Какие локальные акты необходимо подписывать работникам филиала при приеме на работу?

900

Вопрос

Здравствуйте! У нас образовался филиал предприятия угольной промышленности, в филиале персонал - ИТР. Встал вопрос о том, какие локальные акты необходимо подписывать работникам филиала при приеме на работу, где должны храниться оригиналы локальных актов. Планируется создание положений по оплате труда, и правил внутреннего трудового распорядка для филиала отдельно. Как их оформить и где хранить? Кроме того в головном предприятии действует коллективный договор, а так же межотраслевое соглашение по угольной промышленности. Будет ли распространяться действие данных документов на сотрудников филиала и в каком порядке сотрудники должны с ним знакомиться? Спасибо!

Ответ

Рассмотрев Ваши вопросы, можно ответить:

  1. Встал вопрос о том, какие локальные акты необходимо подписывать работникам филиала при приеме на работу, где должны храниться оригиналы локальных актов.- ответ на данный вопрос будет зависеть от того как ведется кадровое делопроизводство в Вашей организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации.


Вы узнаете больше о том, кем принимаются локальные нормативные акты, если перейдете в материал.


Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах), т.е. все оригиналы локальных документов необходимо разработать в филиале. При этом, локальные акты «выглядеть» будут также, как аналогичные акты головной компании. В реквизитах «Утверждаю» может быть подпись директора филиала (если ему выдана доверенность на право утверждения таких актов), либо подпись руководителя головной организации. Вместе с тем, в текстах данных документов должна быть оговорка о том, что действие данных актов распространяется только на работников филиала.

Также отметим, что применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

К обязательным документам отдела кадров относятся локальные нормативные акты. Это достаточно большой блок документов, ведь именно такими актами работодатель регламентирует свою деятельность и определенные процессы внутри компании (филиала). Однако, локальные нормативные акты могут быть, а могут и не быть в организации. Однако есть такие акты, которые работодатель обязан разработать и ввести в действие в любой организации:

– Правила внутреннего трудового распорядка - первый и самый важный локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ). Его запрашивают практически при любом виде трудового спора.

– Положение об оплате труда (дополнительно возможно оформление отдельного положения о премировании, если раздела о премиях, надбавках и доплатах нет в положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка). Оно необходимо в силу ст. 135 ТК РФ, в соответствии с которой системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

– Положение об охранении и защите персональных данных. В силу ст. 87 ТК РФ у работодателя должен быть локальный акт, устанавливающий порядок хранения и использования персональных данных работников.

Также отметим, что оформляя локальные нормативные акты, особое внимание необходимо уделить содержанию документа, так как нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, не подлежат применению. Это относится и к порядку введения в действие: локальные акты, принятые с нарушением порядка учета мнения представительного органа работников, предусмотренного ст. 372 ТК РФ, не применяются.

  1. Планируется создание положений по оплате труда, и правил внутреннего трудового распорядка для филиала отдельно. Как их оформить и где хранить? - порядок оформления Правила трудового распорядка указан ниже по тексту.

Что касается положения об оплате труда, то такой локальный нормативный акт будет являться подтверждением обоснованности выплаты (или невыплаты) премий (доплат, надбавок) стимулирующего характера при условии, что в нем содержатся положения о порядке, условиях, размерах начисления и выплаты премии (например, Определением Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 N 4755 подтверждено, что работодатель вправе был не выплачивать премию в определенном размере ежемесячно, поскольку условие об обязательном начислении премии фиксированного размера не содержалось ни в трудовом договоре работника, ни в положении об оплате труда и премирования работников, действующем у работодателя). Также, в данном локальном нормативном акте Вы вправе прописать условия и порядок начисления различных доплат, если в ПВТР такие положения отсутствуют (например, доплата за работу в вечернюю смену), а также порядок и условия выплаты дополнительного вознаграждения работникам, которым в силу ч. 3 ст. 112 ТК РФ оно должно быть начислено. Образец данного положения приведен ниже по тексту.

Также повторимся, что место хранения локальных документов будет зависеть от того как ведется кадровое делопроизводство в Вашей организации (централизованно или децентрализовано).

  1. Кроме того в головном предприятии действует коллективный договор, а так же межотраслевое соглашение по угольной промышленности. Будет ли распространяться действие данных документов на сотрудников филиала и в каком порядке сотрудники должны с ним знакомиться?

Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях. В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором – только на сотрудников соответствующего подразделения. Следовательно, необходимо исходить из содержания Вашего коллективного договора (т.е. как он составлен на всю организацию в целом или только на главный офис).

Отраслевое с оглашение регулирует трудовые отношения сотрудников определенной отрасли и может быть заключено на федеральном, межрегиональном, региональном или территориальном уровнях.

Подписанное отраслевое соглашение действует в отношении всех работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателями присоединившимися к соглашению. В связи с тем, что филиал не является отдельным юридическим лицом, то независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация. Следовательно, межотраслевое соглашение по угольной промышленности будет распространяться и на филиал в общем порядке.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ситуация: Как оформить прием сотрудника в филиал организации

Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.

При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).

Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.

Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем (ч. 3 ст. 55 ГК РФ, ст. 20 ТК РФ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника – филиал организации (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Условие о месте работы также должно быть отражено в приказе о приеме на работу, трудовой книжке и личной карточке сотрудника.

При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Нормативно-правовая база: Трудовой кодекс РФ

Статья 8. Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа).

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного статьей 372 настоящего Кодекса порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.

  1. Ответ: Как оформить Правила трудового распорядка

Оформление Правил

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и т. д. (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Правила трудового распорядка оформите как приложение к коллективному договору (ч. 2 ст. 190 ТК РФ). Если коллективный договор в организации отсутствует, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Для отдельных категорий сотрудников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые нормативно-правовыми актами. Например, такие уставы и положения приняты для сотрудников:

Форма Правил

Типового бланка Правил трудового распорядка в законодательстве нет. Этот документ составляют в произвольной форме. Обычно в тексте Правил трудового распорядка указывают:

Раздел «Общие положения»

В разделе «Общие положения» оговорите действие правил – на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и т. п.Раздел «Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников»

В разделе «Порядок приема, перевода и увольнения сотрудников» укажите:

  • документы, которые администрация требует при приеме на работу (ст. 65 ТК РФ);

  • условия установления испытательного срока и его продолжительность (ст. 70 и 71 ТК РФ);

  • действия администрации работодателя при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора (ст. 72.1–73 и 77 ТК РФ).

Разделы «Основные права и обязанности организации» и «Основные права и обязанности сотрудников»

В разделах «Основные права и обязанности организации» и «Основные права и обязанности сотрудников» перечислите права и обязанности работодателя и его сотрудников.
В частности, работодатель обязан организовать работу сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, обеспечивать безопасные условия труда, выплачивать в полном размере причитающуюся зарплату, следить за соблюдением трудовой дисциплины, осуществлять обязательное социальное страхование и т. п. (ст. 22 ТК РФ).

Сотрудники в свою очередь обязаны работать добросовестно, соблюдать дисциплину труда, технику безопасности, бережно относиться к имуществу работодателя, сообщать руководству о возникновении ситуаций, угрожающих жизни и здоровью людей, и т. п. (ст. 21 ТК РФ).

Раздел «Режим рабочего времени и времени отдыха»

В разделе «Режим рабочего времени и времени отдыха» укажите:

  • время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (ст. 100 ТК РФ);

  • время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

  • продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для определенных категорий сотрудников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (ст. 109 ТК РФ);

  • перечень должностей сотрудников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (ст. 101 ТК РФ);

  • выходные дни если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах трудового распорядка оговорите, какой день, кроме воскресенья, будет выходным (ст. 111 ТК РФ);

  • продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 116 ТК РФ);

  • место и сроки выдачи зарплаты (ст. 136 ТК РФ);

  • порядок ведения суммированного учета рабочего времени, если не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), и т. д.

Раздел «Поощрения за успехи в работе»

В разделе «Поощрения за успехи в работе» укажите конкретные виды поощрений (например, выдачу премий, награждение ценным подарком, присвоение различных званий и т. п.) (ст. 191 и ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Раздел «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины»

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» опишите порядок наложения и снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь наказание (ст. 192, 193 и 194 ТК РФ).

Утверждение Правил

После того как Правила трудового распорядка будут разработаны, согласуйте их с представительным органом сотрудников (если он имеется) и утвердите у руководителя организации (ч. 1 ст. 190 ТК РФ).

Ознакомление с Правилами сотрудников

При приеме на работу (до подписания трудового договора) сотрудников ознакомьте с Правилами трудового распорядка под роспись (а если Правила трудового распорядка принимаются вновь, то и в процессе работы) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Для этого заведите отдельный лист ознакомления, где сотрудники будут ставить свои подписи. Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила трудового распорядка должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или корпоративном сайте.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

  1. Ответ: Как применять отраслевое соглашение

Разработка соглашения

Отраслевое соглашение регулирует трудовые отношения сотрудников определенной отрасли и может быть заключено на федеральном, межрегиональном, региональном или территориальном уровнях. Если действие соглашения распространяется на сотрудников нескольких отраслей, то оно считается межотраслевым. Это установлено частью 8 статьи 45 Трудового кодекса РФ.

Проект отраслевого соглашения разрабатывается в ходе коллективных переговоров (ч. 1 ст. 47 ТК РФ). По общему правилу в них участвуют представители работодателей и сотрудников данной отрасли. Интересы работодателей представляют объединения работодателей (ч. 2 ст. 33 ТК РФ). Интересы сотрудников – соответствующие профсоюзы или их объединения (ч. 3 ст. 29 ТК РФ).

Кроме того, в коллективных переговорах могут участвовать органы государственной власти или местного самоуправления (ч. 3 ст. 45 ТК РФ).

В зависимости от состава участников коллективных переговоров отраслевое соглашение, принятое по результатам таких переговоров, может быть двусторонним или трехсторонним (ч. 2 ст. 45 ТК РФ).

Порядок и сроки разработки проекта и заключения соглашения определяет комиссия по ведению коллективных переговоров, которая состоит из уполномоченных представителей сторон переговоров (ч. 2 ст. 36, ч. 5 ст. 47 ТК РФ).

Работодателям отрасли, которые не являются членами объединения, ведущего коллективные переговоры, также может быть предложено участие в переговорах. Для этого комиссия направит в их адрес соответствующие уведомления с предложением форм возможного участия. В частности, таким работодателям может быть предложено направить для участия в переговорах собственных представителей или делегировать право представлять свои интересы уже сформированному объединению.

Работодатели, получившие уведомление, не обязаны участвовать в коллективных переговорах. Однако они обязаны проинформировать об уведомлении профсоюзную организацию (при ее наличии). Решение об участии или отказе от участия в коллективных переговорах работодатель принимает в ходе консультаций с профсоюзом, а при его отсутствии – самостоятельно. Такой порядок установлен частью 5 статьи 47 Трудового кодекса РФ.

По общему правилу отраслевые соглашения, требующие бюджетного финансирования, стороны заключают до подготовки проекта соответствующего бюджета на финансовый год, который относится к сроку действия соглашения (ч. 2 ст. 47 ТК РФ).

При недостижении согласия между сторонами по отдельным положениям проекта соглашения в течение трех месяцев со дня начала коллективных переговоров (при проведении коллективных переговоров по подготовке проекта генерального соглашения – в течение шести месяцев) стороны должны подписать соглашение на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий. Данные разногласия могут быть предметом дальнейших коллективных переговоров или разрешаться в соответствии с трудовым законодательством (ч. 6, 7 ст. 47 ТК РФ).

Действие соглашения по кругу лиц

Подписанное отраслевое соглашение действует в отношении:

  • всех работодателей, являющихся членами объединения, которое заключило соглашение. Прекращение членства в объединении после подписания соглашения не освобождает работодателя от его выполнения. Работодатель, вступивший в объединение в период действия соглашения, обязан выполнять предусмотренные соглашением обязательства;
  • работодателей, которые не входили в подписавшее соглашение объединение, однако уполномочили это объединение от их имени участвовать в коллективных переговорах и заключить соглашение;
  • работодателей, которые присоединились к соглашению после его заключения;
  • органов государственной власти и местного самоуправления в пределах взятых ими на себя обязательств;

  • всех работников, состоящих в трудовых отношениях с перечисленными выше работодателями.

Такой порядок установлен частями 3 и 5 статьи 48 Трудового кодекса РФ.

Если в отношении сотрудника действует сразу несколько отраслевых соглашений, работодателю следует применять соглашение, условия которого наиболее благоприятны для сотрудника (ч. 6 ст. 48 ТК РФ).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как заключить коллективный договор

Коллективный договор

Коллективный договор не является обязательным документом для организации. Такой договор заключается между организацией и ее сотрудниками на добровольной основе, поскольку представляет собой одну из форм социального партнерства. Это следует из положений статей 24, 25, 27 Трудового кодекса РФ.

Коллективный договор может быть заключен как в организации в целом, так и в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ). В первом случае действие коллективного договора будет распространяться на всех сотрудников организации, во втором – только на сотрудников соответствующего подразделения (ч. 3 ст. 43 ТК РФ).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Опрос

Как часто Вам приходится оформлять срочные трудовые договоры?

  • Часто 24.58%
  • Иногда 56.31%
  • Не оформляем срочников 19.11%
результаты

Рассылка



© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль