Если выписывать дубликат трудовой книжки на основании справки от работодателя, какое основание указывать в 4 графе?

274

Вопрос

1. Действительно ли, что  только на основании оригинала трудового договора (бессрочного), имеющегося у сотрудника, я не могу восстановить запись, т.к. отсутствует документ подтверждающий дату его увольнения? 2. Если я восстановлю запись на основании справки, выданной работодателем, о том, что сотрудник действительно работал у него определенный период, какое основание мне указывать в 4 графе (справка без номера и даты, с печатью организации и подписью инженера отдела кадров)? 

Ответ

Рассмотрев Ваши вопросы, можно ответить:

1. Нна основании оригинала трудового договора (бессрочного), имеющегося у сотрудника, я не могу восстановить запись, т.к. отсутствует документ подтверждающий дату его увольнения? - да, Вы абсолютно правы, т.к. на основании трудового договора Вы сможете установить только дату начала работы сотрудника в данной организации.


Читайте о восстановлении трудовой книжки, чтобы не совершать ошибок.


2. Если я восстановлю запись на основании справки, выданной работодателем, о том, что сотрудник действительно работал у него определенный период, какое основание мне указывать в 4 графе (справка без номера и даты, с печатью организации и подписью инженера отдела кадров)- если Вы будете вносить данные записи о трудовой деятельности сотрудника, на основании справки выданной предыдущим работодателем, то Вам необходимо будет указать наименование, дату и номер документа (например, Справка от 03.03.2013 № 4-к).

Также отметим, что типовой формы справки о подтверждении факта работы сотрудника у работодателя законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме. Как правило, она содержит в себе реквизиты, предусмотренные государственным стандартом РФ. Перечень данных реквизитов указан ниже по тексту.

Следовательно, основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника является справка, оформленная на бланке организации, подписанная ответственным сотрудником, либо руководителем организации или уполномоченным им сотрудником. Также, справка заверяется печатью организации.

Таким образом, с нашей точки зрения, справка, выдаваемая сотрудникам для подтверждения стажа должна содержать все необходимые реквизиты (т.е. дату, номер, подпись и т.д.), так как в случае оформления сотрудником пенсии у работников пенсионного фонда могут возникнуть вопросы в подлинности, данной справки.

Подробности в материалах Системы:

  1. Ответ: Как оформить дубликат трудовой книжки

Заполнение сведений о работе в дубликате

В разделе «Сведения о работе» (графа 3) отразите общий и (или) непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в организацию. Общий стаж запишите суммарно: просто укажите общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов работы и должностей сотрудника.

После этого общий и (или) непрерывный стаж запишите по отдельным периодам работы. В графе 2 укажите дату приема на работу, в графе 3 – наименование организации, а также структурное подразделение и работу (должность), специальность, профессию с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также нужно сделать соответствующую запись.

Затем в графе 2 поставьте дату прекращения трудового договора, а в графе 3 – причину увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата трудовой книжки после каждой записи укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого она внесена.

В графе 4 укажите наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой верните сотруднику. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносите только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок и особенности заполнения дубликата трудовой книжки приведены в разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, и разделе 7 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Ответ: Как оформить справку или копию документа по запросу сотрудника

Справка с места работы

Справка с места работы оформляется, когда нужно подтвердить факт работы сотрудника у работодателя, а также условия, на которых он трудится. Типовой формы справки законодательством не предусмотрено, поэтому работодатель может составить ее в произвольной форме.

Чтобы справки работодателя имели единый вид, разработайте бланк справки. Как правило, он содержит в себе следующие реквизиты:

Разработанный бланк справки можно утвердить в качестве приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству.

При заполнении готового бланка справки отразите в нем следующую информацию:

  • сведения о сотруднике (его фамилию, имя, отчество, должность, структурное подразделение, а также дату начала его работы в организации);

  • иную информацию, запрошенную сотрудником, например сведения о его трудовом стаже, времени отпуска и т. п. (ст. 62 ТК РФ).

В зависимости от места представления справки объем содержащихся в ней сведений может отличаться. Как правило, сведения, которые необходимо отразить в справке, сотрудник сам указывает в заявлении. В то же время требования к содержанию справки для представления в то или иное ведомство могут быть установлены отдельными нормативно-правовыми актами. Например, особые требования к содержанию справки для представления ее в суд в связи с подачей заявления об усыновлении установлены в пункте 5 части 1 статьи 271 Гражданского процессуального кодекса РФ. Там сказано, что справка с места работы должна содержать не только сведения о занимаемой должности, но и о зарплате сотрудника. Справка иностранному сотруднику для представления ее в территориальное отделение ФМС в связи с получением вида на жительство также в обязательном порядке должна содержать сведения о его заработке (п. 38.3 регламента, утвержденного приказом ФМС России от 29 февраля 2008 г. № 41).

Оформленную справку зарегистрируйте в журнале регистрации справок с места работы.

Копия документа

Помимо справки сотрудник может запросить копию документа, связанного с его трудовой деятельностью. Копия документа должна воспроизводить всю информацию подлинника и его внешние признаки (подп. 2.1.29 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Копию можно сделать с помощью технического средства (ксерокса).

Чтобы копия имела юридическую силу, заверьте ее надлежащим образом (ст. 62 ТК РФ, подп. 2.1.30 ГОСТ 51141-98, утвержденного постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). Для этого на копии документа укажите:

  • заверительную надпись «Верно» («Копия верна»);

  • должность лица, заверившего копию;

  • его личную подпись;

  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

  • дату заверения;

  • печать организации (печать для заверения копий определите по своему усмотрению, например, можно использовать печать отдела кадров).

Такой порядок установлен в пункте 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Выписка из документа

Кроме того, сотрудник может запросить выписку из документа (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника.

Как правило, выписка оформляется в тех случаях, когда изготовление копии документа:

  • невозможно (например, документ содержит конфиденциальную информацию);

  • нецелесообразно (например, документ имеет большой объем и полностью не нужен).

На практике работодатели чаще всего оформляют выписку:

  • из трудовой книжки. Такая выписка может понадобиться, например, если сотрудник оформляет досрочную пенсию;

  • из приказа. Такая выписка может понадобиться, например, если приказ содержит сведения о нескольких сотрудниках.

Законодательство не предусматривает специальных требований к оформлению выписки. Как правило, выписку из документа оформляют на фирменном бланке организации. В качестве наименования такого документа указывают: «Выписка из» и следом приводят наименование, дату и номер документа, на основе которого ее оформляют. Например, «Выписка из приказа о приеме сотрудников на работу от 13 августа 2010 г. № 56-к».

Далее идет текст выписки, который воспроизводит текст оригинала документа полностью или частично.

Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего оригинал документа, его инициалы и фамилию. Личная подпись этого лица в выписке не ставится.

Чтобы выписка имела юридическую силу, ее необходимо заверить. Поскольку специальный порядок для заверения выписки законодательством не предусмотрен, ее заверяют в том же порядке, что и копию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Иван Шкловец
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

  1. Нормативно-правовая база: Постановление от 3 марта 2003 года № 65-ст

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.8. Наименование организации, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организаций на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору

ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно - исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий

Личная подпись

А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент

Личная подпись

А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор
ЗАО "Партнер"

Личная подпись

Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института

Личная подпись

М.В. Ларин

Главный бухгалтер

Личная подпись

З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора
по научной работе

Заместитель Министра
финансов Российской Федерации

Личная подпись

Ю.Г. Демидов

Личная подпись

К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная подпись

В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии

Личная подпись

А.Н. Сокова

Личная подпись

А.С. Красавин

Личная подпись

О.И. Рысков

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлиной подписи.

Документы заверяют печатью организации.



Школа

Самое выгодное предложение

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка




© 2011–2016 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» –
практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43626 от 18.01.2011


Упс! Материал только для зарегистрированных пользователей

Чтобы продолжить чтение статей на сайте журнала «Кадровое дело», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет 1 минуту, а вы получите доступ к профессиональным материалам и полезным сервисам для кадровых специалистов:

  • статьи и готовые рекомендации по главным вопросам кадрового делопроизводства;
  • шпаргалки для безошибочной работы;
  • вебинары и презентации от лучших экспертов по кадрам.
 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Профессиональные тесты доступны только после регистрации!

Только зарегистрированные пользователи могут проходить профессиональное тестирование на сайте. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете проверить свои знания, а также получите доступ к материалам и всем сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи имеют доступ к полной базе нормативных документов. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Вас также ждет подарок: 10 кадровых шпаргалок на каждый день.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль