ относит к военной службе, в том числе, службу по призыву и в добровольном порядке (по контракту).

Таким образом, данные о периоде прохождения службы по контракту должны быть внесены в трудовую книжку работника.

Утверждена
постановлением Правительства РФ
от 16 апреля 2003 г. № 225

 

Дубликат

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТК № 0108763

Фамилия

Иванова

 

Имя

Елена

 

Отчество

Васильевна

 

Дата рождения

15.10.1955

 

(число, месяц, год)

 
   

Образование

высшее профессиональное

Профессия, специальность

переводчик

Дата заполнения

«

09

»

августа

20

10

г.

(число, месяц, год)

                 

Подпись владельца книжки

М.П.

Подпись лица,
ответственного за ведение трудовых книжек


(разборчиво)

   

Сведения о работе


записи

Дата

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)

Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись

1

2

3

4

     

Общий трудовой стаж –10 лет 7 месяцев 8 дней, непрерывный трудовой стаж – 6 лет 7 месяцев 5 дней

 
     

Закрытое акционерное общество «Альфа» (ЗАО «Альфа»)

 

1

03

03

1997

Принята в отдел кадров на должность инспектора

Копия приказа от
03.03.1997 № 4-к

2

07

09

1999

Переведена в бухгалтерию на должность кассира

Копия приказа
от 07.09.1999 № 70-к

3

05

03

2001

Уволена по собственному желанию, статья 31 Кодекса законов о труде Российской Федерации

Копия приказа
от 05.03.2001 № 90-к

         

(Продолжение)

Сведения о работе


записи

Дата

число

месяц

год

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и
номер документа, на
основании которого
внесена запись

1

2

3

4

     

Открытое акционерное общество «Производственная фирма "Мастер"» (ОАО «Производственная фирма "Мастер"»)

 

4

17

01

2002

Принята в административный отдел на должность секретаря

Приказ от 17.01.2002 № 55-к

5

21

07

2010

Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации

Руководитель отдела кадров

Е.Э. Громова

Работник
Е.В. Иванова

Приказ от 21.07.2010 № 78-к

         

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Ситуация: Какими документами помимо трудовой книжки гражданин может подтвердить стаж для назначения пенсии. В дубликате трудовой книжки указаны не все места его работы

Основным документом, подтверждающим трудовой стаж человека, является трудовая книжка (ст. 66 ТК РФ).

Если сотруднику оформлялся дубликат трудовой книжки, в него могли быть внесены не все сведения о местах и продолжительности работы сотрудника. Например, если на момент оформления дубликата сотрудник не представил какие-либо документы. Задним числом вносить в трудовую книжку сотрудника записи о предыдущих местах его работы работодатели не вправе. Поэтому сведения в дубликате трудовой книжки могут быть неполными. Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Если сведения в дубликате трудовой книжки неполные, трудовой стаж для назначения пенсии сотрудник сможет подтвердить следующими документами:

  • письменные экземпляры трудовых договоров;

  • трудовые книжки колхозников;

  • справки, выдаваемые работодателями;

  • выписки из приказов;

  • лицевые счета;

  • ведомости на выдачу зарплаты.

Такой перечень установлен пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Ситуация: Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии книжки, оформленной по последнему месту работы 

Нет, нельзя.

Для оформления дубликата трудовой книжки необходимы документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. К числу подобных документов относятся письменные трудовые договоры, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Такой порядок установлен пунктом 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пунктом 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки к документам, подтверждающим страховой стаж сотрудника, не относится. Оформлять дубликат трудовой книжки на основании ксерокопии неправомерно.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555

II. Документы, подтверждающие периоды работы до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица, включаемые в страховой стаж

6. Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца (далее именуется - трудовая книжка).

При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

  1. Нормативно-правовая база:

Утверждено
Приказом Министерства
социального обеспечения РСФСР
от 04.10.91 N 190

Согласовано
Пенсионный фонд РСФСР
Министерство труда РСФСР
Министерство юстиции РСФСР

ПОЛОЖЕНИЕ

О ПОРЯДКЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ ТРУДОВОГО СТАЖА

ДЛЯ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕНСИЙ В РСФСР

I. Документы, подтверждающие трудовой стаж

1.1. Основным документом, подтверждающим стаж работы, является трудовая книжка.

При отсутствии трудовой книжки, а также в тех случаях, когда в трудовой книжке содержатся неправильные и неточные записи либо не содержатся записи об отдельных периодах работы, в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

При отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа принимаются расчетные книжки и членские билеты профсоюзов, учетные карточки члена профсоюза. При этом расчетные книжки подтверждают периоды работы только за время, за которое имеются отметки о выплате заработной платы, а членские билеты профсоюзов либо учетные карточки члена профсоюза - за время, за которое имеются отметки об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии.

1.2. Время работы лиц, занимавшихся индивидуальной трудовой деятельностью, имевших регистрационные удостоверения или патенты, выданные исполкомами местных Советов народных депутатов, устанавливается по справкам финансовых органов об уплате ими налогов с доходов, получаемых от этой деятельности.

Время работы лиц, занимавшихся трудовой деятельностью на условиях индивидуальной или групповой аренды, устанавливается по справкам государственного фонда социального страхования.

С 1 января 1991 года время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, а также лиц, занимающихся трудовой деятельностью на условиях индивидуальной или групповой аренды, устанавливается по справкам об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд РСФСР.

  1. Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс Российской Федерации

Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.*

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

  1. Справочник: Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в период с 1974 года

Трудовые книжки

Вкладыши в трудовые книжки


Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.38%
  • Иногда 56.46%
  • Не оформляем срочников 19.16%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль

Серия

Год выпуска

Серия

Год выпуска

АТ-I

1974–1976

АТ-I

1974–1980

АТ-II

1977–1979

АТ-II

1981–1987

АТ-III

1980–1982

АТ-III

1988–1994

АТ-IV

1984–1985

АТ-IV

1995–2003

АТ-V

1986–1989

ВТ

2004

АТ-VI

1990–1992

АТ-VII

1993–1997

АТ-VIII

1997–2000

АТ-IX

2001–2003