• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Пенсия
  • » Существовали ли в 1986-м году штатное расписание и должностные инструкции, из которых пенсионный фонд может получить информацию, подтверждающую данные, внесенные в трудовую книжку работника?

Существовали ли в 1986-м году штатное расписание и должностные инструкции, из которых пенсионный фонд может получить информацию, подтверждающую данные, внесенные в трудовую книжку работника?

1511

Вопрос

скажите пожалуйста с какого года ввели понятие штатное расписание и должностные инструкции? сотрудник для пенсии просит должностные инструкции и штатку за 1986-1989 года. в предприятии их нет. может такого понятия тогда не было?(например трудовой договор же ввели в 2002г.)

Ответ

Понятие « штатное расписание» существует достаточно давно, еще с советского периода истории. Еще в документах 1940 года штатное расписание указано в качестве обязательного документа. 04.10 1965 года постановление Совмина СССР № 731 «Об утверждении положения о социалистическом государственном предприятии» называет штатное расписание в качестве документа, определяющего наименование должностей работающих, их численность и заработную плату по должности. В 1973 году письмом Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10-80 от 27.04.1973 «Об основных положениях по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве» штатное расписание указано в качестве одного из обязательных документов по учету труда. Согласно п. 2.13. "Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 N 162) должность в трудовой книжке работников и в этот период должна была соответствовать единой номенклатуре должностей или штатному расписанию. Более того , в советский период штатные расписания предприятий составлялись на базе типовых, чаще всего утверждались отраслевым Министерством, в ведении которого находилось предприятие.

Определенную свободу при составлении штатного расписания предприятия получили в 1987 году с принятием закона СССР от 30.06.1987 «О государственном предприятии (объединении)», порядок и пределы этой «свободы» были закреплены в совместном постановлении ЦК КПСС , Совета Министров СССР, ВЦСПС от 31.12.1987 № 793/33-75». Но составление штатного расписания остается обязательным, только утверждать его теперь уже могли сами предприятия.

В период перестройки , с появлением коммерческих организаций (кооперативов, малых предприятий, СП) возникли вопросы с необходимостью применения и ими различных документов по учету кадров, некоторые коммерческие организации в указанный период небрежно относились к составлению указанных документов, ссылаясь на то, что они не являются государственными.

С принятием Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» требование к составлению штатного расписания становится обязательным. Формы штатного расписания менялись, но форма Т-3 оставалась в альбомах унифицированных форм по учету труда и заработной платы вплоть до настоящего времени. Споры о ее (Т-3) обязательности или нет идут и по настоящее время. Особенно горячо вопрос о необходимости штатного расписания обсуждается в настоящее время в связи с принятием нового Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", которым организациям негосударственного сектора разрешено самостоятельно разрабатывать и утверждать свои унифицированные формы по учету труда и заработной платы.

Аналогична история и должностных инструкций работников. Так, Постановление Пленума Верховного Суда РСФСР от 16.12.1986 N 5 "О некоторых вопросах применения Судами РСФСР законодательства при разрешении трудовых споров" в п. 11 при определении объема должностных обязанностей работников ссылается на должностные инструкции работников.

В соответствии с приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" и штатное расписание и должностные инструкции работников отнесены к документам постоянного хранения. До указанного приказа действовалПеречень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), который также определял сроки хранения указанных документов (в организации, где эти документы изданы, - постоянно).

В соответствии со ст. 62 Трудового Кодекса РФ работодатель обязан выдать работнику документы , связанные с его работой . Штатное расписание - это документ организационно-управленческий, в котором содержится конфиденциальная информация, в том числе о должностях и заработной плате иных лиц. Такой документ по запросу отдельного работника выдан быть не может.

При этом, в соответствии с методическими рекомендациями Пенсионного фонда о проведении проверок страхователей, в том числе, в части правильности исчисления стажа работника, определения пенсионных прав работников Пенсионный фонд в рамках проведения документарной проверки вправе такие документы запрашивать и проверять. Пенсионный фонд может дать вам соответствующий запрос , по которому вы обязаны будете эту информацию предоставить.

В соответствии с постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п "Об утверждении Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования" Пенсионным фондом проверка сведений о стаже осуществляется на основании первичных документов по учету кадров (формы N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС "Личная карточка государственного служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно - педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником").

Кроме того, проверяются документы по учету использования рабочего времени (формы N Т-12 "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы" и N Т-13 "Табель учета использования рабочего времени"), а также "Акты о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы" (форма N Т-73), которые утверждены вышеназванным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике и распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

Таким образом, штатное расписание является не единственным документом, из которого пенсионный фонд может получить информацию, подтверждающую или опровергающую данные, внесенные в трудовую книжку работника до того момента, как был введен персонифицированный учет в системе пенсионного фонда.

В части должностной инструкции можно сказать, что по запросу работника, работавшего в данный период на указанной должности , такая инструкция должна быть ему выдана. Если инструкция не сохранилась по каким-либо причинам, то нужно в ответе на запрос работника это отразить. Напишите , что Ваша организация была реорганизована тогда-то и в перечне (Акте приема-передачи и т.п.) документов, переданных Вам на хранение как правопреемнику, такой документ отсутствует. Предоставьте имеющиеся инструкции за более поздние периоды. Разъясните право работника обратиться с соответствующим запросом в архивное учреждение, куда, возможно, при реорганизации часть старых документов была передана на хранение.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ : Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Виды запрашиваемых документов

Сотрудник может обратиться к работодателю с просьбой предоставить ему документы, связанные с его трудовой деятельностью. Поскольку перечень запрашиваемых документов является открытым, то это может быть любой документ, главное, чтобы он был связан с работой данного сотрудника (ст. 62 ТК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1.

Так, сотрудник может попросить выдать ему:

Свою просьбу о предоставлении документов (копий) сотрудник должен оформить заявлением в произвольной форме.

Это следует из положений статьи 62 и абзаца 3 статьи 89 Трудового кодекса РФ.

Указанные документы (копии) могут понадобиться сотруднику для предъявления их в банк, в пенсионный фонд, в организацию, где он работает по совместительству, в посольство, а также иные ведомства.

Срок оформления

Работодатель обязан исполнить просьбу сотрудника и подготовить запрошенные им документы (копии) в течение трех рабочих дней со дня получения письменного заявления. Все справки и копии документов работодатель оформляет и выдает сотруднику бесплатно. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ.

Справка с места работы

Справка с места работы оформляется, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме.

Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки. Как правило, он содержит в себе следующие реквизиты:

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);

  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

Пример выдачи сотруднику справки с места работы

В отдел кадров от секретаря Е.В. Ивановой поступило заявление о выдаче справки с места работы. Сотрудник в заявлении указал, что справка нужна для представления в посольство и должна содержать сведения о зарплате и периоде будущего отпуска. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила справку и зарегистрировала ее в журнале регистрации справок с места работы.

Какую фамилию указать в справке с места работы, если бывшая сотрудница сменила фамилию после увольнения

По общему правилу справка с места работы подтверждает факт работы сотрудника в организации. Как правило, сотрудник сам указывает, какие сведения ему необходимы.

При выдаче справки бывшей сотруднице, которая сменила фамилию после увольнения из организации, в справке следует указать ту фамилию, под которой она работала в организации и по которой велось кадровое делопроизводство. Принадлежность справки сотруднице можно определить по документу об изменении фамилии, например свидетельству о браке.

Копия документа

Помимо справки сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки (подп. 2.1.29 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, заверьте ее надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ, подп. 2.1.30 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  • должность лица, заверившего копию;

  • его личную подпись;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  • дату заверения;

  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Совет редактора: если копия документа содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, используйте особый порядок заверения. Он заключается в следующем.

На первом листе копии документа сделайте запись: «Копия». Сшейте ниткой и пронумеруйте все листы копии. Концы нитки выведите на оборот последнего листа копии, опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов». Ниже записи руководитель организации или сотрудник, уполномоченный на заверение копий, указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу.

Пример оформления копии приказа

В отдел кадров обратилась секретарь Е.В. Иванова с заявлением выдать ей копию приказа о приеме на работу. Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова в течение трех рабочих дней с момента получения заявления оформила сотруднику надлежащим образом копию приказа о приеме на работу.

Как заверить копию трудовой книжки сотрудника

Чтобы заверить копию трудовой книжки, заверьте каждый лист копии. Для этого проставьте на каждом листе заверительную надпись «Верно» («Копия верна»), а также иные обязательные реквизиты. Такой порядок следует из пункта 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Все листы копии скрепите.

Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, чтобы не заверять каждый лист копии, заверьте ее в особом порядке.

Если дополнительно требуется подтвердить факт работы сотрудника в организации, то на последнем листе копии трудовой книжки ниже всех записей внесите текущую дату и запись: «Работает по настоящее время». Под ней руководитель организации или уполномоченный им сотрудник указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи и печать.

Какой срок действия у копии трудовой книжки, заверенной работодателем

Трудовое законодательство не устанавливает срок действия копии документа (в т. ч. трудовой книжки), заверенной работодателем.

Копия трудовой книжки отражает содержание данного документа в момент ее изготовления. Таким образом, заверенная работодателем копия трудовой книжки соответствует оригиналу этого документа на дату ее заверения. Если на следующий день в трудовую книжку будет внесена очередная запись или исправление, то копия уже не будет соответствовать оригиналу.

Такой вывод следует из совокупности положений статьи 62 Трудового кодекса РФ, пункта 29 ГОСТ Р 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.

В зависимости от ситуации, в которой требуется подтверждение стажа копией трудовой книжки, государственные органы и организации могут устанавливать своими внутренними правилами срок действия копии трудовой книжки. Например, во многих кредитных организациях срок действия копии трудовой книжки для получения кредита ограничен месяцем.

Можно ли отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением. Сотрудник обратился с запросом в период отпуска, и трудовая книжка уже выдана ему на руки

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

При расторжении трудового договора сотруднику может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением. В таком случае работодатель заранее (в последний рабочий день перед отпуском) оформляет увольнение, производит расчет с увольняемым сотрудником и выдает ему трудовую книжку. Непосредственно фактическая трудовая деятельность сотрудника прекращается, однако трудовые отношения между ним и работодателем сохраняются до конца отпуска. Такой вывод следует из совокупности положений статьи 15, части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ, а также из определения Конституционного суда РФ от 25 января 2007 г. № 131-О-О. В связи с этим за работодателем сохраняется и обязанность по выдаче любых копий документов, связанных с работой, закрепленная статьей 62 Трудового кодекса РФ.

В то же время следует отметить, что работодатель по общему правилу вправе выдать копию только того документа, который есть у него в наличии. В данной ситуации трудовая книжка, с которой требуется снять копию, уже находится на руках у сотрудника. А оснований вновь принимать трудовую книжку от сотрудника законодательство не предусматривает (кроме случаев повторного приема на работу) (ст. 65 ТК РФ). Таким образом, работодатель формально вправе отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, если ему предоставлен отпуск с последующим увольнением и он обратился с просьбой в период такого отпуска, уже имея трудовую книжку на руках. При необходимости оформить копию бывший сотрудник может заверить ее у нотариуса или сделать простую копию и предъявить оригинал трудовой книжки, имеющийся у него на руках.

С учетом указанного и отсутствия официальных разъяснений по данному вопросу каждая организация принимает решение самостоятельно, оформлять копию трудовой книжки сотруднику или нет.

Выписка из документа

Кроме того, сотрудник может запросить выписку из документа (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписка оформляется в тех случаях, когда изготовление копии документа:

  • невозможно (например, документ содержит конфиденциальную информацию);

  • нецелесообразно (например, документ имеет большой объем и полностью не нужен).

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

  • из трудовой книжки. Такая выписка может понадобиться, например, если сотрудник оформляет досрочную пенсию;

  • из приказа. Такая выписка может понадобиться, например, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Пример оформления выписки из приказа

В отдел кадров обратился начальник цеха В.К. Волков с письменным заявлением. В нем сотрудник указал, что ему необходима копия приказа о приеме на работу для представления в суд по делу об уплате алиментов. Так как приказ о приеме на работу был составлен по форме № Т-1а и в нем были сведения, касающиеся других сотрудников, руководитель отдела кадров Е.Э. Громова оформила выписку из приказа.

Обязана ли организация выдавать по просьбе сотрудника копии локальных актов

Ответ на этот вопрос зависит от того, связаны локальные акты с трудовой деятельностью сотрудника или нет.

По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней с момента получения такого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с его трудовой деятельностью. Документы сотруднику выдаются бесплатно и должны быть оформлены надлежащим образом. Об этом говорится в статье 62 Трудового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 20 декабря 2012 г. № ПГ/9518-6-1.

Таким образом, работодатель обязан выдать сотруднику копии локальных актов, которые непосредственно связаны с его работой.

В случае если локальный акт организации не имеет непосредственного отношения к сотруднику и не затрагивает его трудовую деятельность, то работодатель не обязан представлять его копию по письменному требованию сотрудника. Это подтверждают определения Московского городского суда от 14 сентября 2011 г. № 4г/6-8187, от 16 марта 2011 г. № 33-4651. При необходимости сотруднику может быть выдана надлежаще заверенная выписка (извлечение) из локального акта.

Какие документы работодатель должен представить бывшему сотруднику, чтобы тот смог подтвердить стаж работы в организации до 1997 года для получения пенсии

Порядок подтверждения страхового стажа для получения пенсии гражданину зависит от того, когда осуществлялась работа, по которой требуется подтвердить стаж: до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в Пенсионном фонде РФ (т. е. до 1997 года) или после.

Периоды трудовой деятельности сотрудника до 1997 года могут быть подтверждены документами, выданными работодателем (ч. 1 ст. 13 Закона от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ). Основным подтверждающим стаж документом по общему правилу является трудовая книжка. Но при ее отсутствии, наличии в ней исправлений или неточных сведений гражданин может обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать ему иные документы, подтверждающие стаж работы в организации до 1997 года. К таким документам, в частности, относятся:

  • копия трудового договора, действующего на день возникновения трудовых отношений;

  • справка с места работы;

  • выписки из приказов по личному составу;

  • копии лицевого счета и расчетных ведомостей, подтверждающих выплату зарплаты;

  • копии авторского, лицензионного договора и т. п.

Об этом говорится в пунктах 6–10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Подробнее о правилах оформления справок, копий и выписок из документов, а также сроках их представления см. Как оформить справку (копию документа) по запросу сотрудника.

Периоды работы после регистрации сотрудника в системе обязательного пенсионного страхования, то есть после 1997 года, подтверждаются на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета, имеющихся в Пенсионном фонде РФ (п. 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).

Как оформить справку о среднем заработке за последние три месяца. Справка требуется бывшему сотруднику для оформления пособия по безработице

После расторжения трудового договора сотрудник может обратиться в службу занятости для получения пособия по безработице. Для регистрации в качестве безработного он должен представить паспорт, трудовую книжку и справку о среднем заработке за последние три месяца (п. 2 ст. 3 Закона от 19 апреля 1991 г. № 1032-1). Такую справку работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней с даты обращения к нему сотрудника (ст. 62 ТК РФ).

Форма справки на федеральном уровне не утверждена. Поэтому работодатель может ее заполнить по форме, утвержденной органами государственной власти субъектов РФ и используемой в работе территориальных органов службы занятости. Если же региональная форма не установлена, то справка может быть составлена в произвольной форме


Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.64%
  • Иногда 56.33%
  • Не оформляем срочников 19.04%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль