Как принять на работу сотрудника, у которого нет трудовой книжки?

311

Вопрос

В организацию трудоустраивается работник, который не имеет трудовой книжки (говорит: потерял, документов от прежних мест работы не сохранилось, да и организаций - тоже; в общем - он не хочет распространяться на тему предыдущих мест работы). Правильно ли будет получить от него заявление "Прошу выдать дубликат трудовой книжки взамен утерянной; документов, подтверждающих трудовой стаж - не имею", и выдать ему новую трудовую книжку, оформленную следующим образом: - без записи "дубликат" (т.к. ничего она не дублирует, а содержит лишь сведения о новом месте работы) - без каких-либо записей о стаже перед записью о новом месте работы (т.к. стаж неизвестен). Или все-таки надо проводить какие-то розыскные мероприятия по установлению его стажа (может быть - через Пенсионный фонд)? Но пока будешь устанавливать его стаж (получается, помимо воли работника, которому ничего и не надо), путем многомесячной переписки - ему без оформленной труд.книжки работать?

Ответ

В соответствии с ч. 1 ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).


Важную информацию о работнике без трудовой книжки вы найдете в материале здесь.


Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

Согласно ст. 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка является документом, обязательным для предъявления при устройстве на работу (за исключением случаев, когда работник устраивается на работу впервые или на условиях совместительства).

В соответствии с частью 5 статьи 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку, а не дубликат.

Если человек потерял трудовую книжку и при этом хочет, чтобы предыдущая работа в книжке была отмечена, есть только один выход. Нужно получить документ, в котором будут указаны период работы, наименование должности, место работы (с указанием структурного подразделения). Также должна быть ссылка на приказы о приеме (дата, номер) и об увольнении (дата, номер).

Для этого можно сделать письменный запрос в конкретную организацию или в архив города. Когда оттуда придет ответ, то служба кадров по новому месту работы, можете сделать запись в трудовой книжке работника за другую организацию.

В данном случае нет трудовой книжки, и речь идет о дубликате. Если работник представит данные о стаже с предыдущего места работы, вы должны ему выписать дубликат трудовой книжки. В противном случае придется оформлять трудовую книжку впервые.

Если трудовая книжка утеряна либо содержит неверные записи, либо не содержит записей об определенных периодах, то основанием для подтверждения трудового стажа могут служить другие документы, в которых могут содержаться сведения о работе человека на предприятии. К таким документам относятся выписки из приказов, справки, ведомости на выплату заработной платы, трудовые договоры, удостоверения и др.


Читайте подробнее о Приеме на работу без трудовой книжки по этой ссылке.


Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Основания для оформления дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки оформите сотруднику, если:

  • его трудовая книжка утеряна;

  • его трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);

  • в его трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В последнем случае сотруднику выдайте дубликат, в который перенесите все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Оформление дубликата при утере трудовой книжки сотрудником

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ работодатель обязан оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления. Об этом сказано в пункте 31 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, попросите у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. При этом вы должны оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой порядок установлен в пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформляя дубликат трудовой книжки, внесите в него следующие сведения:

Об этом сказано в пункте 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и пункте 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Заполнение титульного листа дубликата

Дубликат оформите на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу напишите слово «Дубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполните титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление дубликата при массовой утере трудовых книжек работодателем

При массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия) трудовой стаж сотрудников устанавливается комиссией. Комиссия по установлению стажа создается органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов, а также других заинтересованных организаций. Факт работы, сведения о профессии (должности), периоды работы комиссия определяет на основании документов, имеющихся у сотрудников (например, справки, профсоюзный билет, расчетная книжка и т. п.). При этом комиссия должна оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его работы у других работодателей. При отсутствии документов сведения о трудовом стаже могут устанавливаться на основании показаний двух и более свидетелей.

По результатам работы комиссия составляет акт, в котором указывает периоды работы, должность, продолжительность трудового стажа сотрудника. На основании акта работодатель выдает сотруднику дубликат трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки оформите по общим правилам.

Такой порядок установлен пунктом 34 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Аналогичные разъяснения в отношении восстановления трудовых книжек, утраченных в результате пожаров в июле–августе 2010 года, приведены в письме Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752.

Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат внесите только имеющиеся сведения (п. 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, п. 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу зарплаты и т. п.

Может ли новый работодатель оформить дубликат трудовой книжки, если организация по последнему месту работы сотрудника ликвидирована

По общему правилу в случае потери или порчи трудовой книжки сотрудник должен обратиться по последнему месту работы для оформления дубликата. Если же сотрудник, у которого потеряна трудовая книжка, устраивается к новому работодателю, то по новому месту работы ему оформляют новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ). При этом в книжку по требованию сотрудника могут быть внесены записи с прошлых мест работы в порядке, аналогичном оформлению записей в дубликате.

В частности, для оформления новой трудовой книжки работодателю понадобятся документы с прежних мест работы сотрудника, подтверждающие периоды его трудовой деятельности, в том числе у ликвидированного работодателя. Для получения документов по ликвидированной организации сотрудник может обратиться в архив. При этом новый работодатель должен оказать содействие сотруднику в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы. Такой вывод следует из пункта 32 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, пункта 7.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, пункта 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555.

Иван Шкловец

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль