Как грамотно составить уведомление сотруднику об изменении должностной инструкции?

4925

Вопрос

Необходимо грамотно составить уведомление сотруднику об изменении должностной инструкции (путем исключения ряда функций в действующей должн. инструкции), соответственно и уменьшение заработной платы. Подскажите, как это сделать?

Ответ

Заработная плата является существенным условием трудового договора, ее изменение потребует внесения изменений:

  1. В штатное расписание организации

  2. Может потребоваться внесение изменений в Положение об оплате труда (если в нем прописаны конкретные ставки или оклады работников).

  3. В трудовые договоры с работниками (порядок изменения трудового договора приведен ниже).

Любое изменение условий трудового договора возможно только по письменному соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ).

Если изменение оплаты труда произошло по инициативе работодателя в результате изменения организационных или технических изменений в деятельности работодателя, то такие изменения проводятся только с предварительного письменного уведомления работником за 2 месяца (ст. 74 Трудового Кодекса РФ). Дополнительное соглашение к трудовым договорам также нужно будет составить.

«Альфа»


ИНН 7708123456, КПП 770801001, ОКПО 98756423

полное наименование организации, идентификационные коды (ИНН, КПП, ОКПО)

УВЕДОМЛЕНИЕ № 12


об изменении условий трудового договора

г. Москва 01.06.2012

Менеджеру

А.С. Кондратьеву

Уважаемый Александр Сергеевич!

Руководствуясь частью второй статьи 74 Трудового кодекса РФ, ставим Вас в известность, что в связи с изменением организационных условий труда, а именно……….., будет изменено определенное сторонами условие трудового договора с Вами от 10.10.2005 № 45/05 о заработной плате, а также будет исключен ряд должностных обязанностей, закрепленных в Вашей должностной инструкции.

Из Вашего функционала будут исключены следующие обязанности:

  • …….

  • ……..

  • ……..

В связи, с чем с 27.08.2012 года Ваша заработная плата будет составлять……..руб………коп.

Если Вы не согласны на продолжение работы в новых условиях, Вам будет предложен перевод на иную имеющуюся в «Альфа» работу. При отсутствии указанной работы, а также в случае Вашего отказа от предложенной работы трудовой договор с Вами будет прекращен в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Просим Вас сообщить о принятом решении до 27.08.2012.

Директор

   

А.В. Львов

     

Экземпляр уведомления получил:

Менеджер

   

А.С. Кондратьев

01.06.2012

     
     

На работу в новых условиях согласен

   

А.С. Кондратьев

01.06.2012

     
     

Подробности в материалах Системы:

1.Ответ: Как изменить трудовой договор

Основания для изменения трудового договора

Необходимость внести изменения в трудовой договор возникает в случаях, когда меняются содержащиеся в нем сведения или условия. При этом не важно, какие условия трудового договора меняются: обязательные или дополнительные.

Внести изменения в трудовой договор можно только при обоюдном согласии его сторон (ст. 72 ТК РФ). При этом инициатором изменений может быть как сотрудник, так и работодатель (гл. 12 ТК РФ).

Нужно ли вносить изменения в трудовой договор при отстранении сотрудника от работы

Нет, не нужно.

Внесение изменений в трудовой договор возможно только при обоюдном согласии его сторон (ст. 72 ТК РФ).

Отстранение сотрудника от работы является не правом, а обязанностью работодателя. В частности, организация обязана отстранить от выполнения трудовых обязанностей сотрудника:

  • появившегося на работе в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

  • не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда;

  • не прошедшего в установленном порядке обязательный предварительный или периодический медицинский осмотр;

  • при выявлении в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения им работы, обусловленной трудовым договором;

  • по требованиям органов и должностных лиц. Например, отстранить сотрудника от работы нужно на основании постановления суда по требованию сотрудников следственных органов (ст. 114 УПК РФ).

Об этом говорится в части 1 статьи 76 Трудового кодекса РФ.

Таким образом, даже если сотрудник не согласен с его отстранением от работы, работодатель при наличии определенных условий должен отстранить его от выполняемой трудовой функции. Следовательно, при отстранении сотрудника от работы не выполняется условие, которое является обязательным для внесения изменений в трудовой договор – обоюдное согласие сторон на внесение изменений (ст. 72 ТК РФ).

А значит, в данном случае вносить изменения в трудовой договор не нужно.

Чтобы оформить отстранение, издайте приказ в произвольной форме. Отстранить сотрудника от работы нужно до прекращения обстоятельств, явившихся основанием для недопущения его к работе (ч. 2 ст. 76 ТК РФ).

Порядок внесения изменений

По общему правилу порядок внесения изменений в трудовой договор заключается в оформлении письменного соглашения между сотрудником и работодателем. Типовой формы такого документа в законодательстве не установлено. Поэтому организация может составить его в произвольной форме в виде дополнительного соглашения к трудовому договору. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать часть 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

Если в организации ведется журнал учета трудовых договоров, то зафиксируйте в нем выдачу сотруднику его экземпляра дополнительного соглашения.

Пример оформления изменения обязательных условий трудового договора

В организации имеется вакантная должность бухгалтера, на которую переводят кассира А.В. Дежневу.

Для внесения изменений в трудовой договор с Дежневой оформлено оформлено дополнительное соглашение. На основании соглашения издан приказ по форме № Т-5 и объявлен сотруднику под подпись. Запись о переводе на другую должность внесена в трудовую книжку Дежневой и в раздел III ее личной карточки по форме № Т-2.

Обязан ли работодатель заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками, находящимися в отпуске по уходу за ребенком, в связи с существенными изменениями условий труда

Да, обязан.

По заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность). Об этом говорится в статье 256 Трудового кодекса РФ.

Обязательные для включения в трудовой договор условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, изменение наименования должности, размера оклада и другие изменения условий трудового договора, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом РФ. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Об этом говорится в статье 72 Трудового кодекса РФ.

При этом данные нормы распространяются на всех сотрудников, в том числе и находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Таким образом, при изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан получить согласие и заключать дополнительное соглашение к трудовому договору со всеми сотрудниками, включая тех, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком.

Особые случаи изменения трудового договора

В некоторых случаях, перед тем как оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, необходимо выполнить ряд процедур, предусмотренных законодательством. В частности, это касается изменений трудового договора по причинам, связанным с:

Изменение организационных или технологических условий труда

К изменениям трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда, можно отнести, например:

  • изменения в технике и технологии производства (например, внедрение нового оборудования, которое привело к уменьшению нагрузки сотрудника);

  • структурную реорганизацию производства (например, исключение какой-либо стадии производственного процесса);

  • иные изменения организационных или технологических условий труда, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника.

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника.

Об этом говорится в части 1 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

О предстоящих изменениях, связанных со сменой организационных или технологических условий труда, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, организация обязана уведомить сотрудника под подпись. Сделать это нужно не позднее, чем за два месяца до введения таких изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. При согласии сотрудника с предстоящими изменениями оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ).

Если сотрудник не согласится работать в новых условиях, организация обязана предложить ему иную должность (вакантную, в т. ч. и нижестоящую, нижеоплачиваемую), если такие вакансии имеются в организации. Предлагать сотруднику можно только вакансии, имеющиеся у работодателя в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях нужно, если это предусмотрено коллективным (трудовым) договором, иными соглашениями. Такие правила предусмотрены частью 3 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

В случае отказа сотрудника от работы в новых условиях (а также при отсутствии в организации вакансий) трудовой договор можно прекратить на основании пункта 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ. Сделать это можно только по истечении двухмесячного срока после предупреждения сотрудника об изменении условий трудового договора. Аналогичная позиция отражена в письме Роструда от 2 мая 2012 г. № ПГ/3382-6-1.

Иван Шкловец

заместитель руководителя

Федеральной службы по труду и занятости

2. Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Да, можно.

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

  • способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);

  • характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

  • должностной инструкции в новой редакции;

  • или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

Из ответа «Как оформить должностную инструкцию»

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Н. Сенаторова

начальник отдела юридического и кадрового сопровождения ЗАО «КИА Системы»

УСЛОВИЯ ТРУДА

Изменяем и дополняем должностную инструкцию

Трудовое законодательство не обязывает работодателя составлять должностные инструкции, но эти документы чрезвычайно распространены на практике. Инструкция разъясняет работнику его обязанности и позволяет детально описать функционал. С ее помощью можно закрепить требования к опыту и квалификации по каждой штатной позиции. Часто кадровики задаются вопросом, как правильно изменить должностную инструкцию, дополнить ее новыми положениями и исключить устаревшие?

Что нужно знать о должностной инструкции

Любой сотрудник, принимаемый на работу, должен представлять, что именно он будет делать у работодателя. Круг обязанностей сотрудника определяется прежде всего трудовым договором, в котором предусмотрен специальный раздел: «Трудовая функция». Однако чтобы полностью описать рабочую функцию, требуется значительный объем текста, нецелесообразный для договора. Поэтому зачастую в него включаются только основные положения трудовой функции работника и общее описание должности. А все уточнения и разъяснения берет на себя должностная инструкция*. Она может быть оформлена в виде приложения к трудовому договору или как самостоятельный документ.

В первом случае инструкция является неотъемлемой частью договора, и сотрудник при приеме на работу будет знакомиться с ней в то же время, что и с трудовым договором.

Во втором случае ознакомление с инструкцией логичнее провести до подписания договора, то есть в порядке, предусмотренном для знакомства с локальными нормативными актами организации (ст. 68 ТК РФ).

Трудовая функция – одно из обязательных условий трудового договора, поэтому нельзя делать в нем отсылку к должностной инструкции, вообще не включая в договор описание работы (ст. 57 ТК РФ).

Помните, что работник обязательно должен прочитать инструкцию под роспись и получить свой экземпляр, чтобы всегда иметь возможность изучить документ повторно. Если должностная инструкция прилагается к договору, сотруднику удобно будет расписаться непосредственно на ней. Если же она является локальным актом, как правило, в кадровой службе ведется лист ознакомления с должностной инструкцией. Либо работник ставит свою подпись за нее в специальном журнале ознакомления с локальными нормативными актами организации.

В Трудовом кодексе не содержится правил изменения должностной инструкции, но по этому поводу существуют официальные разъяснения. В частности, письмо Роструда № 4412-6**, в котором даны ответы на многие вопросы работодателей. Рассмотрим подробнее варианты изменения инструкции, которые предлагаются в этом документе.

Чем полезна должностная инструкция

Ситуация (процедура)

Выгода

Прием на работу

Поможет кадровику составить профессиональный тест, оценить, соответствует ли кандидат требованиям, предъявляемым к должности, дать аргументированный отказ в приеме на работу

Испытание при приеме на работу

Позволит объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока

Аттестация

Поможет определить степень соответствия сотрудника занимаемой должности, оценить его работу с позиции качества

Поощрение и взыскание

Пригодится для разработки критериев премирования, позволит оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции

Упорядочение структуры организации

Позволит четко определить место и значение должности в структуре организации, установить служебные связи, подчиненность

Спор с работником о пределах его должностных обязанностей и ответственности

Позволит работодателю четко определить и указать работнику, какие обязанности он должен выполнять

Трудовой спор в суде, касающийся увольнения или привлечения работника к дисциплинарной ответственности

Позволит работодателю аргументированно подтвердить свою позицию и доказать, что работник не выполнял возложенные на него обязанности (для этого особенно важно, чтобы сотрудник был ознакомлен с должностной инструкцией под роспись)

Вариант изменения 1: если трудовая функция меняется кардинально

С согласия работника могут быть пересмотрены любые условия трудового договора. Если требуется полное изменение трудовой функции (которое, как правило, сопровождается и переименованием должности), речь идет о переводе на другую работу (ст. 72 1 ТК РФ). Например, сотрудница работала бухгалтером по расчету зарплаты, а теперь будет выполнять учет основных фондов.

В письме Роструда № 4412-6 рекомендуется заблаговременно письменно предупредить работника об изменении обязательных условий трудового договора (в виде уведомления о переводе). Если он согласится на продолжение трудовых отношений, с ним заключают дополнительное соглашение о переводе на другую работу и издают приказ о переводе по форме № Т-5. В этом случае инструкция по прежней должности не меняется. С момента перевода работник должен руководствоваться другой должностной инструкцией. Разумеется, следует подготовить ее текст и дать сотруднику ознакомиться под роспись одновременно с подписанием дополнительного соглашения.

 

Полезные ссылки

Валерий ЛАПШИН,
руководитель интернет-проектов сайта www.kdelo.ru:

– Практически в каждом номере журнала предлагаем вам по одному образцу должностной инструкции и затем размещаем их на сайте в разделе «Свод должностных инструкций» (kdelo.ru/job-description). В этом году мы опубликовали должностные инструкции:

  • директора по связям с общественностью;

  • провизора;

  • специалиста по подбору персонала;

  • директора по развитию организации;

  • директора салона красоты;

  • инженера по эксплуатации зданий;

  • менеджера по продаже рекламы.

В следующем номере будет опубликована должностная инструкция консультанта по управлению персоналом.

Напомню, чтобы получить доступ ко всем материалам сайта www.kdelo.ru, вам необходимо зарегистрироваться и подтвердить статус подписчика. Новую индивидуальную карту доступа с паролем подписчика ищите на обложке в начале журнала. Один раз активируйте код на странице kdelo.ru/prove и вы получите доступ ко всем материалам сайта на весь период подписки. Если вам требуется помощь при регистрации и активации пароля, напишите мне на lapshin@action-media.ru либо позвоните по телефону (495) 788-53-01. Я лично помогу попасть на сайт и тем самым сделать кадровую работу проще.

Журнал «Кадровое дело», № 8, август



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Хотели бы Вы видеть переводы документов МОТ в нашем журнале?

  • Да, это было бы полезно 59.63%
  • Нет, это мне никак не пригодится 16.51%
  • Затрудняюсь ответить 23.85%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль