Ведение кадрового документооборота заполнение и хранение карт формы Т2

244

Вопрос

Подскажите пожалуйста, обязательно ли для ведения кадрового документооборота заполнение и хранение карт формы Т2?

Ответ

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В связи с вступлением в силу с 01.01.2013 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязанность использовать унифицированные формы первичных учетных документов сохранилась лишь для организаций государственного сектора, остальные организации вправе будут самостоятельно разработать их формы.

Следовательно, если работодатель пожелает продолжить использовать унифицированные формы, можно взять их за образцы, и в случае необходимости откорректировать. Полученные формы при этом следует в обязательном порядке утвердить в учетной политике. В этом случае на форме будет отметка об утверждении ее приказом работодателя.

Если же работодатель хочет отказать от ведения какой-либо унифицированной формы это также его право. Однако, согласно ст. 8 и 9 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" простой механический отказ от использования тех или иных форм документов недопустим. В данном случае, организация должна разработать свою учетную политику. Разработать формы документов, применяемых для того или иного учета, в том числе для учета труда и его оплаты. Новые учетные формы утверждает руководитель организации по представлению главного бухгалтера. С момента утверждения новых форм организация, не относящаяся к государственному сектору экономики, может не применять типовые формы, а использовать собственные.

Минфин России в Информации N ПЗ-10/2012 указал, что с 1 января 2013 г. остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Обратите внимание, что обязательность ведения карточки по форме Т-2 установлена Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (ред. от 22.03.2012) "Об утверждении Положения о воинском учете" в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе", а также"Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях" (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008).

Пункт 12. Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) "О трудовых книжках" также говорит о том, что в личной карточке работник должен быть под роспись ознакомлен со всеми записями , внесенными в его трудовую книжку.

Таким образом, по нашему мнению, личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм. Так как, личная карточка формы Т-2 является так же и учетным документом (например, в данной форме регистрируются отпуска сотрудников). Также, в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке.

Также отметим, что в связи с тем, что законодательство постоянно вносит свои коррективы, то возможно, что унифицированные формы могут утвердить заново, требования об аккумулировании информации о работнике, аналогичные Т-2, могут содержаться в отраслевых или профессиональных стандартах, которые будут обязательны для организации . Следовательно, если это произойдет, то оформить новую форму будет гораздо легче с использованием старой формы, чем выбирать всю информацию из различных документов, оформлявшихся за предыдущие годы.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить личную карточку сотрудника по форме № Т-2

Оформление личной карточки

Личные карточки на сотрудников должны вести все организации независимо от организационно-правовых форм (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Обязательность их ведения подтверждается и тем, что в личной карточке дублируются сведения, вносимые в трудовые книжки сотрудников, и с каждой такой записью работодатель обязан знакомить сотрудника под подпись в личной карточке (п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Особенности заполнения карточки приведены в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Применять унифицированную форму № Т-2 обязаны лишь организации государственного сектора. Негосударственные организации вправе использовать личные карточки по самостоятельно разработанной форме. При этом такая форма должна содержать ряд обязательных реквизитов. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Таким образом, личную карточку оформите на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите ее при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте, но продолжайте хранить в организации.

<...>

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Журналы и книги: Журнал «Зарплата», № 8, август 2011 г.

Изменения в бухгалтерском учете

С 28 по 30 июня 2011 года в Москве с трансляцией в 35 регионах России прошла «Неделя бухгалтерского учета. Летний практикум». Мероприятие организовал Институт развития современных образовательных технологий (ИРСОТ). Среди прочего участникам рассказали о грядущих изменениях Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ.

Поправки к Федеральному закону от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) рассматриваются около шести лет. Они изложены в законопроекте № 385329-5, который 14 января 2011 года был принят в первом чтении. Как рассказали на семинаре, скорее всего принятые поправки найдут отражение в новой редакции Закона № 129-ФЗ.

Новые понятия

Законопроект устанавливает новые определения и терминологию. В частности, вводятся понятия международного, национального и отраслевого стандарта бухгалтерского учета. В связи с этим в документе предусмотрено, что организация должна формировать свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, национальными и отраслевыми стандартами.

Ответственный за ведение бухучета

В законопроекте предусмотрено, что руководитель компании может выбрать следующие способы организации бухгалтерского учета:

– возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера (иное должностное лицо);

– заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета со сторонней организацией;

– вести его лично. В законопроекте уточняется, что этим вариантом имеют право воспользоваться руководители малых и средних предприятий.

В кредитных организациях ведение бухгалтерского учета возлагается на главного бухгалтера.

В законопроекте появилась норма, распространяющаяся на организации, ценные бумаги которых допущены к обращению на торгах фондовых бирж, страховые организации и негосударственные пенсионные фонды. Согласно этой норме главный бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета) этих организаций должен соответствовать определенным требованиям, среди которых:

– высшее профессиональное образование;

– стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при наличии высшего профессионального образования по специальностям, отличным от специальностей бухгалтерского учета и аудита, – не менее пяти лет из последних семи календарных лет;

– отсутствие судимости за преступления в сфере экономики.

Формы первичных учетных документов

В действующей редакции Закона № 129-ФЗ говорится, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированной форме.

В тексте законопроекта нет упоминания об унифицированных формах. Предполагается, что формы первичных учетных документов будет утверждать руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При этом первичные документы должны содержать определенные реквизиты,* перечень которых не изменился.

Формы первичных учетных документов для бюджетных учреждений, государственных органов, органов местного самоуправления, органов управления государственных внебюджетных фондов, органов управления территориальных государственных внебюджетных фондов будут устанавливаться в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Также в законопроекте сказано, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Регистры бухгалтерского учета

В действующей редакции Закона № 129-ФЗ говорится о том, что регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках.

Согласно проекту изменений формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Нововведением является и то, что теперь регистры, также как и первичные учетные документы, должны будут содержать установленные для них законом обязательные реквизиты, такие как:

– наименование регистра;

– наименование организации;

– дата начала и окончания ведения регистра;

– хронологическая и (или) систематическая группировка фактов хозяйственной жизни;

– наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

– подписи лиц, ответственных за ведение регистра.

Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Редакция следит за ходом рассмотрения поправок в Закон № 129-ФЗ. Как только они будут приняты, мы расскажем, что изменится в работе бухгалтера в области расчетов с работниками организации.

А.Ю. Тьевар
старший научный редактор журнала «Зарплата»

  1. Нормативно-правовая база: Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"

Статья 8. Учетная политика

1. Совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику.

2. Экономический субъект самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

3. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

4. В случае, если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не установлен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами.

5. Учетная политика должна применяться последовательно из года в год.

6. Изменение учетной политики может производиться при следующих условиях:

1) изменении требований, установленных законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

7. В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Статья 9. Первичные учетные документы

1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

4. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

8. В случае если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Опрос

Что вам помогает включиться в работу после отпуска?

  • Четкое планирование дел 36.42%
  • Чаепитие с коллегами и рассказ им об отдыхе 11.56%
  • Строгий взгляд руководителя 6.36%
  • Любимая музыка 5.2%
  • Я быстро включаюсь в работу независимо от отпуска 40.46%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


  • Мы в соцсетях
×
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет всего 57 секунд. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Статья предназначена для профессионалов!

Материалы сайта могут читать специалисты по кадрам и управлению персоналом.

Подтвердите, пожалуйста, свой статус профессионала, пройдя быструю регистрацию. После этого Вам будут доступны:

  • профессиональные материалы сайта;
  • 24 шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль