Как исправить ситуацию, если предыдущий сотрудник отдела кадров, в нарушение ведения кадрового производства, не оформила вовремя документы на отпуск по уходу за ребенком работниц?

261

Вопрос

мною выявлен факт нарушения штатного расписания и ведения кадрового производства бывшим сотрудником отдела кадров, а именно: 10 сотрудников, ушедших в отпуск по беременности и родам в начале 2012 года не оформили отпуска по уходу за ребенком. На их местах продолжают работать сотрудники, принятые на период отпуска по беременности и родам. Вышестоящая организация о данном факте уведомлена устно. Помогите пожалуйста исправить ситуацию

 

Ответ

К сожалению, Вы не указали в своем вопросе, получают ли пособия Ваши 10 сотрудников, ушедших в отпуск по уходу за ребенком без оформления документов. Однако, мы смеем полагать, что пособия они все же получают. Следовательно, в данном случае Вам необходимо оформить все документы на отпуск по уходу за ребенком данных работниц.

Таким образом, Вам необходимо обратиться к данным сотрудницам и объяснить всю ситуацию, а также попросить оформить заявление и приложить документы, подтверждающие рождение ребенка. К таким документам, в частности, относятся свидетельство о рождении, справка о рождении, выписки из решения об установлении над ребенком опеки.

Также, обращаем внимание, что такой подход не соответствует законодательству, но в данной конкретной ситуации, во избежание конфликтных ситуаций с проверяющими органами, таким способом можно воспользоваться.

Что касается Вашего второго вопроса.

Во время отсутствия основного работника на его место можно принять временного сотрудника по срочному трудовому договору, до выхода основного на работу. При этом стороны могут определить срок договора, указав конкретное событие. Поскольку законодательство не устанавливает, с какой степенью подробности должно быть указано событие, свидетельствующее о прекращении действия трудового договора, то допускается использование как общей формулировки «До выхода на работу основного сотрудника», так и более детальной. Например, «До выхода на работу бухгалтера Н.В. Зайцевой из административного отпуска...» с указанием документов, подтверждающих причину и сроки отсутствия основного сотрудника.

Срочный трудовой договор прекращается в связи с окончанием его срока, то есть с наступлением определенной даты или события, указанных в договоре.

Следовательно, если трудовые договоры Ваших временных работников оформлены именно на время отпуска по беременности и родам основных работников, то данные договоры должны были быть расторгнуты в момент прекращения отпусков по беременности и родам.

Если срок трудового договора истек, увольнение сотрудника не проведено, а трудовые отношения между сотрудником и организацией продолжаются, то договор считается действующим. При этом он утрачивает срочный характер и становится заключенным на неопределенный срок и расторгнуть его в дальнейшем можно только по общим основаниям (например, по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).

Таким образом, Вам необходимо договариваться с временными сотрудниками и переоформлять с ними срочные трудовые договоры на новый срок. При этом, в данном случае целесообразно использовать формулировку: «До выхода на работу основного сотрудника».

Использовать формулировку «До окончания отпуска по уходу за ребенком основной сотрудницы» не рекомендуется. Это объясняется тем, что основная сотрудница может выйти на работу на условиях неполного рабочего времени и при этом продолжит числиться в отпуске по уходу за ребенком. При этом возможность расторжения трудовых отношений с временным сотрудником законодательство связывает именно с выходом на работу основного сотрудника, а не с окончанием его отпуска.

Если же временные работники откажутся от переоформления данных договоров, то прекратить трудовые отношения Вы сможете с ними только на общих основаниях. При этом, в случае выхода на работу основного работника, Вам необходимо будет ввести в штатное расписание еще одну такую же должно (т.е. одну будет занимать сотрудник вышедший из отпуска, а вторую временный работник). После этого, если необходимости в двух сотрудниках на одинаковых должностях у Вас не будет, то Вы сможете провести сокращение, сократив одну из данных должностей.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить отпуск по уходу за ребенком

Право на отпуск

Право на отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет имеют:

  • мать;

  • отец;

  • бабушка, дед;

  • другой родственник или опекун, фактически осуществляющий уход за ребенком.

Такой отпуск может быть использован не сразу после окончания отпуска по беременности и родам, а в любой момент до достижения ребенком возраста трех лет.

Такие правила установлены статьей 256 Трудового кодекса РФ.

Следует помнить, что предоставление отпуска до достижения ребенком 1,5 лет трудовым законодательством не предусмотрено.

Документальное оформление

Отпуск по уходу за ребенком предоставьте женщине (другому лицу) по заявлению с приложением документов, подтверждающих рождение ребенка или установление опеки. К таким документам, в частности, относятся свидетельство о рождении, справка о рождении, выписки из решения об установлении над ребенком опеки.

На основании полученных документов издайте приказ по форме № Т-6 или самостоятельно разработанной форме и внесите сведения об отпуске в личную карточку сотрудника.

В трудовую книжку запись о предоставлении отпуска по уходу за ребенком вносить не нужно.

В табеле учета рабочего времени дни отпуска по уходу за ребенком отражайте буквенным (ОЖ) или цифровым (15) кодом, либо иным кодом для подобных случаев, разработанным организацией самостоятельно.

На период отпуска по уходу за ребенком за сотрудником сохраняются:

При необходимости сотрудник вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком и выйти на работу (ч. 4 ст. 256 ТК РФ).

Кроме того, в период отпуска по уходу за ребенком сотрудник вправе работать на условиях неполного рабочего времени или на дому.

Окончание отпуска по уходу за ребенком

Окончание отпуска по уходу за ребенком приходится на день, когда ребенку сотрудницы исполняется три года. На это указывают положения части 2 статьи 14 Трудового кодекса РФ, а также нормы, регулирующие сходные отношения. Под сходными понимаются отношения по выплате сотруднице пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет. Указанное пособие выплачивается со дня предоставления отпуска по уходу за ребенком по день исполнения ребенку 1,5 лет включительно (ст. 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ, п. 46 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).

Таким образом, выйти из отпуска по уходу за ребенком сотрудница обязана в первый рабочий день, следующий за днем исполнения ребенку трех лет. Как и в случае с остальными видами отпусков (ежегодным, учебным, административным и т. п.), законодательством необходимость оформлять какие-либо дополнительные документы, свидетельствующие об окончании отпуска, не предусмотрена. Это объясняется тем, что даты начала и окончания отпуска по уходу за ребенком изначально фиксируются в приказе на его предоставление. И если сотрудница выходит на работу в точном соответствии с приказом (т. е. по окончании всего отпуска, а не досрочно), необходимости дублировать дату выхода из отпуска в отдельном документе не возникает.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Кому положено пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Получатели пособия

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет выплачивайте сотруднику, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком. В этот период ему положены следующие ежемесячные выплаты:

Исключение составляют:

  • матери, уволенные в период беременности. Им пособие платят органы социальной защиты населения со дня рождения ребенка. Об этом сказано в части 2 статьи 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ;

  • матери, уволенные в период отпуска по беременности и родам. Им пособие платят органы социальной защиты населения со дня рождения ребенка либо со следующего дня после окончания декретного отпуска. Об этом сказано в части 3 статьи 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ;

  • лица, не подлежащие социальному страхованию (например, пенсионеры), которые ухаживают за ребенком из-за смерти матери и (или) отца, лишения их родительских прав и т. п. Подробный перечень таких случаев указан в абзаце 8 части 1 статьи 13 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ. Им пособие платят органы социальной защиты населения со дня рождения ребенка, но не раньше дня наступления указанных случаев (например, не раньше смерти матери, лишения ее родительских прав и т. п.). Об этом сказано в части 4 статьи 14 Закона от 19 мая 1995 г. № 81-ФЗ.

Срок подачи документов

Пособие не выплачивается, если сотрудник обратится за ним по истечении шести месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет (после того, как ребенку исполнилось два года). Срок обращения может быть продлен по решению территориальных отделений ФСС России, если сотрудник пропустил его по уважительной причине. Перечень уважительных причин утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 31 января 2007 г. № 74. Такие правила установлены статьей 12 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктом 80 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Галина Орлова
внештатный консультант ФСС России

  1. Ответ: Как выплатить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Документы, необходимые для назначения пособия

Чтобы получить пособие, сотрудник должен представить организации следующие документы:

  • заявление о назначении пособия (при этом законодательством установлен единый перечень обязательных сведений, которые сотрудник должен указать в заявлении о назначении пособий, связанных с рождением ребенка);

  • свидетельство о рождении (усыновлении) ребенка и его копию или документ и его копию, подтверждающие факт рождения и регистрации ребенка, – при рождении ребенка на территории иностранного государства (выдает консульское учреждение России за границей, другое компетентное ведомство);

  • свидетельство об усыновлении ребенка и его копию (при усыновлении ребенка);

  • выписку из решения об установлении над ребенком опеки (предоставляет опекун);

  • свидетельство о рождении (усыновлении, смерти) предыдущих детей и его копию (представляют сотрудники, у которых уже есть (были) дети);

  • справку с места работы (службы, органов социальной защиты населения по местожительству) другого родителя о том, что он не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает ежемесячное пособие (если отпуск оформляет один из родителей);

  • справку с места работы (службы, органов социальной защиты населения по местожительству) обоих родителей о том, что ни один из них не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие (если отпуск оформляет другой родственник);

  • копию разрешения на временное проживание по состоянию на 31 декабря 2006 года для иностранных граждан и лиц без гражданства, временно проживающих на территории России и не подлежащих обязательному социальному страхованию.

При этом справка с места работы (службы) второго родителя заполняется в произвольной форме и должна содержать только необходимую информацию (о том, что второй родитель не использует отпуск по уходу за ребенком и не получает пособие). Какие-либо дополнительные сведения (в частности, дата и номер приказа о приеме на работу) в этой справке не нужны.

Аналогичный вывод следует из письма Минздравсоцразвития России от 28 августа 2011 г. № 18-1/2756, направленного ФСС России для использования в работе (письмо ФСС России от 14 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-10658).

Назначение пособия

Назначить пособие нужно не позднее 10 дней со дня получения от сотрудницы всех необходимых документов. Основанием для назначения пособия служит приказ о предоставлении сотруднице отпуска по уходу за ребенком. Такие правила установлены пунктами 57 и 58 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н. Приказ о предоставлении отпуска оформите по унифицированной форме № Т-6, в нем же дополнительно можно отразить решение о выплате пособия.

Выплата пособия

Выплачивается пособие ежемесячно в сроки, установленные для выдачи зарплаты (п. 51 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н). При этом организация по своему усмотрению может выплатить пособие:

  • авансом за наступивший месяц (например, если пособие за январь выплачено в срок выдачи зарплаты за декабрь, т. е. в январе);

  • в день выдачи зарплаты в месяце, следующем за начислением пособия (например, если пособие за январь выплачено в срок выдачи зарплаты за январь, т. е. в феврале).

Такой порядок подтвержден в письме ФСС России от 28 декабря 2009 г. № 02-13/07-13158. Несмотря на то что разъяснения в указанном письме основаны на утратившем силу постановлении Правительства РФ от 30 декабря 2006 г. № 865, выводы, сделанные в нем, в отношении сроков выплаты пособия актуальны и сейчас.

Если организация не может выплатить пособие по уходу за ребенком в связи с прекращением деятельности или недостатком денег на расчетном счете (при их списании со счета в порядке, установленном п. 2 ст. 855 ГК РФ), пособие сотруднице выплатит ФСС России. Это следует из положений статьи 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и подтверждается письмом ФСС России от 7 марта 2012 г. № 15-07-11/12-2451.

Порядок получения сотрудниками пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет при невозможности их выплаты организацией прописан в Административном регламенте, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 21 февраля 2012 г. № 145н.

Прекращение выплаты пособия

Событиями (обстоятельствами), влекущими прекращение выплаты пособия, являются:

  • достижение ребенком возраста 1,5 лет;

  • выход сотрудника на работу на условиях полного рабочего дня (при досрочном выходе из отпуска);

  • увольнение сотрудника;

  • смерть ребенка;

  • другие события, влекущие прекращение выплаты (например, лишение родительских прав).

При наступлении события (обстоятельства), влекущего досрочное прекращение выплаты пособия, прекратите его выплачивать с месяца, следующего за месяцем, в котором имело место указанное событие (обстоятельство). В случае смерти ребенка пособие выплачивается по день смерти включительно (п. 46 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н).

О наступлении события (обстоятельства), влекущего прекращение выплаты пособия, сотрудник должен известить организацию в течение месяца. Если за месяц, в котором наступило такое событие (обстоятельство), пособие уже выплачено, сумму переплаты не удерживайте. Начиная со следующего месяца пособие не выплачивайте. Такие правила прописаны в пункте 83 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.

Ответственность за невыплату пособия по уходу за ребенком

За невыплату пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет работодатель и виновные сотрудники несут административную и уголовную ответственность.

Виновный в невыплате сотрудник либо индивидуальный предприниматель, а также организация будут нести административную ответственность по части 1 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Повторная невыплата пособия по вине должностного лица, например, руководителя организации, может повлечь его дисквалификацию (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Если же руководитель организации (индивидуальный предприниматель) из корыстной или личной заинтересованности частично выплачивал указанное пособие свыше трех месяцев, то это может повлечь уголовную ответственность в соответствии с частью 1 статьи 145.1 Уголовного кодекса РФ.

Если руководитель организации (индивидуальный предприниматель) из корыстной или личной заинтересованности полностью не выплачивал пособие свыше двух месяцев, уголовная ответственность может последовать по части 2 статьи 145.1 Уголовного кодекса РФ.

В случае если руководитель организации (индивидуальный предприниматель) из личной заинтересованности не выплачивал пособие частично свыше трех месяцев или полностью свыше двух месяцев, и при этом такая невыплата повлекла тяжкие последствия, то уголовное наказание может быть назначено по части 3 статьи 145.1 Уголовного кодекса РФ.

Галина Орлова
внештатный консультант ФСС России

  1. Ситуация: На какой срок можно заключить трудовой договор с сотрудником, который принимается на место сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком

В этом случае окончание срока трудового договора не следует указывать в виде конкретной даты. Молодая мама может приступить к работе и до того, как у нее закончится отпуск. Если это произойдет, на одном рабочем месте окажутся два законно принятых сотрудника. Поэтому окончание срока укажите так: «До выхода временно отсутствующего сотрудника из отпуска по уходу за ребенком». Возможность связывать конец срока трудового договора с наступлением определенного события прямо предусмотрена в статье 79 Трудового кодекса РФ.

Ситуация: Какую формулировку нужно использовать при заключении срочного трудового договора на время отсутствия основного сотрудника: общую «До выхода основного сотрудника» или подробную, с указанием Ф.И.О отсутствующего сотрудника, причины его отсутствия и т. п.

Срочный трудовой договор может быть заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы. При этом стороны могут определить срок договора, указав конкретное событие. Такой вывод следует из части 1 статьи 59 Трудового кодекса РФ, письма Роструда от 3 ноября 2010 г. № 3266-6-1.

Поскольку законодательство не устанавливает, с какой степенью подробности должно быть указано событие, свидетельствующее о прекращении действия трудового договора, то допускается использование как общей формулировки «До выхода на работу основного сотрудника», так и более детальной. Например, «До выхода на работу бухгалтера Н.В. Зайцевой из административного отпуска...» с указанием документов, подтверждающих причину и сроки отсутствия основного сотрудника.

Совет редактора: при заключении срочного трудового договора на время отсутствия сотрудницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком, не рекомендуется использовать формулировку «До окончания отпуска по уходу за ребенком основной сотрудницы».

Это объясняется тем, что основная сотрудница может выйти на работу на условиях неполного рабочего времени и при этом продолжит числиться в отпуске по уходу за ребенком. При этом возможность расторжения трудовых отношения с временным сотрудником законодательство связывает именно с выходом на работу основного сотрудника, а не с окончанием его отпуска.

Прекращение срочного трудового договора

Срочный трудовой договор прекращается в связи с окончанием его срока, то есть с наступлением определенной даты или события, указанных в договоре. Об этом говорится в статье 79 Трудового кодекса РФ.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.72%
  • Иногда 56.07%
  • Не оформляем срочников 19.21%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль